Как законным способом увеличить фонд оплаты труда. Использование фонда оплаты труда

На изменение фонда оплаты труда сотрудников списочного состава оказывают влияние факторы, представленные в таблице 3.2.1.

Таблица 3.2.1

Исходные данные для анализа фонда зарплаты штатных сотрудников

В анализируемом учреждении по отношение к прошлому году среднесписочная численность работников уменьшилась на 5 человек. Средняя продолжительность рабочей смены уменьшилась на 0,1 часа. Фонд оплаты труда уменьшился на 1,65 млн. руб. Среднегодовая зарплата одного рабочего увеличилась на 503356 млн. руб., среднедневная также увеличилась на 42861,0 млн.руб, а среднечасовая заработная плата незначительно увеличилась на 1363,6 млн. руб.

Расчет влияния этих факторов можно произвести способом абсолютных разниц на основе формул 1.1-1.4, представленных в первом разделе (таблица 3.2.2).

Таблица 3.2.2 Анализ фонда зарплаты

В отчетном году в учреждении фонд заработной платы рабочих увеличился на сумму 1950тыс. руб. Увеличение численности сотрудников привело к увеличению ФОТ на 2632,5 тыс. руб., уменьшение количества отработанных дней уменьшило ФОТ- на 1521тыс. руб. уменьшение продолжительности рабочего дня привело к уменьшению фонда заработной платы на 1521 тыс. руб, что свидетельствует о нерациональном использовании рабочего времени. В результате уменьшения средней продолжительности дня на 0,3часа ФОТ сократился на 1257,75.

На изменение повременного фонда оплаты труда оказывают влияние факторы, представленные в (таблице 3.2.3).

Таблица 3.2.3

Исходные данные для анализа повременного фонда зарплаты внештатных сотрудников учреждения

В анализируемом учреждении по отношение к прошлому году списочная численность рабочих повременщиков уменьшилась на 5 человек. Фонд оплаты труда также увеличился на 71,6 млн. руб. Среднегодовая зарплата одного рабочего возросла на 5,96 млн.руб., среднечасовая на 0,09 млн. руб. Расчет влияния этих факторов можно произвести способом абсолютных разниц на основе формул 1.1-1.4, представленных в первом разделе (таблица 3.2.4).

Таблица 3.2.4

Анализ повременного фонда зарплаты рабочих

В отчетном году на предприятии повременный фонд заработной платы рабочих увеличился на сумму 4057,6тыс. руб. Уменьшение численности внештатных сотрудников привело к уменьшению ФОТ на 2496,0 тыс. руб., уменьшение количества отработанных дней повлекло уменьшение фонда оплаты труда - на 9830,4тыс. руб. В тоже время наблюдается рост среднечасовой заработной платы на 16384,0 тыс. руб., что свидетельствует о увеличении часовой нагрузки на внештатных сотрудников, т.е. к увеличению оплаты за отработанные ими часы.

Цель бюджета ФОТ

Одна из самых затратных статей бюджета любой организации – фонд оплаты труда (ФОТ). Ошибки при планировании ФОТ могут существенно повлиять на весь бюджет организации, привести к серьезным последствиям. В связи с этим ответственным за бюджетирование необходимо уделить данной задаче особое внимание и как можно более точно запланировать расходы на оплату труда персонала.

Ответственные за бюджетирование

Как правило, бюджет ФОТ совместно разрабатывают: руководитель службы персонала; специалисты финансовой или планово-экономической службы: экономист по труду, бухгалтер по заработной плате, главный бухгалтер; сотрудники службы персонала, ответственные за планирование и контроль расходов, включенных в ФОТ (менеджер по кадровому учёту, менеджер по компенсациям и льготам); руководители подразделений (в рамках своего подразделения). В зависимости от стандартов бюджетирования, основную ответственность за результат составления ФОТ возлагают, как правило, на руководителя службы персонала или, если в организации есть отдел организации труда и заработной платы (ОТиЗ), на руководителя данного отдела. Затем документы, обосновывающие затраты на оплату труда персонала, передаются в планово-экономические структуры, которые в форме калькуляций передают их в финансовый отдел для формирования общего бюджета затрат на персонал.

Этапы бюджетирования

Процесс бюджетирования можно разделить на четыре этапа: подготовка; составление бюджета; проверка; защита и утверждение. Управление же и контроль ФОТ – циклический процесс, который длится круглый год.

Чтобы избежать ошибок при расчете, реализации и контроле бюджета ФОТ необходимо: приступать к планированию ФОТ после того как был сделан глубокий анализ расходов ФОТ прошлого периода, утвержден бизнес-план организации и составлен план кадровой работы на следующий год; разработать общую методологию формирования бюджета с четким распределением обязанностей между всеми участниками бюджетирования и обучить ее правилам данных лиц; регулярно мониторить рынок труда и зарплатные предложения, использовать данные бенчмаркинга в сфере управления персоналом; проверять знание линейными руководителями штатного расписания своих подразделений, понимание смысла данного документа и алгоритма его изменения; выстроить такую систему (регламент) подбора персонала, чтобы руководители подразделений планировали рост штата совместно с сотрудниками службы персонала, ответственными за подбор, четко обосновывали свои планы показателями работы, бизнес-планами и стратегией развития организации; объяснить руководителям подразделений, что все договора с физическими лицами, в том числе гражданско-правового характера, относятся на ФОТ и это необходимо учитывать при планировании затрат и их заключении; автоматизировать процесс расчета ФОТ, чтобы ускорить процесс и исключить ошибки в расчетах.

Варианты бюджета

Чтобы ускорить коррекцию бюджета и упростить процедуру защиты разработайте три варианта расчета: оптимистичный , при выполнении / перевыполнении бизнес-плана и получении сверхприбыли; оптимальный , более реальный с учетом опыта прошлых лет и анализа ситуации; пессимистичный , при наличии кризисной ситуации и невыполнении бизнес-плана. Разрабатывая разные сценарии событий, фиксируйте все плюсы, минусы и риски каждого из них. Эта информация пригодиться для руководства и бюджетного комитета.

Подготовительный этап

При формировании ФОТ на следующий год необходимо тщательно подготовиться к расчету:

• разработать формат бюджета;
• автоматизировать процесс расчета;
• анализ статистики и другой необходимой кадровой информации.

Формат бюджета

Начните подготовку к планированию ФОТ с выбора формата бюджета. Так как бюджет ФОТ – часть общего бюджета организации, необходимо согласовать формат предоставляемых данных с финансовой службой. Также уточните уровень детализации и категоризации должностей и признаки каждой позиции. Как правило, при планировании ФОТ все данные делят как минимум на производственный и непроизводственный персонал с разбивкой по месяцам и подразделениям. В каждой организации свои правила составления бюджета. За их основу берут утвержденную методику ведения управленческого учета. Поэтому при составлении бюджета ФОТ используйте именно тот формат, который совместим с форматом общего бюджета организации. При этом если службе персонала для анализа и отчетности удобнее использовать иную детализацию расходов, которая не требуется финансовой службе, можно ее разработать дополнительно и автоматизировать процесс ее использования. В российских бизнес-организациях реализуются следующие основные подходы к бюджетированию:

1. «сверху вниз» и «снизу вверх». При первом подходе процесс бюджетирования осуществляют руководители высшего звена управления. Сильная сторона такого подхода состоит в том, что при распределении денежных средств максимально учитываются стратегические цели и задачи компании. Кроме того, при этом формате бюджетирования в компании не возникают конфликты и разногласия, линейные руководители и сотрудники подчиняются решениям «сверху». В качестве недостатка можно назвать привычный для российского бизнеса подход к планированию расходов на персонал по «остаточному» принципу. Как правило, основные финансовые средства направляются на прибылеобразующие подразделения (т.н. «центры прибыли») – производственные отделы или отделы продаж, приносящие компании основную прибыль.
2. При подходе к бюджетированию «снизу вверх», часто применяемом в больших компаниях, руководители структурных подразделений составляют собственные бюджеты, которые потом согласовываются, координируются и обобщаются на высшем этаже власти. Сильной стороной такого подхода является тот факт, что руководитель службы персонала, как и другие руководители отделов и направлений, может составить подробный список статей расходов на персонал, включая ФОТ, и указать обоснованный объём финансирования для решения запланированных задач по персоналу. Но если для планирования бюджета компании применять только второй подход, необходимо затратить много сил и времени на согласование всех финансовых вопросов между руководителями подразделений компании. В связи с этим на практике чаще всего применяется комбинированный подход, когда топ-менеджеры собирают информацию снизу, и после согласования и координирования всех статей расходов принимают решение по бюджетированию.

Автоматизация процесса

После того как была разработана форма таблиц для бюджета выберите программу, в которой данные таблицы будут заполнены и рассчитаны. Рекомендуется использовать Excel и прописать в данной программе формулы и логические функции таким образом, чтобы можно было легко менять сценарий бюджета и выстраивать разные сводные таблицы. Использование такой программы позволит в случае корректировки бюджета при изменении переменных максимально исключить ошибки в итоговом результате, так как данные будут автоматически пересчитываться. При этом все же необходимо быть внимательным и регулярно хотя бы выборочно перепроверять данные таблиц.

Сбор и анализ данных

• ​стратегически цели организации и бизнес-план на следующий год;
• ​штатное расписание;
• ​производственный календарь;
• ​план кадровой работы на будущий год (прием / увольнение, ротация, повышения, мотивационные мероприятия и пр.);
• ​данные бенчмаркинга расходов на управление персоналом и результат анализа рынка труда;
• ​статистику за прошлый и текущий годы: планируемые и фактические показатели результативности; количество неиспользованных отпусков на данный момент; среднее значение зарплаты; объем выплат при увольнении; показатель текучести кадров; размер затрат на оплату сверхурочной работы и работы в выходные и праздничные дни; количество переходов из одного разряда (грейда) в другой; изменения зарплаты в рамках одного разряда (грейда) и т. п.

Параллельно с этим запросите от всех руководителей бизнес-планы их подразделений и планы на подбор персонала, а также предложения о повышении окладов, премировании подчиненных, дополнительных льготах и остальных расходах. Для этого разработайте единую форму бюджета и методологию ее заполнения для подразделений и установите приказом руководителя организации сроки их заполнения и предоставления ответственному за бюджет.

Расчет статей ФОТ

Согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включают любые начисления и надбавки сотрудникам в денежной и натуральной формах – стимулирующие, компенсационные (связанные с режимом или условиями работы), премиальные, единовременные поощрительные, а также затраты на содержание персонала, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и коллективными договорами. В связи с этим включите в бюджет ФОТ статьи:

• постоянная (фиксированная) часть зарплаты;
• надбавки и доплаты;
• премии;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• страховые взносы;
• расходы по договорам гражданско-правового характера.

Численность сотрудников

После того как была проделана подготовительная работа для формирования ФОТ совместно с бухгалтером и экономистом приступите к его расчету. Начните с составления плана численности сотрудников. Для этого подсчитайте по каждому подразделению число работающих в данный момент сотрудников и определите количество штатных единиц согласно штатному расписанию. Далее на основании объема работ и предложений руководителей подразделений определите количество сотрудников, которых необходимо нанять. Составьте календарных график выхода новых сотрудников на работу. Это даст представление о том, в какие месяцы и на какое количество должностей вырастет штат и соответственно увеличится сумма расходов на зарплату. Если предстоит сокращение, необходимо составить его план и определить, в какие месяцы и на какую сумму за счет уволенных уменьшится ФОТ. При этом необходимо учесть все выплаты, предусмотренные законодательством, трудовыми и (или) коллективными договорами, в том числе так называемые "золотые парашюты". Соответственно учтите в бюджете в месяцах предстоящих сокращений данные суммы. В зависимости от стандартов бюджетирования, если этого требуют экономисты по труду и (или) бухгалтеры, разбейте планы увеличения или уменьшения штата по категориям специалистов.

Постоянная часть зарплаты

На основании штатного расписания, определите расходы на постоянную (фиксированную) часть заработной платы всех сотрудников, в том числе, которых планируется нанять. Если в организации планируется рост зарплат в целом, по категориям или конкретным должностям, отразите повышение расходов в соответствующем месяце. Если в организации нет системы разрядов (грейдов) и (или) не определены вилки окладов внутри разряда, укажите для всех категорий должностей существующие оклады и почасовые ставки. Если в организации действует система разрядов, при планировании ставок можете указать среднюю или максимальную зарплату внутри разряда. Либо сделайте анализ статистики по количеству сотрудников, переходящих в течение года с одной ставки на другую, установите процентное соотношение и, предположите, что в планируемом периоде оно будет неизменным (метод экстаполяции). На основании этого проставьте в расчетной таблице новые ставки по месяцам. Помните, минимальный размер разрядной ставки должен быть больше МРОТ установленного на следующий год с учетом регионального законодательства. Для сотрудников с повременной системой оплаты выполните расчет нормо-часов (смен). Проверьте, чтобы нормо-часы, рассчитанные на основании планируемого объема работ, не превышали установленной трудовым законодательством допустимой нормы. Помните, сверхурочную работу необходимо рассчитать в соответствии со статьёй 152 Трудового кодекса РФ, соответственно сумма зарплаты будет увеличена на сумму дополнительных выплат. Данные выплаты необходимо включить в расчет бюджета. Дополнительно заложите резерв на повышение зарплаты. Если известно когда именно будут увеличены оклады, отнесите эту сумму к данному периоду, либо разбейте ее равномерно по месяцам или кварталам. Если премия зависит от оклада, учтите рост зарплаты при ее расчете. При расчете ФОТ: для сотрудников со сдельной оплатой умножьте сдельные расценки на планируемый объем работ; для персонала с повременной системой оплаты умножьте планируемую численность каждой категории сотрудников на количество рабочих часов в месяце и на часовую ставку (если расчет ведется в часах) или на дневную ставку (если расчёт производится в рабочих днях / сменах); для персонала, работа которого оплачивается на основе окладов, умножьте число сотрудников на размер месячного должностного оклада.

Надбавки и доплаты

При расчете ФОТ учтите все возможные в организации надбавки и доплаты, например:

• выплаты по районным коэффициентам в отдаленных и северных местностях и надбавки к зарплате в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• доплаты за работу в вечерние и ночные смены (при сменной работе);
• доплаты за совмещение функций и профессий;
• индивидуальные надбавки за профессиональное мастерство;
• прочие выплаты, связанные со временем выполнения трудовых функций в течение рабочего дня;
• надбавки за выслугу лет, стаж (кроме ежегодных выплат);
• доплаты за работу во вредных или опасных условиях и на тяжелых работах;
• оплата работы в выходные и праздничные дни;
• оплата сверхурочной работы;
• выплаты за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи со сверхурочными работами, при вахтовом методе организации работ, при суммированном учете рабочего времени и в других случаях, установленных законодательством.

Также в бюджете учтите доплаты за дни, фактически не отрабатываемые, но за которые сохраняется средний заработок или дневная разрядная ставка. К таким случаям относят:

• ​работу сотрудников со сдельной и повременной оплатой при очередных и дополнительных отпусках. В этом случае рассчитайте средний заработок в каждом месяце, исходя из годового ФОТ для данной категории персонала, поделенного на количество рабочих дней в году;
• время выполнения государственных и общественных обязанностей в рабочие дни;
• отпуска, сверх предусмотренных законодательством, например, дополнительно предоставленные по коллективному договору;
• отпуска женщин, связанные с беременностью и родами;
• льготные часы для подростков;
• учебные отпуска, предоставленные работникам, обучающимся в образовательных учреждениях, и время обучения сотрудников, направленных на профессиональную подготовку, повышение квалификации или обучение вторым профессиям;
• дни медицинского обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемого после каждого дня сдачи крови для работников-доноров;
• прочие рабочие дни, фактически не отработанные, но за которые по законодательству или коллективному договору предусмотрены выплаты в размере среднего заработка или по разряду;
• доплата разницы между размером пособия по социальному страхованию в связи с временной нетрудоспособностью и средним заработком, если это предусмотрено законодательством или коллективным договором.

Выделите все данные надбавки и доплаты в отдельные строки или, в зависимости от формы расчетных таблиц – в столбцы. Это позволит легче контролировать расчет и выявлять ошибки.

Премии

В зависимости от утвержденной системы мотивирования определите сумму затрат на премии, бонусы. Возможно, это будут ежемесячные, ежеквартальные, полугодичные или годовые премии, сумма которых привязана к размеру оклада. Тогда для расчета достаточно знать общую сумму постоянной части зарплаты.

В случае, если премии привязаны к сумме прибыли, необходимо знать бизнес-планы организации и отталкиваться от них. Но так как выполнение плана - процесс не стабильный, необходимо проработать как минимум три варианта бюджета для премии: оптимистичный, оптимальный и пессимистичный. Выясните у руководителей и специалистов финансовой службы, какой процент выполнения плана применим к каждому из сценариев.

Также сделайте анализ статистики за последние два–три года и посмотрите динамику объема фактических премиальных выплат. Такой анализ позволит получить некие коэффициенты, которые покажут успешность подразделений по отношению друг к другу и влияние сезонности на результат. Это даст возможность рассчитать премию, исходя не только из планируемых результатов, но и с учетом фактических данных. На основании этого рассчитайте три варианта бюджета с разными сценариями.

Если в организации планируют в течение года изменить систему премирования, то составьте два варианта бюджета – с действующей системой и с будущей. При этом также рекомендуется для каждого варианта рассчитать три сценария: оптимистичный, оптимальный и пессимистичный.

Компенсация за отпуск

Учтите в бюджете ФОТ выплаты за неиспользованные отпуска при увольнении сотрудников. Для этого сделайте общий анализ текучести кадров прошлого и текущего года и определите суммы фактических выплат. Также подсчитайте количество неиспользованных дней отпуска, которые накопятся до начала следующего года. Эти данные послужат основой для определения суммы компенсаций при увольнении. Безусловно, сумма будет примерной.

Страховые взносы

После того как были определены основные затраты на оплату труда сотрудников учтите все страховые взносы с данных сумм. Данной задачей должен заниматься бухгалтер, ответственный за расчет страховых взносов. Так как на данном этапе разрабатывается только проект бюджета и суммы реальных затрат будут иными, сумма взносов тоже будет предположительной. Это нормально. Об этом, так же как и о других нюансах расчета статей бюджета, сообщите при его защите.

Договора гражданско-правового характера

Далее определите количество договор гражданско-правового характера, которые планируется заключить в каждом подразделении. Эту информацию необходимо запросить у руководителей подразделений, практикующих данный вариант сотрудничества с физическими лицами. Такие расходы также войдут в расчёт ФОТ. В связи с этим будьте предельно внимательны при планировании сумм. Если сложно определить потребность в договорах ГПХ на весь год, запланируйте в расчёте ФОТ сумму, полученную на основании анализа бизнес-плана организации и фактических затрат по данной статье за предшествующие два-три года.

Проверка бюджета

После того как были рассчитаны все основные статьи бюджета и составлен проект, необходимо его проверить. Для начала соотнесите размер рассчитанного ФОТ с данными бизнес-плана, конкретно с планируемой прибылью организации за минусом всех обязательных расходов на содержание и развитие бизнеса.

Сравните общую суму и рассмотрите данные каждого месяца. При правильном планировании рост ежемесячной прибыли должен приводить к увеличению ФОТ, и наоборот, за исключением случаев, когда запланированы крупные кадровые расходы, например, выплаты квартальных или годовых премий, предстоит массовый набор персонала на новые позиции при расширении бизнеса или индексация зарплаты. Необходимо подготовиться к тому, что к данным месяцам будет повышено внимание со стороны бюджетного комитета и необходимо будет объяснить причины такого несоответствия прибыли организации и роста ФОТ.

Далее сравните запланированные показатели с показателями за аналогичный период текущего и прошлого года, нормами выработки, принятыми в организации. Если в организации не планируется реформ и рабочие процессы стабильны, то данные показатели должны соответствовать показателям прошлых лет.

Рассчитайте и сопоставьте среднюю зарплату за каждый месяц. При условии, что в организации не планируется резкого увеличения или сокращения ФОТ, зарплата не должна сильно отличаться, за исключением месяцев выдачи премии (месяца выплат премии тоже не должны сильно различаться между собой).

После этого рассчитайте ожидаемый рост производительности труда и средней зарплаты. В нормальной ситуации ее рост не должен опережать темпов увеличения производительности (рост производительности труда, опережающий рост оплаты труда). В противном случае будет непонятно, за что сотрудникам увеличивают зарплату.

Защита и утверждение

Фонд оплаты труда включает в себя разнообразные выплаты трудовому коллективу. Как его рассчитать, спланировать и проанализировать, расскажет наш материал.

Фонд оплаты труда - что входит в это понятие и в чем его отличие от фонда зарплаты?

Два фонда (оплаты труда и зарплаты) взаимосвязаны между собой, но не являются идентичными. Хотя совпадение этих показателей возможно, когда фирма экономит на разного рода выплатах (социальных и прочих) своим работникам и кроме непосредственного вознаграждения за труд (зарплаты) никакие иные выплаты не предусматривает.

Каждый руководитель компании и индивидуальный предприниматель должен представлять, что включает в себя фонд оплаты труда. Если исходить из теоретического аспекта, фонд оплаты труда (ФОТ) - это совокупность средств фирмы (как в денежной, так и в натуральной форме), затраченных за определенный временной промежуток на выплаты трудовому коллективу.

В первую очередь в состав ФОТ входят зарплаты и премии , а также разнообразные доплаты (за совмещение , за работу в ночное время суток и др.). Вслед за перечисленными элементами следуют стимулирующие и компенсирующие компоненты ФОТ, а также иные выплаты (к примеру, начисленные за время, которое не отработано, но по закону подлежит оплате). В целом в состав ФОТ входят фонд заработной платы (ФЗП), социальные и прочие выплаты.

ФЗП - понятие более узкое, чем ФОТ, но формируются и рассчитываются оба фонда по схожим алгоритмам. Об этом поговорим в следующих разделах.

Как рассчитать ФОТ: формула расчета по балансу

Что включает в себя фонд оплаты труда и как его правильно рассчитать? Подобный вопрос актуален для всех коммерсантов - зарплатная составляющая себестоимости товаров или услуг зачастую составляет значительную ее долю и влияет на конечный финансовый результат работы компании.

Чрезмерная экономия на размере ФОТ чревата - скудная зарплата, отсутствие стимулирующих и компенсационных выплат не способствуют высоким производственным показателям и получению достойной прибыли. Результатом такой прижимистости коммерсанта могут стать текучесть кадров, низкая производительность труда, желание отдельных членов коллектива восполнить сумму получаемого вознаграждения за труд за счет имущества фирмы и т. д.

Формула расчета ФОТ представляет собой сумму разнообразных его составных частей. Количество элементов такой формулы зависит от содержания внутрифирменных локальных актов. К примеру, если этими документами предусмотрена ежемесячная выплата работникам зарплаты (ЗП), премии (ПР), а также материальной помощи (МП) в дополнение к отпускным (ОТП), то формула расчета ФОТ будет выглядеть следующим образом:

ФОТ = ЗП+ ПР + ОТП + МП.

Алгоритм расчета фонда оплаты труда, формула которого представлена выше, является схематичным, и расчет ФОТ (как и расчет фонда заработной платы) в различных компаниях может проводиться по более детализированному или сокращенному варианту формулы в зависимости от состава ФОТ и ФЗП.

Когда в качестве источника информации для формулы используются регистры бухучета, фонд зарплаты за некоторый срок рассчитывается следующим образом. Складываются данные по кредиту 70-го счета («Рас-че-ты с пер-со-на-лом по опла-те труда») с дебета счетов:

• 20-го, на котором отражаются операции характерные для «Основного производства»;
• 25-го, где отражаются «Об-ще-про-из-вод-ствен-ные рас-хо-ды»;
• 26-го, отведенного для «Об-ще-хо-зяй-ствен-ных рас-хо-дов»;
• 08-го, где записываются «Вло-же-ния во вне-обо-рот-ные ак-ти-вы»;
• 91-го, предназначенного для «Про-чих до-хо-дов и рас-хо-дов» и т.п.

Что входит в фонд заработной платы: его состав и структура в балансе

Фонд заработной платы - один из элементов ФОТ, представляющий собой выраженную в стоимостной форме сумму средств, предназначенных для выплаты заработной платы членам трудового коллектива.

Состав фонда заработной платы, как и в целом состав ФОТ, во многом зависит от внутрифирменной структуры и содержания локальных «зарплатных» актов (положения об оплате труда, о премировании и др.). Помимо выплат - вознаграждений за труд (по тарифам и ставкам), ФЗП включает премии, вознаграждения и поощрительные выплаты.

Можно выделить 4 основные составные части ФЗП:

• непосредственно зарплата;
• оплата неотработанного временного промежутка (отпуска , простои и др.);
• поощрительные выплаты (премии, бонусы за выслугу лет и др.);
• «поддерживающие» выплаты (бесплатная или частичная компенсация работникам питания, коммунальных услуг, топлива и др.).

Структура в балансе ФЗП в разных компаниях различается. К примеру, структура «зарплатного» фонда небольшой консалтинговой фирмы может выглядеть следующим образом:

Всего ФОТ - 100%, в том числе:

• администрация - 35%;
• консультанты - 40%;
• бухгалтерия - 15%;
• технический персонал - 10%.

В отношении формулы расчета ФЗП применяются те же алгоритмы и подходы, что и для расчета ФОТ, описанные в предыдущем разделе.

ФЗП, как и ФОТ в целом, требует к себе скрупулезного и внимательного подхода, поэтому уважающие себя фирмы регулярно составляют смету «зарплатного» фонда, а также занимаются не только его планированием, но и регулярным анализом. Об этом поговорим далее.

Что такое смета ФОТ?

Основное назначение сметы ФОТ - планомерное использование «зарплатных» средств. Обычно расчеты составляются на год с разбивкой по кварталам или месяцам. Из сметы должно быть видно, по каким направлениям расходуются средства, а также величины компонентов ФОТ.

Отдельно производится разбивка «зарплатных» расходов по категориям работников (администрация, основной производственный персонал и т. д.). Это позволяет осуществлять контроль над использованием средств и использовать необходимую «зарплатную» информацию для целей внутреннего планирования.

Смета может составляться не только по основным элементам ФЗП, но и по выплатам, носящим социальный характер и прочим.

Смета ФОТ - элемент планирования, характерный в большей степени для крупных предприятий, имеющих в штате специалистов соответствующего уровня и квалификации и сохраняющих подходы к планированию со времен плановой (социалистической) экономики. В современных коммерческих структурах этот документ менее распространен или имеет иное название. О процессе планирования поговорим в следующем разделе.

Планирование ФОТ

Исходя из того, что включает в себя фонд оплаты труда весомую долю общих расходов компании, важным вопросом является предварительное (плановое) определение структуры и размера ФОТ.

Процесс планирования ФОТ можно представить следующим алгоритмом:

1. Собрать информацию о структуре фирмы, численности персонала и его движении, данных по средней зарплате, плановых показателях производства; изучить штатное расписание и внутренние локальные акты, связанные с ФОТ (положения об оплате труда, о премировании и др.).
2. Спрогнозировать среднюю численность персонала на плановый временной промежуток.
3. Выбрать структуру планирования (определиться с основными плановыми параметрами и степенью детализации показателей), составить смету.
4. Рассчитать ФОТ, избрав наиболее приемлемый способ его исчисления.

С внутрифирменными «зарплатными» локальными актами знакомьтесь в материале «Положение об оплате труда работников - образец 2018 - 2019» .

Спрогнозированный ФОТ позволяет осуществлять своевременный анализ и контроль его использования.

Анализ использования ФОТ

Анализировать использование ФОТ - значит выявлять причины отклонения фактических «зарплатных» расходов от плановых, сопоставлять темпы роста зарплаты с темпами изменения производительности труда, определять резервы для совершенствования оплаты труда и др. Результатом анализа использования ФОТ является перечень мероприятий, направленных на улучшение использования ФОТ.

Для анализа использования «зарплатного» фонда сумму расходов на оплату труда подразделяют на 2 части: постоянную (зарплаты, доплаты и отпускные работников-повременщиков) и переменную («зарплатные» расходы сдельщиков).

В отношении постоянной части ФОТ применяются детерминированные факторные модели анализа. Проводится изучение влияния на ФОТ таких факторов, как среднесписочная численность, среднегодовая и среднедневная зарплата работника, средняя продолжительность рабочей смены, количество отработанных за год дней одним работником.

Для анализа переменной части используются иные показатели, исходя из того, что на эту часть ФОТ наибольшее влияние оказывает трудоемкость изготовления единицы продукции и расценки за единицу ее изготовления.

Проводить анализ фонда заработной платы простым сопоставлением показателей «зарплатного» фонда с аналогичными данными предыдущих периодов и плановыми данными не является достаточным. Важно учесть все структурные нюансы, влияющие на ФОТ (изменение в ассортименте выпускаемой продукции, объемах производства, трудоемкости изготовления продукции т. д.).

Эффективное использование средств, предназначенных для оплаты труда, достигается следующим условием: темп роста производительности труда должен быть выше темпа роста его оплаты.

Подробнее о методах анализа показателей бухгалтерских отчетов см. материал «Методы проведения анализа отчета о прибылях и убытках» .

Справка о ежемесячном фонде оплаты труда - образец

Этот документ коммерческим структурам может понадобиться в следующих обстоятельствах:

• при оформлении займа в кредитном учреждении;
• банк может затребовать справку для подтверждения порядочности компании в том плане, что снимаемые со счета деньги действительно идут на оплату труда;
• при осуществлении контрольных мероприятий специалистами ФНС или страховых фондов.

Для структур бюджетного подчинения этот документ является обязательным.

Справка может при этом содержать информацию не только о размере фонда оплаты труда за месяц, но и за иной период. Более того, документ может составляться и по предполагаемым показателям, и по реально сложившимся выплатам.

Унифицированной формы для этого документа не предусмотрено. Мы подготовили шаблон, который должен подойти для организаций и ИП, поскольку в него включены все требуемые в таких случаях сведения. Предлагаем скачать образец справки о ежемесячном фонде оплаты труда на нашем сайте.

Итоги

Фонд оплаты труда включает в себя все заработанные сотрудниками выплаты в денежной и натуральной форме (зарплаты, премии, компенсации, надбавки и др.), а также социальные и иные выплаты.

Формирование ФОТ производится с учетом действующих в организации «зарплатных» локальных актов (коллективного договора, положений об оплате труда, премировании и др.).

Государственным регулятором этой статьи затрат является минимальный размер оплаты труда - МРОТ.

Показатель устанавливается законодательством и служит базой для расчета налогов .

Ежегодно Минтруд устанавливает его ставку, которая вступает в действиес 1 января текущего года. На 2016 год она будет составлять 7189 рублей.

Эта величина не соответствует прожиточным минимумам, которые имеют свои величины в разных регионах страны. Разрыв между этими показателями должен быть ликвидирован к 2020 году.

МРОТ берут за основу при расчете размера пособий по временной нетрудоспособности, начисления штрафов, сборов и других выплат. Работодатель не имеет право выплачивать заработную плату ниже действующего МРОТ.

ФОТ и ФЗП

Рост фонда оплаты труда

Причины роста ФОТ и повышение эффективности фонда оплаты труда не всегда связаны с повышением заработной платы сотрудников, увеличением выработанного ими объема продукции или оказанных услуг.

Он может расти за счет увеличения в нем доли социальных выплат по больничным листам, связанных с временной потерей нетрудоспособности, премиальных выплат.

А также командировочных расходов или иных выплат, не связанных напрямую с выпуском продукции, выполнением работ и т.п.

Такое увеличение фонда оплаты труда при падении объема выручки может подорвать финансовую устойчивость хозяйствующего субъекта.

Что же такое эффективность использования фонда заработной платы и каковы показатели эффективности использования фонда заработной платы и оплаты труда? В чем заключается оценка эффективности использования фонда заработной платы?

Чтобы правильно оценить эффективность использования фонда оплаты труда производят анализ его структуры и изыскивают резервы для сокращения лишних затрат. Положительным ростом ФОТ можно считать рост в нем доли ФЗП, связанный с увеличением объема выпуска продукции или оказанных услуг. Также необходимое условие роста эффективности — это .

Все остальные затраты, не связанные с обязательными выплатами, должны подвергаться жёсткому контролю и секвестру.

Как улучшить показатели?

Что же требуется для повышения эффективности использования фонда заработной платы? Существуют различные способы начисления заработной платы, которые могут быть основаны на объеме выпуска продукции или фактически отработанном времени. Часовые тарифные ставки или нормы выработки имеют свою градацию, связанную с квалификацией сотрудников, различными коэффициентами и временем проведения работ.

Работа в ночные и праздничные дни, а так же сверхурочные работы оплачиваются по повышенным тарифам и расценкам. Такой порядок оплаты регламентируется действующим законодательством.

Качественное улучшение эффективности использования ФЗП напрямую зависит от показателя производительности труда. Способы её повышения известны и понятны всем. Они напрямую связаны с организацией, автоматизацией и оптимизацией процессов труда.

Добиться всего этого можно повышая профессиональный уровень и мастерство сотрудников, управленцев, внедряя новые управленческие и производственные технологии .

Не стоит держать в штате работников, обладающих низкой квалификацией и не способных выполнять свою работу быстро и качественно. Брак в работе - это статья убытков, которая хоть и может быть удержана из заработной платы виновника, но процесс этого взыскания длительный, а иногда и безрезультатный. Если фонд оплаты труда увеличился за счет сокращения неквалифицированной рабочей силы, можно говорить об эффективном управлении предприятием.

Современные технологии и техника позволяют автоматизировать не только процессы производства, но и системы учета и контроля. Даже такая простая система, как «электронный пропуск» способна значительно повысить производительность труда, стимулируя ответственность сотрудников.

Потери рабочего времени вместе с простоями, связанными с нарушением логистики поставок или отгрузок, текущими и капитальными ремонтами — это огромные резервы повышения эффективности труда, и, соответственно, резервы повышения эффективности использования фонда оплаты труда.

Как увеличить число сотрудников?

В коммерческой практике встречаются ситуации, когда для организации нормального функционирования требуется увеличение числа сотрудников, но нет возможности повысить размер ФОТ .

Примером может служить торговля, организация которой требует определенного количества работников, а возможности по выплате заработной платы ограничены объемом торговой наценки.

Число сотрудников в данном случае привязано к таким показателям, как площадь торгового зала и количество секций, а их заработная плата выплачивается из суммы полученного дохода. Увеличение сотрудников без увеличения фонда оплаты труда возможно, но напрямую зависит от покупательского спроса, который не находится в прямой зависимости от размера торговой точки .

Оказавшиеся в такой ситуации предприниматели чаще всего пытаются сдать часть своих площадей в аренду, чтобы избавить себя от неэффективных трат на содержание дополнительных сотрудников. Но не всегда это им удается. И тогда возникает вопрос о рациональном без его увеличения.

Всегда есть смысл размер ФОТ привязывать к определенному проценту в общей сумме наценки. Основная зарплата сотрудников может быть определена прожиточным минимумом, утвержденным для региона, в котором находится бизнес.

Для распределения оставшейся после сформированной обязательной для выплат сотрудников части ЗП можно использовать различные коэффициенты.

Например : Полученный за месяц торговой организацией наценка составила 300 000 рублей. В коллективе работает 15 сотрудников. ФЗП — 200 000 рублей. Прожиточный минимум — 6 000 рублей.

Сумма основной заработной платы составит :

15*6 000=90 000 рублей

Сумма дополнительной заработной платы :

200 000-90 000=110 000 рублей

Для распределения дополнительного заработка сотрудникам присваиваются коэффициенты долевого участия в получение общей суммы товарооборота. Их размер должен определяться и оформляться общим решением трудового коллектива. Это исключит возможное возникновение трудовых споров в последующем.

В случае, если коэффициент каждого сотрудника будет равен 1, сумма дополнительной заработной платы делится на 15 равных долей и добавляется к основной сумме заработка каждого сотрудника.

Если индивидуальные коэффициенты сотрудников отличаются друг от друга по своей величине, то расчет суммы дополнительного заработка ведется по формуле:

ФДЗП/EОК*ИК, где

ФДЗП - фонд дополнительной заработной платы, руб.;

ЕОК - сумма коэффициентов всех сотрудников;

ИК - личный коэффициент сотрудника.

Общий ФЗП платы формируется по формуле:

ФОТ-ДО, где:

ФОТ - общий фонд оплаты труда, руб.;

ДО - обязательный к начислению доплаты к заработной плате, руб.

Дополнительной привлечение в штат сотрудников снижает нагрузку на уже имеющихся в компании работников, если это не влечет за собой рост объема товарооборота.

Распределение дополнительного фонда заработной платы между сотрудников с помощью коэффициентов трудового участия является хорошим стимулом в повышении качества и производительности труда.

В организациях где нет возможности применять такую систему начисления заработной платы, но существует необходимость увеличить штат сотрудников, стоит задуматься над сокращением статей обязательных дополнительных выплат.

Для этого можно: сократить в своем штате сотрудников, претендующих на такие виды выплат, снижать заболеваемость и улучшать условия труда.

Заключение

Основными способами повышения формирования и использования ФОТ, а также показателями эффективности использования фонда заработной платы являются:

• рачительное использование денежных средств хозяйствующего субъекта, установление лимитов на расходы ГСМ, командировочных и иных расходов, входящих в состав ФОТ;
• прием на работу сотрудников, соответствующей квалификации , сокращение потерь рабочего времени и случаев производственного травматизма, увеличение производительности труда.

Увеличение фонда заработной платы должно быть напрямую связано с повышением товарооборота и доходов, получаемых от коммерческой деятельности. Только после этого можно говорить про повышение оплаты за счет фонда оплаты труда.

На основании данных таблицы 1.8. можно сделать следующие выводы:

общий фонд оплаты труда уменьшился по сравнению с предыдущим периодом на 37,2%;

среднемесячная заработная плата работающего увеличилась на 5,7%. , среднемесячная заработная плата рабочего увеличилась на 8,7%.

среднечасовая зарплата основного рабочего увеличилась на 7,3%.

Рис.1.4 Сравнительная диаграмма фонда оплаты труда рабочих отчетного и предшествующего периодов.

Соотношение темпов роста производительности труда и заработной платы рассчитаем, используя коэффициент опережения:

К оп =  ПТ /  ЗП = (ПТ 1 /ПТ 0 )/(ЗП 1 /ЗП 0 )

К оп = 1,72009 >1

Следовательно, производительность труда растет быстрее заработной платы. Это говорит о нормальном развитии предприятия. Нарушение соотношений роста производительности труда и средней заработной платы оказывает влияние на себестоимость продукции предприятия. Необоснованное увеличение фонда оплаты труда приводит к увеличению расхода заработной платы на единицу или один рубль выпускаемой продукции.

Проанализируем влияние использования рабочего времени и среднечасовой заработной платы на отклонение по фонду оплаты труда рабочих (табл. 1.9).

При анализе используем формулу

ФОТ = Ч р *Д*Т ч *ЗП ср.час

Таблица 1.9

Влияние использования рабочего времени и средней заработной платы на фонд оплаты труда рабочих

Проверка баланса отклонений:

ФОТ = 41451 - 3147661+17891 + 340319 = - 2748000 руб.

Таким образом, снижение фонда оплаты труда рабочих произошло в основном из-за уменьшения численности рабочих (- 3147661 руб.).

Таблица 1.10

Анализ эффективности использования персонала предприятия

Таблица 1.11

Факторная модель анализа зарплатоемкости

Баланс отклонений:

1) 2,303-1,351= 0,952%

2) 0,776+0+0+0,014-0,009+0,238-0,068= 0,952%

Из вышеприведенного анализа следует, что зарплаторентабельность возросла на 0,952% (с 1,351% до 2,303%). Рост зарплаторентабельности произошел в основном за счет роста рентабельности продаж.

Проанализируем использования основных производственных фондов (табл. 1.12).