Автотранспорт: учет и анализ. Учет работ в автомобильном транспорте Программа для учета технического обслуживания автотранспорта

Учет затрат по эксплуатации и содержанию автотранспорта ведут на субсчете 4 "Автомобильный транспорт" счета 23. На данном субсчете учитывают затраты по грузовому, легковому, пассажирскому автотранспорту и автомашинам специального назначения. Затраты учитывают по следующим статьям:

1. "Оплата труда с отчислениями на социальные нужды";

3. "Работы и услуги";

4. "Организация производства и управление";

5. " Прочие затраты ".

В статье "Оплата труда с отчислениями на социальные нужды" учитывают суммы оплаты труда шоферов, других работников, обслуживающих автотранспорт, а также суммы начисленного резерва на отпуска. По этой же статье отражают отчисления в пенсионный фонд, на социальное и медицинское страхование работников, занятых на эксплуатации и обслуживании автотранспорта.

Следует иметь в виду, что оплата труда грузчиков в затраты по автотранспорту не включается. Эти суммы списывают непосредственно на счета, на которые относятся услуги автотранспорта (счета учета материалов, затрат на производство, продажи продукции и т. п.).

В составе данной статьи учитывают также расходы, связанные с восстановлением износа автомобильных шин. Сюда списывают расходы по вулканизации авторезины, наложению про­тектора и прочим работам по ее ремонту и восстановлению. На эту же статью списывают стоимость авторезины при замене из­носившейся записью со счета 10 "Материалы", субсчет 5 "Запасные части".

На эту же статью относят стоимость израсходованных на работу автотранспорта нефтепродуктов (бензин, дизельное топливо и т. д.). Расход их отражают по фактической себестоимости приобретения.

По статье "Работы и услуги" учитывают выполненные для автотранспорта работы и услуги других вспомогательных производств, а также сторонних организаций.

Статья "Организация производства и управление" выделена для учета затрат по содержанию цехового персонала гаража и других общегаражных расходов, которые предварительно на­капливаются постатейно.

По статье "Прочие затраты" учитывают списание мелкого инвентаря, спецодежды, спецобуви, другие расходы, не вошедшие в предыдущие статьи

Особенности оформления и учета расходов:

1. Приобретение автотранспортных средств.

Договор купли-продажи, вклад в уставный капитал, договор дарения и договор мены.

Порядок документального оформления.

Регистрация в ГИБДД.

Постановка на учет в налоговых органах.

Формирование первоначальной стоимости в бухгалтерском и налоговом учете.

Вычет «входного» НДС.

2. Амортизация автомобиля для целей налогового и бухгалтерского учета.

Амортизационная премия.

Определение срока полезного использования.

Способы начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете.

Переоценка.

3. Выбытие автотранспортных средств.

Продажа, безвозмездная передача, по договору мены, в виде вклада в уставной капитал другого предприятия.

Оценка автомобиля при списании.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании недоамортизированного автомобиля?

Оприходование узлов, запчастей и материалов при ликвидации автомобиля.

4. Расходы на содержание автотранспортных средств.

Обязательное и добровольное страхование автотранспорта.

Техосмотры.

Расходы на ремонт и техническое обслуживание. Создание резерва на ремонт автотранспорта.

Модернизация и дооборудование транспортных средств. Амортизация после модернизации.

Учет автомобильных шин. Учет сигнализации. Запчасти - особенности списания.

Учет ГСМ. Определение норм расхода топлива и учет списания топлива. Путевые листы.

Расходы на парковку и стоянку автомобиля.

Транспортный налог. Налог на имущество.

5. Использование автотранспортных средств третьих лиц.

Использование в работе автомобиля сотрудника. Компенсация за использование личных автомобилей для служебных целей: документальное оформление, нормирование в целях расчета налога на прибыль.

6. Особенности труда водителей.

Рабочее время и время отдыха водителей.

Оплата труда водителей.

Компенсация расходов, связанных со служебными поездками.

Учет спецодежды для водителей.

Аналитический учет автотранспортных средств так же, как и прочих основных средств, ведется по классификационным группам.

Внутри группы основных средств ведется еще более детализированный аналитический учет.

по инвентарным объектам с помощью инвентарных карточек (форма № ОС-6);

по месту эксплуатации объектов у лиц, ответственных за их сохранность, с помощью инвентарного списка (форма № ОС-9).

Для учета и контроля движения автотранспортного средства ему присваивается уникальный инвентарный номер. Инвентарные номера обязательно указываются во всех первичных документах, которыми оформляется движение автотранспортных средств на предприятии, а также в регистрах аналитического учета. Инвентарный номер, присвоенный объекту, будет сохраняться за ним все время, пока объект будет находиться на предприятии. Инвентарные номера выбывших по различным причинам автотранспортных средств - проданных, списанных в результате аварии или полного износа - не присваиваются другим автотранспортным средствам, поступившим на предприятие. Инвентарный номер для целей учета и контроля за сохранностью наносится на автотранспортные средства. Инвентарным объектом транспортных средств считается отдельный автомобиль, прицеп или полуприцеп с относящимися к нему приспособлениями - запасным колесом, набором инструментов и т.п.

Основным первичным документом по автотранспорту является путевой лист грузового автомобиля, в котором отражают объем выполненных автомобилем работ, расход нефтепродуктов и сумму начисленной оплаты труда, а также в отдельном разделе отражают результаты работы автомобиля.

Данные из путевых листов переносят в накопительную ведомость учета затрат (ф. № 301-АПК). На каждую автомашину и шофера открыт отдельный бланк, где записывают все основные реквизиты из путевых листов в хронологической последовательности: часы в наряде с расшифровкой (в движении, в простое, под погрузкой), число ездок с грузом, пробег, перевезено грузов, сделано тонно-километров по направлениям перевозок.

В конце месяца в накопительной ведомости подводят итоги затрат и выполненной работы автотранспорта, при необходимости составляют сводную ведомость (по той же форме), а затем лицевой счет (производственный отчет) подразделения (по автотранспорту), в котором отражают постатейно (с набором по корреспондирующим счетам) затраты автотранспорта. Записи делают с разбивкой: грузовой автотранспорт, легковой, машины специального назначения, пассажирский автотранспорт, ремонт и замена авторезины, цеховые расходы. В конце месяца цеховые расходы, а также расходы на ремонт и замену авторезины относят комплексными статьями в затраты автотранспорта.

Распределение цеховых расходов межу грузовым, легковым и пассажирским автотранспортом производят пропорционально машино-дням работы. В лицевом счете (производственном отчете) также учитывают объем выполненных автотранспортом работ в тонно-километрах и оценке по плановой себестоимости их по грузовому автотранспорту и в километрах пробега и их плановой себестоимости по пассажирскому транспорту. Плановая себестоимость работ грузового автотранспорта в конце года доводится до фактической.

В приложении к лицевому счету (производственному отчету) отражают распределение затрат автотранспорта по потребителям услуг. По грузовому автотранспорту это распределение делают пропорционально выполненному объему работ в тонно-километрах; по пассажирскому транспорту и машинам специального назначения пропорционально количеству машино-дней работы.

Данные лицевого счета (производственного отчета) являются основанием для записей в журнал-ордер № 10. При рассредоточении автотранспорта в подразделениях хозяйства из лицевых счетов (производственных отчетов) подразделений данные переносят в сводный лицевой счет (производственный отчет) по автотранспорту хозяйства в целом.

Единица исчисления себестоимости по грузовому автотранспорту является 10 тонно-километра. Фактическая себестоимость 10 тонно-километра определяется в конце года делением общей суммы затрат по содержанию автотранспорта за исключением стоимости работ по перевозке людей и работ специальных машин, а также стоимость оприходованных ценностей (отработанных масел, изношенной авторезины) на количество выполненных тонно-километров.

После составления расчета себестоимости услуг автотранс­порта и определения фактической себестоимости тонно-километра плановая себестоимость перевозок, по которой учитыва­лись выполненные работы в течение года на счетах затрат, дово­дится до фактической путем дополнительной записи (если вы­явлен перерасход) или сторнировочной записи (при экономии).

При организации учета затрат по автотранспорту при большом парке автомобилей к субсчету 4 целесообразно открывать следующие аналитические счета:

23-4-1 «грузовой автотранспорт»;

23-4-2 «пассажирский транспорт»;

23-4-3 «легковой автотранспорт»;

23-4-4 «специальные автомашины»;

23-4-5 «общепроизводственные расходы».

При небольшом парке автомобилей по автотранспорту открывается один аналитический счет по названию субсчета, при этом затраты учитываются по номенклатуре статей затрат без статьи «Общепроизводственные расходы

Основные расходы организации на содержание служебного автотранспорта:

материальные (топливо, смазочные материалы);

ремонт автотранспорта.

Для целей бухгалтерского учета расходы на приобретение топлива и смазочных материалов для служебного автотранспорта относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Топливо и смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет 10-3 «Топливо») в корреспонденции со счетами учета расчетов (счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.).

Приведем типовые бухгалтерские проводки по операциям на содержание служебного автотранспорта:

Дт10-3 - Кт60 - Отражена стоимость приобретенных ГСМ согласно расчетным документам поставщика (без учета НДС)

Дт19-3 - Кт60 - Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком ГСМ

Дт60 - Кт51 - Произведена оплата поставщику

Дт68-1- Кт19.3 - Предъявлена к вычету сумма НДС, уплаченная по принятому к учету топливу

Дт20, 26, 44 - Кт10-3 - Списано топливо на производственные или управленческие нужды согласно данным путевых листов.

В бухгалтерском учете при ремонте автотранспорта в сторонней организации делаются следующие проводки:

Дт 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы", Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отнесены затраты на ремонт в прочие расходы;

Дт 19 "НДС по приобретенным ценностям" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражен НДС по ремонту автомобиля;

Дт 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кт 19 "НДС по приобретенным ценностям" - НДС по ремонту автомобиля принят к вычету;

Дт 60 "Поставщики и подрядчики" Кт 51 "Расчетный счет" - оплачена стоимость ремонта автомобиля.

В случае ремонта автотранспорта, пострадавшего в ДТП собственными силами, организация должна составить дефектную ведомость, в которой указываются повреждения, полученные автотранспортом организации в результате ДТП, определяется перечень запасных частей, требующихся для ремонта. Унифицированной формы дефектной ведомости не существует, поэтому организация должна самостоятельно ее разработать и утвердить в приказе по учетной политике.

В бухгалтерском учете организации при ремонте автотранспорта собственными силами делаются следующие записи:

Дт 10 "Материалы", субсчет "Запасные части", Кт 60 "Поставщики и подрядчики" - приобретены запчасти для ремонта автомобиля;

Дт 19 "НДС по приобретенным ценностям" Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражен НДС по приобретенным запасным частям для ремонта автомобиля;

Дт 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кт 19 "НДС по приобретенным ценностям" - НДС по приобретенным запчастям принят к вычету;

Дт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", Кт 10 "Материалы", субсчет "Запасные части", - отпущены запасные части на ремонт автомобиля;

Дт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", Кт 70 - начислена заработная плата рабочим, выполнявшим ремонт автомобиля;

Дт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", Кт 69 - начислены страховые взносы на заработную плату по ремонту автомобиля;

Дт 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы", Кт 23 "Вспомогательные производства", субсчет "Ремонтный цех", - списаны накопленные затраты по ремонту автомобиля после ДТП в прочие расходы

Путевой лист легкового автомобиля(форма N 3) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.9.1)

Является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Путевой лист специального автомобиля(форма N 3 спец.) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.8.2)

Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

Путевой лист грузового автомобиля(форма N 4-с) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.8.3), Путевой лист грузового автомобиля(форма N 4-п)

Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.

Товарно-транспортная накладная(форма N 1-Т) (ПРИЛОЖЕНИЕ 2.8.4)

Предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Скриншот программы Учет автотранспорта 5.1 PRO

В состав программы входят заготовки следующих отчетов:
- Карточка транспортного средства.
- Личная карточка водителя.
- Акт закрепления транспортного средства за водителем.
- Список закрепления транспортных средств за водителями.
- Суммы денежных расходов.
- Сроки прохождения ТО за следующие 7 дней.
- Сроки окончания страхования транспортных средств за следующие 7 дней.
- Автопарк.

Программа позволит контролировать работу, эксплуатацию транспорта, а также затраты денежных средств, благодаря таким возможностям, как учет ТС, их документов, технических характеристик, контроль своевременной выписки страховых полисов, а также прохождение техосмотров (подсветка колонок определенным цветом). Возможность ведения базы водителей с привязкой к транспортному средству, ведение истории ДТП, ремонтных работ по каждому ТС. Контроль проведения определенных мероприятий по пробегу ТС (замена масла, ГРМ, тормозных колодок, фильтров))), с напоминанием и подсветкой. Получение отчетов по всем данным. Конфигурация легко и быстро настраивается под конкретные требования заказчика.

Основные функции:
Ведение базы транспортных средств
Справочник всех ТС с подробной информацией по ним. Учет комплектации ТС, контроль окончания сроков действия документов на автотранспорт, учет шин и аккумуляторов.

Учет страховых полисов ТС
Контроль своевременной выписки страховых полисов ОСАГО и КАСКО.

Учет ремонтов ТС
Планирование технического обслуживания транспортного средства. Учет и контроль ремонтных работ, как в собственной ремонтной зоне, так и в автосервисах.

Ведение истории ДТП
Учет дорожно-транспортных происшествий, учет и контроль ремонтов после ДТП.

Учет расходов по каждому ТС
Фиксирование и контроль всех расходов на автозапчасти, инструменты, бензин и прочее.

Учет водителей
Учет контактных данных водителей, оформление и учет договоров найма и передачи автомобилей, контроль сроков действия документов – медицинские справки, водительские удостоверения.

Подготовка разнообразных аналитических отчетов по всем данным
Минимизация ошибок ввода, уменьшение времени на обработку заявки

Мероприятия по пробегу ТС
Задания проведений конкретных мероприятий по пробегу ТС (замена масла, ГРМ))), с напоминанием и подсветкой записей определенным цветом.

Преимущества данной программы:

Гибкая структура базы данных: Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.

Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам: Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.

Хранение картинок и файлов в БД и ссылок на документы различных форматов:
К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки или файлы, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.

Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс: Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.

Фильтры, сортировка: Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений ("начинается с", "содержит", "сегодня", "вчера"... Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования.

Вычисляемые поля, представления: Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.

Напоминания по различным условиям: Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.

Сетевой и многопользовательский режим: При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.

Импорт и экспорт данных: Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.

Стандартная СУБД Microsoft Access: Никаких "черных ящиков". У нас стандартный формат хранения данных - MS Access Данная СУБД обладают высокой надежностью, является признанным стандартом и лидером в своем классе. Это дает преимущество по сравнению с закрытыми форматами: возможность администрирования, доработки, оптимизации, интеграции с другими системами...

Система предназначена для автоматизации деятельности автотранспортного предприятия. Одно из основных преимуществ предлагаемой системы – это возможность интеграции с системами GPS контроля. Автоматический импорт и обработка данных, полученных от GPS-приемников, обеспечивает значительный экономический эффект за счет сокращения пробега транспортных средств, экономии ГСМ, минимизации времени простоя автопарка.

Взаимодействие с системами бухгалтерского учета минимизирует возможность появления ошибок в документах, а также снижает нагрузку на отдел бухгалтерии.

Система обеспечивает ведение всех основных бизнес-процессов предприятия, в том числе:

Учет автопарка (автотранспорта, прицепов, дополнительного оборудования и т.д.);

Автоматизация основного документооборота предприятия;

Расчет стоимости выполненных работ на основании фактических данных из путевых листов;

Учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов;

Регистрация ремонтных операций со всей необходимой детализацией вплоть до выполненных работ и замененных деталей;

Учет оборота ГСМ, включая деятельность собственной АЗС.

Одной из основных задач, решаемых системой, является автоматизация подготовки и обработки путевых листов, заявок и разнарядок на транспортные средства, журналов учета путевых листов, нарядов и карточек учета произведенных работ.

Подсистема учета оборота ГСМ позволяет осуществлять расчет нормативного расхода ГСМ и контроль экономии/перерасхода ГСМ, а подсистема учета запчастей – вести учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов в разрезе автотранспортных средств.

При использовании GPS-приемников и датчиков топлива осуществляется контроль фактически произведенных работ по перевозке грузов, а также автоматизированный учет расхода топлива.

Модуль расчета стоимости выполненных работ позволяет автоматизировать расчеты, основанные на данных из обработанных путевых листов.

Система обеспечивает интеграцию с другими системами предприятия, предоставляет возможность получения и передачи данных.

В системе реализовано более 20 аналитических отчетов, предоставляющих детальную информацию по работе автотранспортного предприятия/подразделения.

Учет Автотранспорта

Система позволяет вести учет автотранспортной техники. На каждую единицу автотранспорта в системе заводится карточка транспортного средства, в которой регистрируются:

Данные о транспортном средстве (тип/марка/модель автотранспортного средства, год выпуска, гаражный и инвентарный номера, VIN и т.д.);

Данные о государственной регистрации транспортного средства (ПТС, свидетельства о регистрации, талоны ТО, лицензии и т.п.);

Номерные агрегаты (в т.ч. замены номерных агрегатов);

Установленное дополнительное оборудование (наименование дополнительного оборудования, дата монтажа, дата демонтажа);

Прицепы, используемые на транспортном средстве (дата сцепления, дата отцепления, тип прицепа, гос. номер);

Ремонты транспортных средств (капитальные, текущие, ТО);

История монтажа/демонтажа автопокрышек и аккумуляторов.

Из карточки транспортного средства система позволяет просматривать историю изменения всех данных об автотранспорте.

Учет путевых листов

В системе реализован полный цикл учета путевых листов, разработаны действенные методы автоматического формирования, заполнения и закрытия путевых листов, предоставлены широкие возможности для настройки процессов учета этих документов.

Система предоставляет возможность вводить заявки на автотранспорт, данные из которых автоматически попадают в разнарядки на указанные даты. Заявки могут создаваться как на один день, так и на заданный период. Разнарядка может формироваться как в ручном режиме, так и на основе обработанных заявок.

Формирование путевых листов в системе может осуществляться автоматически на основании обработанных строк разнарядки для одного ТС или списка ТС, или в ручном режиме для отдельных транспортных средств.

Система позволяет указывать в путевом листе (из соответствующего справочника) плановый маршрут для автотранспорта, в котором содержится информация о планируемых работах, времени их выполнения и расстояниях по категориям дорог.

Реализована поддержка 7-и основных видов печатных форм путевых листов:

Грузовые с учетом транспортной работы;

Грузовые с почасовой оплатой;

Междугородние перевозки;

Легковые;

Спецмашины;

Автобусы;

Механизмы.

Для каждой из печатных форм имеется возможность ручной настройки печати, что позволяет печатать путевые листы не только на чистых листах, но и на типографских бланках.

Система позволяет выбирать в путевом листе режим заполнения выполненных работ. Режим можно указать как для каждой машины отдельно, так и для группы машин. Возможны следующие варианты заполнения выполненных работ:

Автоматическое – заполнение выполненных работ в случае указания при выписке путевого листа планового задания. При этом данные о пробеге, расходе топлива, маршруте, времени выполнения работ формируются на основании данных, полученных с установленного на автотранспорт контролирующего оборудования (GPS-приемник, датчик топлива).

Вручную, с контролем – выполненные работы заполняются вручную с последующим сравнением с плановым заданием и данными, полученным с установленного на автотранспорт контролирующего оборудования.

Вручную – информация о выполненных работах вводится вручную.

Система интегрирована с оборудованием (бортовыми блоками), установленным на автотранспортных средствах, что позволяет контролировать работу автотранспортных средств и отображать их местонахождение на географической карте местности.

Для мониторинга за автотранспортными средствами в системе создаются плановые маршруты/задания. На карте фиксируются контрольные точки маршрута, и для каждого отрезка маршрута (контрольной точки) указываются его характеристики, в том числе: перечень работ, время выполнения работ, плановое расстояния, категории дорог, сложность маршрута.

После выполнения планового задания при обработке путевого листа система осуществляет автоматическое сравнение зарегистрированных фактических данных с данными планового маршрута/задания. При обнаружении расхождений система сигнализирует о расхождениях ответственным сотрудникам предприятия.

Система позволяет просматривать на географической карте местности фактический маршрут транспортного средства и сравнивать его с плановым маршрутом.

В системе реализован механизм контроля жизненного цикла путевых листов (создание, печать, выдача водителям, прием, расчет и т.д.). Система автоматически формирует журнал учета путевых листов, в котором отображаются факты выдачи и приема путевых листов, для каждого путевого листа отображаются сведения об остатках ГСМ в баке автотранспорта, выводятся показания спидометра и другая необходимая для учета путевых листов информация.

Система осуществляет автоматический расчет нормативного расхода ГСМ. Расчет производится для каждого отдельного вида работ в путевом листе, для путевого листа в целом, с учетом справочных данных по транспортному средству (нормы расхода топлива, повышающие коэффициенты и др.). При расчете могут использоваться данные из планового задания, или данные GPS-приемника, или фактически введенные данные, в зависимости от системных настроек для выбранного автотранспортного средства.

Расчет стоимости выполненных работ

Система осуществляет расчет стоимости каждой выполненной работы, указанной в путевом листе, а также расчет общей стоимости выполнения работ для путевого листа в целом.

Система позволяет настраивать расчет стоимости выполненных работ: по плановым данным, по фактически введенным данным, по данным GPS-приемников.

Модуль расчета оплат предоставляет возможность расчета премий/доплат для каждого водителя, транспортного средства, вида работ и их совмещения, метода работ, места проведения работ.

После расчета стоимости работ, система формирует наряды по конкретному водителю, по всем водителям, работающим в данный период.

После формирования нарядов, система позволяет просматривать печатные формы нарядов, а также печатные формы карточек учета выполненных работ для каждого водителя по каждой выполненной работе. В карточке учета представлена вся информация по работам: количество груза, вид работы, метод работы, расценки, коэффициенты и повышающие расценки и т.д.

В системе реализован модуль склада запчастей. Это полнофункциональная подсистема, которая обеспечивает автоматизацию всех бизнес-процессов работы склада запчастей - прием и отгрузка запчастей для автомобилей, возврат закупленных запчастей поставщикам и учет возвратов запчастей, установленных на автотранспорт, перемещение запчастей по складу, инвентаризация, регистрация брака, обработка случаев пересортицы и т.п.

Модуль обеспечивает ведение иерархического адресного склада, с указанием мест хранения всей номенклатуры запчастей.

Система поддерживает ведение справочника запчастей, обеспечивающего обновление данных на основании импорта файлов из других систем предприятия или сторонних систем.

Модуль обеспечивает автоматическое формирование всех необходимых складских документов, в том числе приходных ордеров, требований-накладных и т.д.

Модуль склада запчастей полностью интегрирован с другими модулями системы, что позволяет избежать двойного ввода данных для учета движения запчастей в рамках предприятия.

В случае наличия на автотранспортном предприятии собственной АЗС, система позволяет вести учет ГСМ на АЗС. В системе фиксируются все факты прихода ГСМ на АЗС, реализован учет накладных расходов, обеспечивается расчет себестоимости ГСМ. Факты выдачи ГСМ ведутся в разрезе путевых листов. Система позволяет учитывать возврат ГСМ, передачу ГСМ от одного транспортного средства другому, удаленную заправку техники с помощью бензовозов и другие хозяйственные операции.

Учет ГСМ ведется по местам хранения/колонкам (карточки мест хранения) и по видам ГСМ (карточка ГСМ).

В карточках мест хранения фиксируются данные о движении ГСМ, замерах удельного веса ГСМ, сдачи мертвого остатка, факты инвентаризации и т.д.

В карточках ГСМ отображаются места хранения ГСМ, факты прихода и расхода ГСМ, замеры удельного веса.

На основании данных о движении ГСМ система автоматически формирует раздаточные ведомости, сводные отчеты о движении ГСМ и другие необходимые отчеты.

Возможность интеграции с другими программно-аппаратными системами, используемыми в организации, позволяет осуществлять эффективный двусторонний обмен данными в рамках всего предприятия.

В системе реализована возможность формирования более 20 аналитических отчетов, предоставляющих детальную информацию о загруженности и использовании ТС, расходе ГСМ (в разрезе водителей, по остаткам, перерасходам, расхождениям с плановыми показателями), количестве перевезенного груза (всего, на прицепе), грузообороте, часам в работе (по плану, в наряде, в движении) и прочим параметрам.

Роботизированный программный комплекс «ПК АвтоПлан».

«ПК АвтоПлан» программный комплекс работает как с автотранспортом, так и с любой спецтехникой, учитывая особенности ее работы. Комплекс позволяет объединить в единую управленческую систему все ресурсы и процессы автотранспортного предприятия: заказчиков, ИТР и водителей, технику, ГСМ, шины и запчасти, весь документооборот, весь ремонт и складской учет, весь процесс эксплуатации и контроля и все прочее, из чего состоит ежедневная деятельность АТП.

При этом ряд управленческих и контрольных задач комплекс выполняет в полностью автоматическом режиме, другие - с минимальным привлечением операторов. Это резко повышает точность управления, ликвидирует ошибки и фальсификации, снижает затратную часть предприятия, повышает производительность труда и эффект от использования техники.

«ПК АвтоПлан» - программный комплекс нового поколения, для автоматизации автотранспортного предприятия любого масштаба: имеющего от 3-х до бесконечности транспортных средств любых видов: легковой автомобиль, грузовик, автобус, кран, экскаватор, любая коммунальная или дорожно-строительная спецтехника.

В комплексе реализован набор автоматических процедур, которые в автоматическом режиме делают до 40% операторской, контрольной и управленческой работы. Это не просто документооборот, это робот, интеллектуальная система.

Программа максимально исключает «человеческий фактор» из управления, сведя к минимуму ошибки и махинации. Встроенная интеграция с оборудованием спутникового мониторинга состояния транспорта GPS/ГЛОНАСС (геолокация, расход топлива и так далее).

Технические результаты.

Возможность иметь полную фактическую информацию о состоянии автотранспорта с оборудования:

Информацию обо всех перемещениях транспорта;

Фактический пробег;

Фактическое время работы любых механизмов и агрегатов;

Информация о времени полезной работы, простоях и нерациональном использовании техники;

Соблюдение разрешенных маршрутов и выявление несанкционированных рейсов;

Параметры движения (скорость, режимы работы двигателя, выявление фактов потенциально опасного вождения);

Информация о заправках и сливах топлива, недоливов на АЗС;

Информация о случаях повышенного расхода топлива;

ВСЕ факты хищения топлива;

Возможность просмотра информации о работе ТС через web-интерфейс в онлайн режиме.

«ПК АвтоПлан» дает возможность получить автоматическую (роботизированную) обработку этих данных программным комплексом, что составляет до 40% контрольной и управленческой работы. Обычно эту работу приходится делать вручную - сравнивать результаты данных с оборудования и «бумажного учета», путевых листов, вводить эти данные вручную в программу, находить ошибки, фальсификации данных (воровство или попытка скрыть свои ошибки), все это занимает много времени и сил - почему это и не работает как хотелось бы. В случае применения комплекса всю эту огромную работу делает робот. Автоматически сигнализирует если что-то идет не так, блокирует связанные процедуры, таким образом, существенная часть ошибок/фальсификаций, становится физически невозможна.

Бизнес-результаты.

Сокращение расходов. Предприятие получает колоссальную экономию на затратах - в среднем до 20% от всех затрат предприятия. Только на ГСМ экономия составляет от 20% до 60%.

Резкое повышение производительности труда, высвобождение управленческих сил предприятия. Существенная часть рутинной работы просто исчезает, комплекс делает ее самостоятельно за счет роботизации. Другая часть работы делается проще и быстрее, часто просто «нажатием одной кнопки

Резкое снижение махинаций, воровства, ошибок персонала. Отсутствие «левых» рейсов, нецелевого использования техники, воровства ГСМ и запчастей, неоправданных простоев техники на ТО, а так же всего комплекса проблем уровня «забыл», «не подумал», «не обратил внимания».

Снижение зависимости от людей - их квалификации, честности, инициативности, памяти, обязательности и прочих профессиональных качеств. Система построена так, что она компенсирует возможные ошибки персонала. Комплекс дает объективную информацию по бизнесу, без участия «человеческого фактора».

Повышение оборота предприятия - до 5%, за счет исключения ошибок с выставлением счетов, оптимизации использования транспорта, сокращения его нецелевого использования, времени пребывания в ремонте/обслуживании. А так же решения прочих проблем, которые в обычной ситуации срезают часть доходов предприятия, но по той причине, что это все время разные проблемы, и за всеми ими не уследить - на это закрывают глаза.

Роботизация комплекса, без участия человека программа выполняет до 40% операторской, контрольной и управленческой работы:

Автоматически фиксирует въезд и выезд транспорта с жесткой привязкой по времени (без помощи механиков по выпуску);

Ведет журнал въезда и выезда транспорта с автоматической фиксацией пробега, времени холостой работы двигателя, времени нахождения на линии и т.д.;

Автоматически формирует план-задание на выпуск транспорта для механика по выпуску;

Фиксирует факт заправки транспорта с привязкой по времени и адресом АЗС;

Списывает со склада и распределяет по учетным карточкам транспорта запчасти установленные в процессе ремонта;

Ведет журнал учета и выдачи автошин, аккумуляторов, учитывает их наработку, формирует карточки учета и акты на списание;

Ведется автоматический учет и контроль выданных и сданных путевых листов.

Система постоянно ведет встречную проверку трех потоков информации: фактических данных с оборудования спутникового мониторинга, данных указанных самими водителями в путевых листах и расчетных данных на основе нормативов и алгоритмов их пересчета. К примеру автоматически сопоставляются данные пробега, времени работы транспорта, холостой работы двигателя, заправки и остатков в баке - на стадии обработки путевых листов;

Если встречная проверка данных выявляет аномальные отклонения, это автоматически включает сигнализаторы, привлекается внимание управляющего персонала, информация маркируется как недостоверная - без необходимости ее искать, вычленять и сопоставлять вручную.

Система автоматически защищает от выпуска на линию неисправного транспорта, транспорта без страховки, с просроченными документами, водителей с просроченными правами, допогами и просроченными личными карточками водителей по тахографам.

Программа содержит 6 взаимосвязанных модулей, которые полностью увязывают всю деятельность предприятия в единую систему.

Журнал механиков по выпуску транспорта;

Разнарядка транспорта;

Обработка путевых листов;

Журнал ремонтной службы;

Доступ к программе возможен как на рабочем месте, так и удаленно, через интернет или внутреннюю локальную сеть компании. Любой из участников процесса может быть в отъезде, но через интернет иметь полный доступ к рабочей информации, быть в курсе всех выполняемых работ, документов и цифр по всем контролируемым процессам.

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы – Автотранспорт»):

В режиме просмотра списка автотранспорта доступны следующие возможности:
- отбор по типу транспорта (в окне «Кол-во» показывается количество единиц автотранспорта выбранного типа),
- сортировка по различным признакам,
- добавление (кнопка «Добавить»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) карточки автотранспорта,
- формирование списка автотранспорта с выбранной сортировкой и отбором (кнопка «Печать списка») в Excel,
- открытие списка путевых листов по выбранному автомобилю (кнопка «Путевые листы»).
Заполнить список автотранспорта можно, импортируя его из внешнего файла в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из файла Excel или из базы данных 1С-Предприятие 7.7 в меню «Сервис» - «Импорт справочника ‘Автотранспорт’из 1С.
При удалении автотранспорта контролируется ссылочная целостность базы данных по журналам путевых листов, расходов и доходов, а также по спискам задач и напоминаний по пробегу.

Карточка автотранспорта имеет вид:

Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

При вводе данных в паспорт ТС изменения сразу записываются в базу данных для выбранного автомобиля.

Список объектов открывается из меню «Режимы – Справочник объектов».

Список клиентов и объектов клиентов открывается из меню «Режимы – Справочник клиентов».

3. Учет маршрутов

Список маршрутов открывается из меню «Режимы – Справочник маршрутов».

4. Учет путевых листов

Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы – Путевые листы»).

Режимы работы в журнале путевых листов:

Отбор путевых листов по статусу (все, новый, подготовлен, выдан, сдан, обработан) - статус путевого листа отображается в крайней правой колонке журнала,

Отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»),
- отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»),
- отбор путевых листов по маршруту,
- отбор по подразделению или участку,
- добавление (кнопка «Добавить»), копирование (кнопка «Копировать»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа,
- формирование печатной формы журнала путевых листов (кнопка «Печать») в Excel,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.

ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.

Статус путевого листа (подготовлен к выдаче, выдан водителю, сдан водителем, обработан),

Пробег, клиент, наименование груза, время прибытия, время убытия, количество часов, количество ездок, дополнительные поправочные коэффициенты для каждого из объектов маршрута (данные по любому объекту можно включить в расчет или исключить из расчета суммарных показателей по маршруту выборочно или для всех объектов одновременно),

По кнопке "Дополнительно" вводятся другие сведения: место отправления (подставляется автоматически из карточки маршрута при его выборе), сопровождающие лица, второй водитель, норма расхода топлива при простое с включенным двигателем,

Регион (первоначально подставляется регион, установленный в меню «Сервис -Основные настройки программы», используется для расчета зимней надбавки и автоматически устанавливает или снимает поправочный коэффициент «Зимняя надбавка» по данным начала и окончания действия надбавки для выбранного региона,
- показания спидометра – при выезде из гаража (рассчитываются автоматически по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля до записи путевого листа), при возвращении, пробег (рассчитывается автоматически, но может быть изменен и не равен суммарному пробегу по объектам),
- данные для расчета расхода основного и дополнительного вида топлива: остаток при выезде (рассчитывается по данным из предыдущего путевого листа выбранного автомобиля как разница между «Остаток при возвращении» и «Сдано» до записи путевого листа), получено, остаток при возвращении, сдано, расход топлива фактический, расход топлива по норме (только для дополнительного вида топлива).

Расход топлива по норме для основного вида топлива рассчитывается автоматически на основании данных, введенных в полях под заголовком «Расчет нормативного расхода основного вида топлива» и установленных поправочных коэффициентов.
Если в настройках программы выбран режим расчета - по объектам и хотя бы один объект в списке отмечен, расчет расхода топлива, пробега, времени работы производится по данным списка объектов с учетом дополнительных поправочных коэффициентов объектов. В этом случае для каждого объекта учитываются и общие коэффициенты путевого листа и коэффициенты объекта.

Дополнительные поправочные коэффициенты выбираются из соответствующего справочника. В форме списка этого справочника при позиционировании на группе коэффициентов в поле справа показывается список коэффициентов выбранной группы.

Общие поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).

Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».

Кнопкой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.

Для печати путевого листа в формате Excel (по кнопке «Печать») используются шаблоны путевых листов, расположенные в каталоге программы. Перечень шаблонов и выводимых реквизитов путевых листов приведен в меню «Сервис» - «Настройка печати путевых листов». Для подготовки собственного шаблона поместите в каталог программы файл Excel с соответствующим именем, внесите в его ячейки в нужных местах наименования шаблонов реквизитов путевого листа, начинающихся со служебного символа #.
ВАЖНО: Шаблоны реквизитов группы "Сведения об объектах" указываются в шаблонах путевых листов строго по порядку, начиная с 1, а печатаются только для помеченных строк списка объектов путевого листа. Шаблоны #Откуда1 и #МестоОтправления заполняются из поля "Место отправления" путевого листа, шаблоны #Откуда2, #Откуда3 и т.д. заполняются наименованиями объектов из предыдущей помеченной строки списка объектов путевого листа.

При статусе путевого листа "Подготовлен" и "Выдан" на печать не выводятся данные, соответствующие показателям при возвращении (дата, время, остатки и расход топлива, пробег, показания спидометра, данные о зарплате).

Вид печатаемой формы (типовая или форма пользователя) определяется константой "Использовать шаблоны пользователя для печати путевых листов", устанавливаемой в меню "Сервис - Основные настройки программы".

ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание "П") при установке не изменяются.

Список сотрудников открывается из меню «Режимы» - «Справочник сотрудников».

Доступные режимы:

Добавление,
- удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях),
- поиск,
- сортировка,
- печать,
- выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

Вводимые реквизиты:

Фамилия, имя, отчество,
- адрес,
- телефоны,
- дата рождения,
- № удостоверения,
- срок действия удостоверения,
- категория,
- класс,
- табельный номер,
- тарифы для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час и руб./км),
- должность,
- основной маршрут,
- паспортные данные,
- дата приема,
- дата увольнения,
- дополнительная информация (до 250 символов). 6. Учет расходов

Журнал расходов открывается из меню «Режимы» - «Журнал расходов»

Доступные режимы:

Добавление записи расхода,
- удаление записи расхода,
- изменение записи расхода,
- печать списка расходов за установленный период,
- вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням,
- установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день,
<’ и ‘>’),
- независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по сотруднику,
- отбор по группе или статье расхода,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.

При установке периода журнала равного календарному году или месяцу доступен режим вывода интерактивной диаграммы расходов кнопками «По месяцам» и «По дням» соответственно.

В этом режиме можно расшифровать нужный период (месяц или день) кликом по выбранному столбцу диаграммы, установить режим отображения нарастающим итогом с начала года (месяца), вывести диаграмму в Excel (меню «Печать»). В таблице расшифровки можно установить сортировку по любой колонке и изменить расположение колонок.

При вводе новой записи расхода обязательными для заполнения являются реквизиты «Дата», «Статья расхода» и «Сумма». Поле «Вид транспорта» используется только для отбора автомобилей и в базе данных расходов не фиксируется.
При выборе автомобиля автоматически заполняется реквизит "Сотрудник", если за выбранным автомобилем закреплен водитель.

Вызывается из меню «Режимы» - «Справочник статей расходов» и используется для заполнения записей расходов.

Доступные режимы:

Добавление группы расходов,
- добавление статьи расходов,
- изменение названия группы и статьи расходов,
- удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов),
- удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши). 7. Учет доходов

Учет доходов ведется аналогично учету расходов с такими же возможностями отбора, сортировки, расшифровки и пр. Используются пункты меню «Режимы» - «Журнал доходов», «Режимы» - «Справочник статей доходов».

Вызывается из меню «Режимы» - "Справочник подразделений и участков".

Доступные режимы:

Добавление подразделения,
- добавление участка,
- изменение названия подразделения и участка,
- удаление участка (с контролем ссылок в карточках автотранспорта),
- удаление подразделения (только после удаления всех участков выбранного подразделения),
- печать – вывод списка подразделений и участков расходов в Excel,
- поиск по наименованию,
- перемещение участка в другое подразделение (контекстное меню по правой кнопке мыши). 9. Ведение списка задач

Список задач вызывается из меню «Режимы - Задачи».

Доступные режимы:

Добавление задачи,
- удаление задачи,
- изменение задачи (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
- печать списка задач за установленный период,
- установка периодичности просмотра задач – год, квартал, месяц, день,
- быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘<’ и ‘>’),
- независимая установка даты начала и окончания просмотра списка задач,
- автоматическое создание задач по срокам замены водительских удостоверений (пункт меню "Сервис", в справочнике "Типы задач и напоминаний" должна быть статья "Замена удостоверений водителей"),
- поиск по тексту задач,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по сотруднику,
- отбор по группе или типу задач,
- отбор по клиенту,
- отбор прошедших и будущих задач (по отношению к системной дате) независимо от установленного периода просмотра,
- отбор завершенных и незавершенных задач,
- переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка задач.

При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.

Список напоминаний по пробегу вызывается из меню «Режимы - Напоминания по пробегу».

Доступные режимы:

Добавление напоминания,
- удаление напоминания,
- изменение напоминания (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
- печать списка напоминаний,
- поиск по тексту напоминания,
- отбор по виду транспорта,
- отбор по автомобилю,
- отбор по группе или типу напоминания,
- отбор наступивших и будущих событий.

При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.

Вызывается из меню «Режимы» - «Справочник типов задач и напоминаний» и используется для заполнения записей задач и напоминаний по пробегу.

Доступные режимы:

Добавление группы задач (напоминаний),
- добавление типа задачи (напоминания),
- изменение названия группы и типа,
- удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний),
- удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе),
- печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel,
- поиск по наименованию,
- перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши). 11. Отчеты

Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

Устанавливаемые отборы:

Вид топлива,
- вид транспорта,
- автомобиль,
- сотрудник (водитель),
- подразделение,
- участок,
- маршрут (в отчете по пробегу),
- объект (в отчете по пробегу),
- группа расходов/доходов,
- статья расходов/доходов.

Степень детализации отчетов:

За период в целом,
- по видам транспорта,
- по автомобилям,
- по путевым листам,
- по сотрудникам (водителям),
- по подразделениям,
- по участкам,
- по маршрутам (в отчете по пробегу),
- по объектам (в отчете по пробегу),
- по группам / статьям расходов и доходов,
- по периодам (год, квартал, месяц).

Анализируемые параметры для отчетов:

• Ведомость учета топлива:
• Получено, л
• Сдано, л
• Расход по норме, л
• Экономия, л
• Перерасход, л
• Остатки топлива:
• Остаток, л
• Пробег автотранспорта:
• Пробег, км
• Отчет о работе автотранспорта и среднем расходе топлива:
• Пробег, км
• Длительность простоя с включенным двигателем, час
• Длительность работы отопителя, час
• Объем транспортной работы, т*км
• Пробег с грузом, км
• Количество ездок с грузом за смену
• Длительность работы специального оборудования, час
• Длительность работы битумного насоса, час
• Длительность работы гудронатора, час
• Длительность работы подогревателя цистерны, час
• Количество заполнений и сливов цистерны, шт.
• Количество загрузок и обдувов цистерны, шт.
• Длит-ть работы двигателя со спец. агрегатами, мин.
• Длит-ть работы двигателя в стационарном режиме без нагрузки, мин.
• Количество погруженных и разгруженных комплектов контейнеров, шт.
• Расход топлива, л
• Средний расход топлива, л /100км
• Отчет об отработанном времени и заработной плате водителей:
• Пробег, км
• Отработано часов
• Заработная плата, руб.
• Отчет о нормативном расходе масел и смазок:
• Расход топлива фактический, л
• Расход моторного масла, л
• Расход трансмиссионных и гидравлических масел, л
• Расход специальных масел и жидкостей, л
• Расход пластических смазок, кг
• Сводная ведомость по учету горючего:
• Получено топлива, л
• Расход топлива фактический, л
• Начальный остаток, л
• Конечный остаток, л
• Расход по норме, л
• Пробег,
• Часов работы спец.оборудования,
• Показания спидометра на начало и конец периода,
• Отчеты о доходах, расходах и прибыли:
• Сумма доходов (расходов, прибыли), руб.
• Справка о наличии автотранспорта:
• Балансовая стоимость, руб.
• Количество автомобилей
• Справка о списанном (выбывшем) автотранспорте:
• Количество автомобилей
• Дата списания

Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:

• Основные настройки программы:
• Настройка цвета фона программы
• Название организации
• Адрес организации
• Телефоны
• Основной регион
• Основной тип автомобиля
• Дата подтверждения записи путевых листов
• Период журнала путевых листов при запуске программы (текущий месяц или текущий день)
• Флаг использования зимней надбавки для расчета нормируемого расхода топлива при простоях с включенным двигетелем
• Точность расчета расхода топлива (число знаков дробной части)
• Флаг установки режима автоматического подсчета фактического расхода топлива, равного нормируемому при вводе путевых листов
• Флаг установки режима расчета пробега, нормируемого расхода топлива, времени работы по объектам путевых листов
• Флаг показа задач на текущую дату при запуске программы
• Флаг показа напоминаний по пробегу при запуске программы
• Флаг установки режима печати путевых листов из шаблонов пользователя
• Флаг сохранения данных при выходе из программы.
• Настройку печати путевых листов:



• Проверку базы данных (проверка корректности ввода значений остатков топлива, пробега при выезде из гаража, возможных ошибок при расчете длительности работы)
• Сохранение данных
• Восстановление данных
• Очистку базы (удаление всех путевых листов, записей расходов и доходов, задач, напоминаний по пробегу).
• Оптимизацию базы данных (только в сетевой версии). Оптимизацию можно производить по мере необходимости и после очистки базы (рекомендуется не реже одного раза в год, особенно при большом количестве удалений)
• Редактирование нормативной базы.

ВАЖНО: Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. При изменении и добавлении данных в первых двух таблицах необходимо соблюдать правила ввода типа транспорта (см. сообщения по кнопке Помощь после выбора таблицы). Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.

• Импорт базы данных.
• Этот режим предназначен для импорта данных из прежних версий программы (в случае установки новой версии в другой каталог).
• Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из файла Excel.
• Для импорта выберите файл нужного формата, введите номер строки, с которой начинать импорт, установите значения по умолчанию для отсутствующих реквизитов и нажмите кнопку «Импорт».
• Импорт справочника ‘Автотранспорт’ из 1С.
• Для импорта выберите из стандартного диалога базу данных 1С-Предприятие 7.7. Доступны для импорта конфигурации: "Бухгалтерский учет" (редакция 4.5), "Комплексная конфигурация" (редакция 4.5), "Упрощенная система налогообложения" (редакция 1.3). Загружаются элементы справочника 1С "Основные средства" вида "Транспортные средства" с контролем уникальности по инвентарному номеру.
• Расчет кредита (только в сетевой версии).
13. Просмотр нормативной базы

Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».



14. Просмотр справочной информации

Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:

Примеры расчета расхода топлива,
- Полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
- Нормы эксплуатационного пробега шин,
- Правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».

Программа рассчитана как на организации, имеющие собственный автопарк, так и на простых автолюбителей. Программа "Автотранспорт" позволяет систематизировать информацию по заправкам, расходам, приобретенным запчастям и материалам, сервисному обслуживанию и ремонту.

Программа "Автотранспорт" подходит: - Для компаний имеющих автопарк и желающих вести удобный и простой учет транспортных средств, персонала и быть в курсе предстоящих событий. Для автолюбителей желающих контролировать события по сервисному обслуживанию, а также расходов на содержание автомобиля.

Основные возможности программы:

Учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства);

Учет списочного состава (с фотографиями) персонала;

Планирование сервисного обслуживания и ремонтов;

Учет расходов топлива, автозапчастей, инструмента…

Учет первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей);

Учет документов, хранение файлов в единой базе данных;

Организация складского учета;

Автоматизация грузоперевозок;

Работа со сканером штрих-кода;

Напоминания о запланированных событиях;

Формирование отчетов и диаграмм;

Многопользовательский режим работы;

Интеграция с системой спутникового мониторинга ГЛОНАСС / GPS - возможность получения пробега ТС из системы мониторинга на базе оборудования Wialon, Omnicomm, AutoGRAPH. Импорт пробега ТС с отчетов формата MS Excel;

- Получение почтовых сообщений по заданным правилам. Данную возможность можно применить к примеру для получения информации о штрафах ГИБДД (за каждым штрафом закрепляется водитель или транспортное средство для последующего контроля и учета).

Используя СУБД Microsoft SQL Server на компьютере с публичным IP-адресом, возможно не только в локальной сети но и через интернет вести учет транспортных средств, контролировать запланированные мероприятия, принимать заявки на грузоперевозки и мн. др. При использовании СУБД Microsoft SQL Server количество одновременных соединений с базой данных возрастает многократно. Это уже полноценная клиент-серверная архитектура (а не файл-серверная на базе файла БД Microsoft Access). Новая база данных формата MS SQL создается по текущей БД MS Access. Все данные переносятся автоматически. Вы получаете такую же точно БД.

Программа состоит из следующих модулей:

Модуль «Транспорт»

В данном модуле содержится вся информация о транспортных средствах (ТС), времени прохождения техобслуживании, поверки тахографов, продления страховок, выполнения определенных мероприятий контролируемых по пробегу ТС, о всех расходах и доходах на ТС.

Модуль «Персонал»

В данном модуле содержится вся информация о сотрудниках, о закреплении за водителями ТС, предупредительной работе с персоналом, медицинских осмотрах, ДТП, о нарушенных правилах, денежных расходов.

Модуль «Календарь»

Является календарем и средством создания расписаний, событий. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель, месяцев и года. Записи добавляются в календарь так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.

Модуль «Путевые листы»

Предназначен для автоматизации выпуска первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей) и формирование сводных выходных форм по показателям, введенным в путевых листах.

Основные возможности данного модуля:

1. ​Добавление неограниченного количества путевых листов.
2. Автоматическое заполнение полей остатков топлива на выезде, спидометра выезда данными предыдущего листа.
3. Корректировка выданных путевых листов.
4. Довод путевых листов по возвращению путевого листа в автопредприятие.
5. Отчеты по расходу ГСМ за любой период.
6. Учет заданий для водителей.
7. ПЕЧАТЬ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ:

• ​​грузового автомобиля форма 4-с
• грузового автомобиля индивидуального предпринимателя форма пг-1
• грузового автомобиля форма 4-п
• легкового автомобиля форма 3
• легкового автомобиля индивидуального предпринимателя форма пг-1
• легкового автомобиля ТАКСИ Приказ № 152
• автобуса форма 6
• автобуса необщего пользования форма 6 спец.
• реестра путевых листов и сводной ведомости расхода горючего.​

Бланки путевых листов автоматически заполняются и выводятся в формате MS Excel, свободны для редактирования.

Для наглядности в подчиненных таблицах в зависимости от текущей даты или пробега ТС подсвечиваются записи.

Контроль проводится по следующим полям:

Модуль «Транспорт»:

Таблица «Техобслуживания»: поле «Дата проведения ТО», "По одометру", "По моточасам";

Таблица «Страховки»: поле «Дата окончания»;

Таблица "Тахограф": поле "Дата калибровки";

Таблица «Контроль мероприятий»: поле «Пробег для выполнения… (км)».

Модуль «Персонал»:

Таблица «Медицина»: поле «Дата окончания…».

В настройках (Меню - Настройки) можно самостоятельно задать подсветку записей в данных подчиненных таблицах.

Модуль «Склад»

Данный модуль предназначен для организации складского учета со следующими функциями: учет товара, поступление, продажа, учет заказов от клиентов, отслеживание остатков, учет расходов денежных средств, внутреннее перемещение, работа по нескольким складам, списание товаров и т.д.

Программа работает с любым сканером штрих-кода , который подключается через USB порт. Подходят все сканеры штрих-кода, работающие в режиме «разрыв клавиатуры». То есть сканер штрих-кода эмулирует нажатия на клавиши клавиатуры и передает эту информацию в компьютер.

Модуль состоит из следующих основных вкладок:
Товары - содержится информация о всех товарах Вашей организации: наименование товара, его описание, вид, цена, товарная группа и т.д. Для каждого товара показывается его картинка с фото. С помощью инструмента Фильтр, можно отобрать для показа группу товаров по необходимому для работы признаку.
Поступления - содержит в себе данные по приходу товаров от поставщиков: информацию по документу, его номер, дату, сумму товара, наименование поставщика и т.д. Внизу таблицы подводятся итоги по общей стоимости всех поступивших товаров.
Продажи (Заказы) - содержит в себе информацию по типу продажи, форме оплаты, сумме, наименовании клиента и т.д. При продаже все проданные товары списываются со склада. Внизу таблицы подводятся итоги по общей стоимости продаж.
Состояние склада - содержит в себе наименование товара, товарную группу, количество товара, артикул, последнюю закупочную цену и среднюю закупочную цену. В данной таблице отображаются данные по наличию товаров на складе. Цветом выделяются товары, которые заканчиваются (В настройках (Меню - Настройки) можно самостоятельно задать подсветку записей). Внизу таблицы подводятся итоги по полям Последняя закупочная цена и Средняя закупочная цена.

Модуль «Заказы»
Предназначен наладить автоматизацию грузоперевозок. Процесс автоматизации включает регистрацию всех необходимых сведений о каждой перевозке, оперативный контроль выполнения перевозок, формирование и печать документов, просмотр отчетов. Расчет стоимости перевозок осуществляется либо по тарифам (почасовая оплата, километраж), либо по фиксированным тарифам за маршрут, либо по договорным ценам, имеющим частый характер. На основании зарегистрированных заказов возможно создать путевой лист — либо по одному заказу, либо за определенный период оказания услуг транспортных перевозок. Имеется множество наглядно-полезных сводных отчетов по всевозможным условиям и критериям.

Основные возможности модуля:

Автоматические расчеты стоимости перевозок по тарифам;
- Оперативные решения транспортных задач;
- Интеллектуальный поиск клиентов и транспортных средств;
- Учет и анализ всех финансовых операций по оказанию транспортных услуг;
- Хранение всех сведений и документов делопроизводства;
- Печать заявки на фирменном бланке на основании шаблона;
- Детализации оказания транспортных услуг;
- Формирования путевого листа;
- Выгрузка настраиваемых сводных отчетов (разбивка по неделям, месяцам);
- Многоступенчатый фильтр заказов согласно заданным условиям отбора...

Модуль «Касса»
- Данный модуль предназначен для ведения кассовых операций по счетам, вкладам и т.д.
- Возможность привязки счетов к таблицам модулей "Транспорт", "Персонал", "Склад" и ведения контроля по расходам и доходам на данных счетах.

Форма «Напоминания»

Предназначена для оповещения о проведения следующего технического обслуживания ТС, продления страховки ТС, проведения мероприятий контролируемых по пробегу ТС, дней рождений сотрудников, а также прохождения медицинского осмотра.

При регистрации программы необходимо выбрать подходящий для вас тип лицензии.

Стоимость регистрации программы "Автотранспорт" зависит от количества транспортных средств и персонала.

Информация покупателям:

1. Покупая одну из предложенных лицензий на программу, вы можете лицензионный код установить на неограниченное количество компьютеров (рабочих мест в сети).

2. Лицензия сетевая без ограничений, возможность вечно пользоваться той версией и лицензией, что вы купили.

3. Возможность бесплатно скачивать обновления программ в течении 1 года.

5. Вы можете использовать купленную программу в своей коммерческой деятельности.

Реплицированную БД обновлять нельзя.
Все БД, созданные в любой версии программы, работают во всех последующих версиях, за исключением реплицированной БД.
Перед началом установки новой версии все работающие экземпляры программы должны быть закрыты.
Обновление устанавливается в каталог с предыдущей версией программы.
Обновление информационной базы (первый запуск программой новой версии) необходимо производить монопольно - другие пользователи должны закрыть программу.
Перед установкой обновления выполнить резервное копирование каталога программы и каталогов всех информационных баз.
Не допустимо работать с одной и той же БД разными версиями программы.
Иногда при выходе новых версий программ меняется структура БД (например, добавляются новые поля, меняются формулы...), обновляются какие-то файлы (например, шаблоны документов или файл справки) или появляются новые. После обновления версии программы вы просто продолжаете вести вашу БД, созданную в предыдущих версиях программы, данные никуда специально переносить не нужно.

Перед переходом на новую версию программы:

• Скачайте обновление
• Сделайте резервную копию базы данных
• Новую версию программы следует установить в каталог установки старой версии программы, обычно это путь "C:\Program Files\Avtotransport\"
• В окне "Обновление рабочей Базы данных" укажите расположение новой версии базы данных программы
• Нажмите кнопку "Обновить"
• Перезагрузите программу.

Изменения в новых версиях программы

14.31:
- добавлен модуль "Заказы"
- добавлена таблица расчета транспортного налога
- добавлена функция репликации базы данных
- незначительные изменения в экспорте данных

14.33:

Добавлена возможность работать СУБД Microsoft SQL Server

Добавлены дополнительные справочники

Незначительные изменения в резервном копировании БД

14.34:

Добавлена возможность работы по нескольким складам

Добавлены таблицы "Перемещения", "Списания"

Незначительные изменения в модуле "Склад"

14.35:

Добавлена возможность печати ценников (настройка печати штрих-кода)

Добавлены таблицы "Всего поступившего товара", "Всего проданного товара", "Комплектация ТС"

Незначительные изменения в ядре программы

14.37:

Оптимизировали загрузку таблиц

Возможность добавления событий в календарь (Тех. обслуживания, Тех. осмотра, Страховки, Мероприятия, Персонал -> Медицина)

В основных настройках программы добавлена функция изменение названия шрифта

В таблице "Контроль мероприятий" убрали обязательное заполнение поля "Напомнить при..., км"

В окне "Путевой лист" вкладка "Работа машины" добавили "PopupMenu" = Итоги, Выбор полей, Оптимальная подгонка и т.д.

14.40:

Файл настроек перенесли в папку "AvtotransportFiles"

При масштабировании экрана внесены настройки шрифтов

Исправили функцию в обновлении старых версий баз данных

В таблице "Списания" раздела "Склад" изменили формат отображения поля "Количество" подчиненной таблицы "Списанные товары"

14.41:

14.42:

Таблицу "Прочие расходы" раздела "Транспорт" добавили поля "Цена", "Моточасы, м/ч"

14.43: