Какой реквизит не входит в состав формуляра. Какой из перечисленных ниже реквизитов не входит в состав договора

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:

Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении ­определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?

Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-­распорядительных документах, кроме писем.

Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?

Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ­юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения . К этим реквизитам относятся:

• «Резолюция»;
• «Отметка о контроле»;
• «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
• «Отметка о поступлении документа в организацию».

Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов .

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).

Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.

При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления . Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими ­документами, которая еще не успела отмереть.

Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:

• индексом корреспондента,
• индексом вида документа,
• индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа , которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.

Таблица 1.

Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.

Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.

Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.

При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.

Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и ­регистрационным штампом понимается одно и то же.

Реквизит «Резолюция»

Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).

Резолюцией называется реквизит , содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.

Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

Фрагмент документа

Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции :

• 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
• 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
• 3 часть — личная подпись руководителя;
• 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.

Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость. Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные ­резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также ­трудоемкостью и сложностью поручения).

Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30-2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.

Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредст­венным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями. Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредст­венным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»

Реквизит «Отметка о контроле»

Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция ) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).

Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответст­венно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» .

Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.

Фрагмент документа

Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).

Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30-2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.

1 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

Задание

Ответить на тестовые вопросы, ответы представить в виде таблицы (см. ниже):

1. Документирование – это:

а) придание юридической силы принятому управленческому решению с

помощью документов;

б) запись в соответствии с законодательством;

в) создание документов, т.е. запись по установленным формам

необходимой для управления информации.

2. Документационное обеспечение управления – это:

а) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и

организацию работы с официальными документами;

б) прием и обработка документов, необходимых для принятия

управленческих решений и реализации управленческих функций;

в) запись по установленным формам информации, необходимой по

реализации управленческих решений.

3. Определение термина «документ»:

а) зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

б) средство закрепления различным способом на специальном

материальном носителе информации об управленческих решениях;

в) материальный объект с запечатленной информацией

Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003, каждое

предприятие обязано применять :

а) общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов;

б) бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных

в) бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов.

Формуляр-образец организационно-распорядительного документа

представляет собой:

а) макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским

способом;

б) образец бланка документа;

в) схему расположения реквизитов организационно-распорядительного

документа;

г) образец конкретного вида организационно-распорядительного

документа.

6. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка:

а) наименование организации, эмблема организации или товарный знак,

наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат;

б) наименование организации, место для вида документа, дата,

регистрационный номер документа, место составления;

в) наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП,

справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на

регистрационный номер и дату документа.

7. Нумерация страниц документа производится:

а) по центру нижнего поля;

б) в правом нижнем углу документа;

в) по центру верхнего поля;

г) в правом верхнем углу документа.

8. Реквизит документа – это:

а) фирменный бланк;

б) основная часть документа;

в) его отдельная часть.

Какие способы оформления даты в документах являются

правильными?

б) 05.02.2007 г. е) 07.02.05

10. Обязательному утверждению подлежат:

а) приказы;

б) служебные записки;

в) контракты;

г) штатное расписание;

а) должностное лицо, подписавшее документ;

б) исполнитель, составивший документ;

в) организация, от имени которой отправляется письмо.

На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату

документа:

а) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответном;

г) циркулярном;

д) на всех письмах.

13. Что является датой протокола:

а) дата подписания;

б) дата заседания;

в) дата регистрации.

14. Отметка о контроле проставляется на документе:

а) на верхнем поле в правом углу;

б) на нижнем поле в правом углу;

в) на левом поле;

г) произвольно.

15. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя

должностными лицами одного уровня, оформляется:

а) в два ряда на одном уровне;

б) одна подпись под другой;

в) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа.

В результате рассмотрения руководителем входящего документа на

нем появляется:

а) подпись;

б) резолюция;

17. Резолюция проставляется:

а) в правом верхнем углу;

б) на полях документа;

в) на любом свободном месте документа, кроме полей;

г) под реквизитом «Подпись».

Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной

деятельности :

а) название организации;

б) вид документа;

в) место издания;

г) адресат;

д) заголовок к тексту

19. Документооборот учреждения реализуется в виде документопотоков:

а) внешние, внутренние;

б) официальные, личные;

в) информационные, распорядительные;

г) по основной деятельности, по личному составу;

д) входящие, исходящие, внутренние.

20. Какие документы являются распорядительными:

а) должностная инструкция, приказ, решение, указание, учредительный

договор (контракт);

б) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение;

в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол,

распоряжение.

21. Какие документы являются организационными:

а) устав, положение, инструкция, структура и штатная численность,

штатное расписание, правила;

б) устав, положение, протокол, постановление, правила, штатное

расписание, договор (контракт);

в) устав, положение, инструкция, штатное расписание, правила, приказ,

договор (контракт).

22. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:

б) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение –

регистрация – исполнение – отправление;

г) прием – первичная обработка – предварительное рассмотрение –

д) оформление документов – подписание – регистрация – согласование –

утверждение – отправка.

23. Исходящий документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – направление в дело;

рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – отправка;

г) оформление документа – подписание – регистрация – согласование –

утверждение – отправка.

24. Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:

а) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – исполнение – направление в дело;

б) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение –

рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

в) составление проекта – согласование – оформление – подписание –

регистрация – отправка;

г) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение –

регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;

д) оформление документа – подписание – регистрация – согласование –

утверждение – отправка.

25. Основание издания приказа по основной деятельности содержится:

А) в заголовке;

б) в констатирующей части текста;

в) в прилагаемых документах;

г) в распорядительной части текста приказа.

Похожая информация.

ТЕСТ ИТОГОВЫЙ

1 вариант

а) организация;

2. Укажите, в какой резолюции срок исполнения указан правильно:

а) подготовить ответ, срок 10 дней;

б) подготовить ответ до 25.10.2003;

в) подготовить комплексную программу к 25.10.2003;

г) подготовить комплексную программу, срок две недели.

3. Укажите, какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности:

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

г) регистрационный номер;

д) место издания;

е) заголовок к тексту;

4. Укажите, с помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:

а) визы согласования;

б) грифа согласования.

5. Укажите, что является датой решения:

а) дата составления проекта;

б) дата проведения заседания коллегиального органа, на котором было принято решение;

в) дата подписания;

г) дата согласования.

6. Документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события, называются:

а) акт; г) постановление;

б) контракт; д) протокол.

в) решение;

7. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:

а) если присутствующих более 5 человек;

б) если присутствующих более 10 человек;

в) если присутствующих более 15 человек

г) при любом количестве присутствующих;

д) если на совещании присутствуют приглашенные из других организаций.

8. Укажите, в каком падеже при составлении заявления указывается должность, фамилия, имя, отчество автора:

9. Укажите, в каком документе определяется фонд заработной платы работников организации:

а) штатной численности;

б) штатном расписании.

10. Укажите, что является датой штатного расписания:

а) дата подписания;

б) дата утверждения;

в) дата согласования;

г) дата события.

11. Укажите, что такое номенклатура дел:

а) список заголовков дел;

б) систематизированный перечень заголовков дел;

в) систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

12. Формирование дел – это:

а) группировка документов в дела;

б) группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;

в) систематизация документов внутри дела:

г) группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13. Укажите, какие документы предъявляются работником при поступлении на работу:

а) заявление, паспорт, трудовая книжка, документ об образовании;

б) паспорт, трудовая книжка, документ об образовании, автобиография ;

в) паспорт, трудовая книжка, диплом, свидетельство государственного пенсионного страхования.

14. Укажите, что является основанием для издания приказа о приеме работника:

в) штатное расписание;

г) правила внутреннего трудового распорядка;

д) все перечисленные документы.

8. Укажите, кто подписывает инструкцию:

а) руководитель организации;

б) руководитель структурного подразделения;

в) составитель.

а) структурного подразделения;

б) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах организации;

в) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

10. Укажите, какие документы подшивают в дело:

а) исполненные;

б) неисполненные;

в) подлинники;

г) черновики документов;

д) заверенные копии.

11. Укажите, в каком случае трудовой договор имеет юридическую силу:

а) если трудовой договор подписан руководителем предприятия и заверен печатью;

б) если трудовой договор подписан руководителем и работником;

в) если трудовой договор подписан руководителем и работником и заверен печатью;

г) если трудовой договор подписан работником.

12. Укажите, кто заполняет личную карточку формы Т-2:

а) работник;

б) работник кадровой службы.

13. Укажите, в каком падеже при составлении заявления указывается должность, фамилия, имя, отчество автора:

а) в родительном падеже с предлогом «от»;

б) в родительном падеже без предлога;

в) в дательном падеже.

14. Документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, применяемый для сбора первоначальной информации претендентов на трудоустройство, называется:

а) анкета; в) резюме.

б) автобиография;

15. Документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события, называются:

а) акт; г) постановление;

б) контракт; д) протокол.

в) решение;

а) организация;

б) должностное лицо, подписывающее документ;

в) лицо, составившее документ.

17. Укажите, где проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»:

а) под реквизитом «Место составления или издания»;

б) под реквизитом «Наименование вида документа»;

в) под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

18. Укажите, на каких документах проставляется реквизит «Адресат»:

а) на всех исходящих документах;

б) на письмах, справках;

в) на всех документах.

19. Дайте определение делопроизводства:

а) процесс создание и оформления документов;

б) движение документов в организации;

в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.

Оформление первичных документов

Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).

Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):

• кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
• платежные поручения и прочие банковские документы,
• расчетно-платежная ведомость,
• транспортная накладная,
• бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).

Какие реквизиты первичного документа обязательны

Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
• дата его составления,
• наименование фирмы, которая составила документ,
• содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
• его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
• должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
• подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций - в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.

Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.

При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.

Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»

При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).

1. Реквизит документа – это:

а.Его отдельный элемент.

б.Часть служебного письма.

в.Фирменный бланк.

2. При адресовании должностному лицу инициалы ставят:

а.Перед фамилией адресата. б. После фамилии адресата.

3. В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма:

а. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

б. Приложение на 3 л. в 2 экз.

4 .С какой целью на проекте документа указывают фамилию и телефон исполнителя:

а.Для придания документу юридической силы.

б.Для оперативной связи.

5. На бланке документа наименование организации, являющейся автором документа, воспроизводят на иностранном языке в тех случаях, когда:

а. Наименование закреплено в ее учредительных документах.

б. Организация ведет совместную с иностранными партнерами деятельность.

в.Организация является филиалом иностранной фирмы.

6. Из каких элементов состоит реквизит 27?

7. Какой реквизит не входит в состав формуляра – образца приказа:

а.Наименование организации. д.Вид документа.

б. Дата. е. Адресат.

в. Подпись. ж. Текст.

г.Заголовок к тексту. з. Место издания

8. Что означает виза юриста на приказе:

а.Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.

б. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

9. Что является датой протокола:

а.Дата заседания. б.Дата подписания протокола.

в.Дата регистрации. г.Дата согласования.

10. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в ____________части ________________стороны последнего листа _____________________документа.

11 . Исходящий номер служебного письма – это:

а.Регистрационный номер, проставляемый адресатом.

12. Кем подписываются документы, составленные комиссией:

а.Председателем.

б.Председателем и секретарем.

в.Руководителем организации.

г.Председателем и членами комиссии

13.Что является датой документа:

а. Дата его подписания

б.Дата его утверждения

в.Дата события, которое в нем зафиксировано

г.Все перечисленное

14. Каким образом следует проставлять на документе оттиск печати?

15. Укажите правильные примеры оформления даты:

16. Возможно ли оформление виз документа на отдельном листе согласования?

17.В состав реквизита «Адресат» входят элементы:

а.Наименование учреждения

б.Наименование структурного подразделения

в.Наименование должности получателя

г.Наименование должности отправителя

д.Инициалы и фамилия

е.Почтовый адрес

ж.Все перечисленное.

18. В каком случае указывают место составления или издания документа?

19.Сколько всего реквизитов:

20. На бланке может быть герб России и герб субъекта Федерации одновременно?

21. Символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы - это.

22. ОКПО – это

23. Какой реквизит является обязательным реквизитом, определяющим юридическую силу документа?

24. ОГРН - это

25. С чем должен быть согласован заголовок?

26. Код формы документа проставляют по

27. Код унифицированной формы документа (код) состоит из _______цифровых десятичных знаков и ________________числа.

28. Сколько степеней подведомственности указывается в реквизите 08?

29. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ___________или _____________от наименования на государственном языке Российской Федерации.

30. Справочные данные об организации включают в себя:

а. почтовый адрес;

б. номер телефона;

в. номер факса;

г. номер счета в банке;

д. адрес электронной почты.

31. Точка в конце заголовка:

а.не ставится;

б. ставится.

32. Какой реквизит указывается только в служебных письмах?

33. Что такое резолюция?

34. Какой обязательный реквизит отсутствует только на служебном письме?

36. Какими буквами печатают реквизит 10?

37. Реквизит 12 включает в себя следующие элементы:

38. Какой реквизит помещается только на бланке для писем?

39. Допускается ли центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке?

40. Отметьте ошибки в данном реквизите

« УТВЕРЖДАЮ»

Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись Степанов А.В.

41. ВНИИДАД – это

42. Где располагают гриф утверждения документа?

43. Допускается ли оформление резолюции на отдельном листе?

44. Заголовок не должен превышать_______ строк.

45. На документах, требующих исполнения и взятых на контроль какой ставится реквизит?

46. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи:

а. не указывают;

б. указывают.

47. Какой реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования?

48. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в _____________части _______________стороны ______________отправляемого документа.

49. Что включает в себя реквизит 29?

50. Допускается ли проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За»?

Вопросы для подготовки к экзамену

1. Какие документы входят в систему организационно-распорядительной документации?

3. В чем заключается принцип многофункциональности документов?

4. Что составляет формуляр документа, типовой формуляр? Для каких документов строится формуляр-образец?

5. Назовите реквизиты документов, придающие им юридическую силу.

6. Какие отметки на документах Вы знаете?

7. С какими функциями по делопроизводственному обслуживанию связана отметка «Об исполнении и направлении документа в дело»?

8. Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете?

9. Из каких элементов состоит гриф согласования?

10. Как оформить приложение к документу?

11. Сколько адресов можно максимально поместить на одном документе?

12. Какие элементы входят в реквизит «Подпись»?

13. Какие реквизиты входят в состав грифа утверждения? Где они располагаются?

14. Как формируется заголовок к тексту? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже?

15. Что такое бланк документа, виды бланков? Основные требования к разработке и оформлению бланков.

16. Назначение и оформление реквизита «Резолюция».

17. Каков порядок подготовки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения?

18. Назовите реквизиты приказа по основной деятельности.

19. Каков порядок согласования проекта приказа?

20. Из каких частей состоит текст приказа? Как формируются пункты распорядительной части приказа?

21. Какие реквизиты используются при составлении протокола?

22. Структура текста полного протокола. Кто подписывает протокол?

23. Какие реквизиты используются при составлении делового письма?

24. Композиционная структура текста делового письма.

25. Какие реквизиты используются при составлении заявления, представления, телеграммы?

26. Какие реквизиты используются при составлении акта?

27. Требования к составлению и оформлению докладной записки, справки.

28. Назначение и состав справочно-информационной документации.

29. Какие виды докладных записок Вы знаете?

30. В чем заключается цель документооборота?

31. Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

32. По каким признакам строятся номенклатура дел?

33. Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

34. Из каких разделов состоит контрольная карточка?

35. Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

36. Основные методы совершенствования документооборота.

37. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.

38. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

39. Перечислите требования, которые необходимо учитывать при составлении описей дел.

40. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?

41. Дайте определение экспертизы ценности документов.

42. Выполнение каких операций предусматривается при полном оформлении дел?

43. Требования к изготовлению, учету и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.