Унификация и стандартизация таможенных документов презентация. Презентация на тему «Стандартизация и унификация документов

Министерства РФ по налогам и сборам

Основные требования, предъявляемые к унифицированным формам документов. Приложение 2 1. Формы документов должны быть стабильны во времени. 2. Унифицированные формы налоговых документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А: А3; А4; А5; А6. 3. Документы должны иметь однообразную структуру расположения основных реквизитов, основанную на формулярах - образцах. 4. Формы документов должны быть максимально приспособлены для машинной обработки содержащейся в них информации и удобны для восприятия их человеком. 5. Количество разнообразных форм документов должно сводиться к минимуму. 6. Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство их заполнения и последующей обработки. 7. Наименования реквизитов УФНД должны соответствовать наименованиям, принятым в ОК ТЭИ. 8. Содержащиеся в документах термины и единицы измерения должны быть унифицированы для сопоставимости взаимосвязанных экономических показателей. 9. Реквизиты должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка. 20. Форма документа должна содержать идентификационные признаки ответственного исполнителя и содействовать выполнению процедур, обеспечивающих придание юридической силы документу.

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ Документационное обеспечение управления

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает: установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов; разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации). В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ ≪О техническом регулировании≫, под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие ≪ стандарт ≫. Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов). Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 ≪Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов≫, продолжают действовать.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ; унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Применение Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

«Отдел кадров» - Безопасность труда. Основные интерфейсы системы. Задачи, прошедшие автоматизацию. Общие сведения. Автоматизированная система. Выходные документы. Аналог - 1С: Зарплата и кадры. Диаграмма потоков данных. Входные документы. Технические средства. Программное обеспечение. Цель и назначение автоматизации.

«Управление предприятием» - Проектирование организационной структуры. Проектирование системы управления предприятием. Бизнес-процессы. Растущие предприятия, созданные в последние 3-8 лет. Проблемы и отклонения. Построение модели бизнес-процессов. Формирование регламентных документов. Сегодняшние экономические реалии. Возможности по формированию документов и отчетов.

«Бэк-офис» - Бэк-офис 1 бэк-офис 2 бэк-офис 3. Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс). Программист программист программист. МИДЛ бизнеса 2. Access, Бос-кадровик, и т.п. Выбор концепции автоматизации. Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения. Децентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИС.

«Шаблоны ИТ в бизнесе» - Шаблоны ИТ в бизнесе – оптимизация операций. Стратегия компании и КИС. Модель Захмана - III. Шаблоны ИТ в бизнесе - учет. Шаблоны информационных технологий как механизм реализации стратегии компании. Шаблоны ИТ в бизнесе – кастомизация по запросу. Внедрение ИТ как изменение архитектуры предприятия. Шаблоны ИТ в бизнесе – автоматизация бизнес-процессов.

«Умные системы» - Шаги при проектировании умной системы. Базовое свойство умных систем - адаптивность. Цепочки создания ценности на предприятии. Основа построения умных систем - Цепочки создания ценности. Адаптивная информационная система. При проектировании ИС необходимо использовать модель «как должно быть». Сформировать единую модель Организации «как должно быть».

«Информационная система организации» - Части правового обеспечения. Технические средства. Классификация информационных систем по функциональному признаку. Формы организации технического обеспечения. Прочие системы (ИС руководства). Персонал организации. Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств. Система. Обеспечение -совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных.

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации. Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен). Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой. Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов». Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует: 1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов); 2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.); 3)упорядочению информационных потоков; 4)сокращению количества документов; 5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам.

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Общероссийские унифицированные формы являются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. 1.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов». Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Табель форм документов предназначен для: - оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; -классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности; - унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации; - унификации форм документов; - упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов. Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах: - бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии); - электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются: - единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; - единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов; - определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм; - установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает: - соответствие используемых форм документов решаемым задачам; - оперативность реализации управленческих функций; - сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов. УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ). Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов. Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу- эталону. В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: - документация по созданию организации, предприятия; - документация по реорганизации организации, предприятия; - документация по ликвидации организации, предприятия; - документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий; - документация по распорядительной деятельности организации предприятия - документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по приему на работу; - документация по увольнению с работы; - документация по оформлению отпусков; - документация по оформлению поощрений; - документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от утвержден ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.

УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Униицированная система первичной учетной документации: - документация по учету труда и его оплаты; - документация по учету основных средств и нематериальных активов; - документация по учету кассовых операций; - документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации; - документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; - документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно- строительных работ; - документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; - документация по учету движения зерна; - документация по учету движения другой продукции растениеводства; - документация по учету движения животных; - документация по учету движения продукции животноводства; - документация по учету реализации продукции; - документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения; - документация по учету работы строительных машин и механизмов; - документация по учету работ в автомобильном транспорте.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система банковской документации: - платежная документация по безналичным расчетам; - документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям; - документация по квитовке авизо; - документация по организации валютного регулирования и валютного контроля; - документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России; - документация по кредитным операциям банков; - документация по денежному обращению; - документация банковской отчетности; - документация депозитарного учета.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации: - финансовая документация; - документация по бюджетной отчетности; - документация по бюджетному учету; - документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации; - документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации: - документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора; - документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам; - документация по доходам и уровню жизни населения; - документация по науке и инновациям; - документация по демографическим показателям и правонарушениям; - документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников; - документация по оптовой торговле; - документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации); - документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно- коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам; - документация по статистике промышленности; - документация по сельскому хозяйству; - документация по строительству; - документация по внешнеэкономической деятельности; - документация по розничной торговле и общественному питанию; - документация по транспорту и связи; - документация по ценам и тарифам; - документация по инвестициям.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий: - отчетная бухгалтерская документация; - регистры бухгалтерского учета; - первичная учетная документация; - бланки строгой отчетности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ. Унифицированная система документации по труду: - документация по состоянию рынка труда; - документация по трудовым отношениям; - документация по повышению квалификации работников органов по труду; - документация по охране труда; - документация по минимальным потребительским бюджетам; - документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ: - документация по учету и распределению средств; - документация по планово-экономической деятельности; - документация по контрольно-проверочной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система внешнеторговой документации: - оперативно-коммерческая документация; - товаросопроводительная документация; - расчетная внешнеторговая документация; - страховая внешнеторговая документация; - документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ; - транспортная внешнеторговая документация; - экспедиторская внешнеторговая документация.

ВЫВОД: Все унифицированные системы включают стандарты, комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд других единых систем документации и базовых требований к их применению. Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенности хранения. Работа по унификации и стандартизации документов ведётся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие. Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации. Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен). Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой. Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов». Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует: 1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов); 2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.); 3)упорядочению информационных потоков; 4)сокращению количества документов; 5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам.

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Общероссийские унифицированные формы являются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. 1.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов». Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Табель форм документов предназначен для: - оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; -классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности; - унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации; - унификации форм документов; - упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов. Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах: - бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии); - электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются: - единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; - единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов; - определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм; - установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает: - соответствие используемых форм документов решаемым задачам; - оперативность реализации управленческих функций; - сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов. УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ). Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов. Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу- эталону. В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: - документация по созданию организации, предприятия; - документация по реорганизации организации, предприятия; - документация по ликвидации организации, предприятия; - документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий; - документация по распорядительной деятельности организации предприятия - документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по приему на работу; - документация по увольнению с работы; - документация по оформлению отпусков; - документация по оформлению поощрений; - документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от утвержден ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.

УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Униицированная система первичной учетной документации: - документация по учету труда и его оплаты; - документация по учету основных средств и нематериальных активов; - документация по учету кассовых операций; - документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации; - документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; - документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно- строительных работ; - документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; - документация по учету движения зерна; - документация по учету движения другой продукции растениеводства; - документация по учету движения животных; - документация по учету движения продукции животноводства; - документация по учету реализации продукции; - документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения; - документация по учету работы строительных машин и механизмов; - документация по учету работ в автомобильном транспорте.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система банковской документации: - платежная документация по безналичным расчетам; - документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям; - документация по квитовке авизо; - документация по организации валютного регулирования и валютного контроля; - документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России; - документация по кредитным операциям банков; - документация по денежному обращению; - документация банковской отчетности; - документация депозитарного учета.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации: - финансовая документация; - документация по бюджетной отчетности; - документация по бюджетному учету; - документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации; - документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации: - документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора; - документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам; - документация по доходам и уровню жизни населения; - документация по науке и инновациям; - документация по демографическим показателям и правонарушениям; - документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников; - документация по оптовой торговле; - документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации); - документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно- коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам; - документация по статистике промышленности; - документация по сельскому хозяйству; - документация по строительству; - документация по внешнеэкономической деятельности; - документация по розничной торговле и общественному питанию; - документация по транспорту и связи; - документация по ценам и тарифам; - документация по инвестициям.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий: - отчетная бухгалтерская документация; - регистры бухгалтерского учета; - первичная учетная документация; - бланки строгой отчетности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ. Унифицированная система документации по труду: - документация по состоянию рынка труда; - документация по трудовым отношениям; - документация по повышению квалификации работников органов по труду; - документация по охране труда; - документация по минимальным потребительским бюджетам; - документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ: - документация по учету и распределению средств; - документация по планово-экономической деятельности; - документация по контрольно-проверочной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система внешнеторговой документации: - оперативно-коммерческая документация; - товаросопроводительная документация; - расчетная внешнеторговая документация; - страховая внешнеторговая документация; - документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ; - транспортная внешнеторговая документация; - экспедиторская внешнеторговая документация.

ВЫВОД: Все унифицированные системы включают стандарты, комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд других единых систем документации и базовых требований к их применению. Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенности хранения. Работа по унификации и стандартизации документов ведётся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие. Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.