Состав реквизитов бланка по новому стандарту на оформление документов. Схемы расположения реквизитов документов Расположение реквизитов на бланке документа описание

Официальные документы, как правило, создаются на блан-ках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведен-ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор-ганизации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку-мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Для изготовления бланков используют в основном два фор-мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327. Бланки документов должны быть изготовлены с учетом раз-меров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованны-ми шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в за-висимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименова-нии организации-автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе-мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма.

В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую-щие реквизиты:

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи-вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви-зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку-мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче-ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо-жением реквизитов.

Общий бланк .

В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива-ния);

04 код организации;

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от-меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци-онный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа . Если общий бланк дополнить наимено-ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет-ных видов документов целесообразно создавать, если в организа-ции применяется большое количество документов этих видов (на-пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках . В организациях субъектов Россий-ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче-стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на-циональном, на одном уровне, используя продольное располо-жение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа-ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та-ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска-жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле-нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков).

При поступлении бланков в журнале записывают:

Наименование вида бланка;

Дату поступления;

Номер сопроводительного документа;

Наименование предприятия-изготовителя;

Серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

Наименование вида бланка;

Количество экземпляров;

Серию и номера бланков;

Наименование структурного подразделения;

Фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

Расписку в получении;

Примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае-мых шкафах. Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна-ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап-паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж-ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме-щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав-тора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот-рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло-щадь (72,8 х 88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают-ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло-щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво-бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен-тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет-ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме-щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от-метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки. Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго-товлении бланков.

Не допускается:

Размещение на бланке только сокращенного наименова-ния организации — автора документа, отсутствие сведе-ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

Составление бланка на двух языках, но с различной ин-формацией об организации — авторе;

- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

Размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст-венной регистрации;

Произвольного расположения реквизитов бланка, не соот-ветствующих требованиям государственного стандарта;

Размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен-ные» украшения);

Размещение реквизитов на бланках российских организа-ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на-рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

Реквизиты общего бланка:

• 11 - дата документа;
• 14 - место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
• 08 - наименование организации;
• 09 - справочные данные об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

• 11 - дата документа;
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 15 - адресат;
• 17 - резолюция;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле;
• 20 - текст;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 08 - наименование организации;
• 10 - наименование вида документа;
• 14 - место составления или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

• 11 - дата документа;
• 12 - регистрационный номер документа;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле.

По ГОСТу Р 6.30-2003 бумага для бланков документов должна быть достаточно хорошего качества, текст хорошо читаем. Бланки могут быть формата А4 и А5, могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланк документа должен иметь правильные размеры полей. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Каждый из этих видов бланков имеет свой набор реквизитов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Общий бланк

Бланк письма

Двуязычный бланк

При составлении служебных документов одним из обязательных условий является использование бумаги стандартных размеров.

Однако на "чистом" стандартном листе бумаги можно составлять только некоторые виды документов: заявления, предложения, жалобы, докладные записки, объяснительные записки.

Для большинства служебных документов необходимы стандартные листы бумаги, на которые заранее нанесены реквизиты, иденти­фицирующие автора официального письменного документа (органи­зацию). Набор таких реквизитов называется бланком документа.

Реквизиты, входящие в состав бланка, делятся на постоянные и переменные. Для переменных реквизитов в бланке посредством прочерков отводятся специальные места (зоны).

Таким образом, бланк документа представляет собой стандарт­ный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов.

Для изготовления бланков документов применяются два стан­дартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Листы документа должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, верх­нее, нижнее, 10 мм - правое.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя различными спо­собами: угловым и продольным. Выбор способа расположения реквизитов в бланке зависит от вида документа.

Угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа) целесообразно в тех случаях, когда оформляемый на бланке документ имеет надписи, помещаемые в правом верхнем углу, например: гриф утверждения в должностной инструкции, адресат в слу­жебном письме.

При отсутствии в документе таких реквизитов нет необходимо­сти "сдвигать" бланк в левый угол верхней части документа. В данном случае реквизиты бланка располагают продольно, вдоль верхнего поля документа. Такое размещение бланка удобно для большинства внутренних документов организации (например, для приказов и протоколов).

По составу реквизитов различают три вида бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Ниже перечислен состав реквизитов бланков названных видов:

Из приведенной таблицы видно, что некоторые реквизиты явля­ются "универсальными", т. е. входят в бланки всех видов, например:

наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа.

На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. При этом в общий бланк добавляют реквизит "Наименование вида документа". Очевидно, что для часто составляемых документов (на­пример, приказов) использование общего бланка неудобно. В данном случае целесообразно иметь бланки конкретных документов.

Специальный бланк для писем необходим в связи с главной особенностью этого документа - он предназначен для направления в другие организации и должен содержать подробные справочные данные отправителя письма.

В крупных организациях бланк письма может дополняться та­кими надписями, как "Наименование должности" (например, заместитель директора) и "Наименование структурного подраз­деления" (например, "Отдел маркетинга"), которые указывают­ся после реквизита "Наименование организации".

Потребность в должностных бланках и бланках структурных подразделений возникает в тех случаях, когда решение отдельных специальных вопросов производственно-хозяйственной деятельно­сти делегируется заместителям руководителя организации или руководителям структурных подразделений, т. е. когда названные должностные лица получают право подписывать служебные письма, отправленные из организации - автора документа.

При изготовлении бланков документов может использоваться только русский язык, т. е. государственный язык Российской Феде­рации, или два языка:

· русский и национальный {государственный язык субъекта Российской Федерации);

· русский и иностранный (например, английский).

Необходимость изготовления двуязычных бланков устанавливается соответствующими актами субъектов Российской Федерации или (для негосударственных организаций) самой организацией.

Особенности оформления реквизитов, входящих в бланки до­кументов, будут даны в материалах следующего занятия.

Нормативная база:

1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2.ГОСТ Р 630-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается основное значение бланка для официального письменного документа?

2. Каким способом в бланке документа обозначаются переменные реквизиты?

3. На бумаге каких стандартных форматов изготавливаются бланки документов?

4. Какие поля должны иметь листы документа?

5. От чего зависит выбор способа расположения реквизитов бланка?

6. Почему целесообразно иметь в организации не только общий бланк, но и бланк конкретного вида документа?

7. Почему бланк письма включает намного больше реквизитов, чем бланки других видов?

8. В каких случаях для служебных документов применяются двуязычные бланки?

№ 3 Практические задания:

1. Найдите ошибки в следующих предложениях:

1.1.Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих вид официального письменного документа.

1.2.В бланк документа входят только постоянные реквизиты.

1.3.Для изготовления бланков служебных документов используется только стандартный формат бумаги А4.

1.4.Левое и правое поля листов документа должны быть не менее 20 мм.

1.5.Реквизит "Код организации" входит в состав общего бланка.

2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:

2.1. Положение о канцелярии, утвержденное генеральным директором.

2.2. Протокол заседания аттестационной комиссии.

2.3. Письмо-приглашение на вы ставку-яр марку.

2.4. Приказ об объявлении субботы рабочим днем.

2.5. Инструкция по ведению конфиденциального делопроизводства, утвержденная приказом руководителя организации.

3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:

3.3. Наименование вида документа.

3.4. Дата документа.

3.5. Место составления документа.

3.6. Наименование организации.

3.7. Наименование структурного подразделения организации.

№ 4 Бланк служебного документа

Основные термины

· Государственный герб Российской Федерации.

· Герб субъекта Российской Федерации.

· Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­
вания).

· Наименование организации.

· Дата документа.

· Регистрационный номер документа.

· Место составления или издания документа.

· Наименование вида документа.

Каждый вид бланка служебного документа содержит присущий ему набор реквизитов. Некоторые реквизиты входят в состав блан­ков всех видов (например, наименование организации, дата доку­мента), другие характерны только для отдельных видов бланков (например, справочные данные об организации, наименование вида документа).

В большинстве организаций, независимо от их организационно-правовой формы, бланки включают графические реквизиты - герб или эмблему. Использование в документах изображений Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Федеральным конституционным законом 25.12.00 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" от и правовыми актами субъектов Российской Федерации. Допускается изображение герба в многоцвет­ном и одноцветном вариантах, а также без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербо­вых бланках типографским способом или нумератором простав­ляются порядковые номера, т. к. эти бланки подлежат учету.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не воспроизводится. Такие бланки, как правило, содержат изо­бражение эмблемы, т. е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации.

Товарный знак или знак обслуживания - это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юриди­ческих или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охра­няется законом. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также за­прещать его использование другими лицами. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.

Эмблема располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.

После герба или эмблемы в бланке любого вида указывается наименование организации. Именно организация - юридическое лицо - является автором документа (а не подписавший документ руководитель организации).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому наименованию, которое закреплено в учредительных докумен­тах, включая сокращенное наименование и наименование на ино­странном языке.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем - сокращенное (в скобках), ниже полного или за ним.

При наличии у данной организации вышестоящего органа его наименование полное или сокращенное (или оба), указывают выше наименования самой организации.

Наименование организации в бланке служебного документа может быть дано на двух языках в следующих случаях:

· в организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта РФ (национальный), наименование организации печатается на двух языках (слева – на русском, справа - на национальном) на одном уровне;

· при ведении переписки с иностранными корреспондентами наименование организации печатают на русском и иностранном языках, располагая их аналогичным способом.

Дата документа оформляется преимущественно цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:

День, месяц, год.

День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, раз­деленными точками, а год обозначается четырьмя цифрами.

Для обозначения дней и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т. е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется ноль. Например: 06.05.2006

После написания даты цифровым способом не ставится буква

"г" с точкой или просто точка, за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение, т. к. в конце предложения всегда ста­вится точка.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором месяц указывается словом, а после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или полностью пишет­ся слово "год".

В бланке документа для даты отводится специальное место, обозначаемое соответствующим прочерком (т. е. сама дата вносит ся в бланк только после того, как документ подготовлен и подписан руководителем).

Для регистрационного номера документа в бланках также отводится специальное место, обозначаемое прочерком после значка "номер".

Документы регистрируются по специальным правилам, закреп­ляемым в инструкциях по ведению делопроизводства (что будет рассмотрено более подробно в следующих занятиях).

В каждом документе должно быть указано, где он составлен или издан, т. е. названа местность (территория), на которой создавался

документ. При этом обязательно учитывается официальное адми­нистративно-территориальное деление страны - наименование областей, краев, районов, где находятся населенные пункты в раз­личных регионах. Например:

г. Рязань

г. Химки Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Следует учитывать, что названия городов и поселков, располо­женных в различных регионах, могут совпадать, поэтому данный реквизит особенно важен для служебных документов. Например:

г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр.

Если местонахождение организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Рассмотренные выше реквизиты достаточны для создания общего бланка организации. Примеры:

Оформление общего бланка федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов

Оформление общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов

Наименование вида документа (приказ, должностная инструк­ция, акт и т. п.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. В бланках документов этот реквизит пишется после наиме­нования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями, предусмотренными "Общероссийским классификатором управленческой документации".

Наименование вида документа употребляется только в бланках конкретных видов документов. Таким образом, на основании об­щего бланка проектируется бланк конкретного вида документа путем дополнения общего бланка реквизитом "Наименование вида документа". Примеры:

Оформление бланка конкретного вида документа (распоряжения) федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов

Оформление бланка конкретного вида документа (должностной инструкции) негосударственной организации

Обратите внимание: в последнем примере реквизиты бланка конкретного документа имеют угловое расположение в связи с тем, что в дальнейшем при оформлении этого вида документа в правом верхнем углу будет располагаться реквизит "Гриф утверждения" (более подробно документы данного вида будут рассмотрены на последующих занятиях).

Нормативная база

1. Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ
"О Государственном гербе Российской Федерации".

2. Закон Российской Федерации от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров".

3. Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221.

4. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.

Контрольные вопросы

1. Имеют ли право акционерные общества воспроизводить на бланках служебных документов Государственный герб Российской Федерации?

2. Каким способом принято изготавливать гербовые бланки?

3. Можно ли изображать в бланке документа "произвольный" товарный знак (не зарегистрированный в установленном порядке)?

4. Может ли частный предприниматель (без образования юридического лица) зарегистрировать свой знак обслуживания?

5. Каким нормативным актам должно соответствовать наименование организации (как полное, так и сокращенное), указанное в бланке служебного документа?

6. Допустимо ли обозначать дату документов римскими цифрами?

7. Почему для даты и регистрационного номера в бланке необходимо обозначить специальные места (поставить прочерки)?

8. Какой признак положен в основу при указании в бланках документов места составления или издания служебных документов?

9. Почему для отдельных городов и поселков необходимо указывать не только их наименования, но и районы, области, края, где они расположены?

10. в каком классификаторе технико-экономической информации содержатся наименования видов документов?

№ 4 Практические задания

1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов, входящих в бланки служебных документов.

1.7.12.10.2006 г.

1.9.Московская обл., г. Подольск

1.10.г. Раменское, Воскресенского р-на

1.12.Ставропольский кр., г. Георгиевск

Виды бланков.

Требования к бланкам документов.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.

Выделяют несколько способов изготовления бланков:

1. типографский;

2.с помощью средств оперативной полиграфии;

3. при помощи резинового штемпеля;

4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.

Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.

2. Бланк письма – используется только для писем.

3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.

4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.

5. Бланк структурного подразделения – для самостоятельных структурных подразделений в крупных организациях.

В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

3. ограничительные линии для даты и номера документа;

4. место составления или издания документа;

5. свободное место для внесения наименования вида документа;

В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. код организации;

3. ОГРН; эти реквизиты как правило указывают в справочных данных

4. ИНН\КПП;

6. справочные данные об организации;

7. ограничительные линии для даты и регистрационного номера;

9. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, текст документа.

В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

3. наименование вида документа;

4. ограничительные линии для даты и номера документа;

5. место составления или издания документа;

6. при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, гриф утверждения, текст документа.

Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации - автора документа наименования структурного подразделения.

Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации - автора документа. На бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения - автора документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. (образцы смотрим в ГОСТ Р 6.30-2003)

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации - автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации - автора документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации - автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.