Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ. Структура и функции служб документационного обеспечения управления Нормативные документы в деятельности службы доу

Нормативно-методическую основу организации и технологии документационного обеспечения управления составляют государственные стандарты, правила, классификаторы, перечни, инструкции и другие документы, регламентирующие практическую работу делопроизводственной службы.

Общие указания по организации делопроизводственного обслуживания содержатся в положениях «Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).»

Работники службы информационно-документационного обеспечения управления используют в своей работе унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В состав УСОРД входит: документация по созданию организации; документация по реорганизации организации; документация по ликвидации организации; документация по приватизации государственных и муниципальных организаций; документация по распорядительной деятельности организации; документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации; документация по оперативно- информационному регулированию деятельности организации. УСОРД включает комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы этих документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии утвержден национальный стандарт «ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма) и включенные в ОКУД. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В 2007 г. вступил в действие национальный стандарт «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт содержит современные требования к организации работы с документами в учреждениях и «методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности секретарского обслуживания и внедрения систем автоматизации делопроизводства.»

Понятийный аппарат делопроизводства и архивного дела содержит национальный стандарт «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Требования к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, к подготовке документов для сдачи в архив содержатся в «ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.»

В качестве нормативной основы для создания системы делопроизводства в организации любой формы собственности и направления деятельности можно использовать «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.»

Важным нормативно-методическим документом, который устанавливает нормы и технологию работы архива организации, являются «Основные правила работы архивов организаций». Правила содержат ряд разделов, направленных на регламентацию подготовки документов и дел к последующему хранению в архиве организации.

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» сохранены традиционные подходы к изложению норм организации хранения архивных документов. В подразделе об исполнении запросов пользователей впервые зафиксирован порядок рассмотрения Интернет-обращений. Впервые установлено, что «ответ на запрос пользователя дается на государственном языке РФ».

Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основным нормативным документом, на основе которого определяются сроки хранения документов, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.»

«Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» и «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти» содержат перечень видов работ с нормативами времени их выполнения и последовательность выполнения отдельных рабочих операций. В сборниках изложены вопросы организации труда, режима труда и отдыха, рационального оборудования рабочих мест.

«Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93) (ОКУД)» представляет собой «официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов, и содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов.»

Четкая регламентация работы с документами, распространение единых правил управления документами в государственном и частном секторе экономики будет способствовать развитию единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.

Список литературы

1. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия (введен в действие постановлением Госкомитета стандартов СМ СССР от 17 июля 1972 г. N 1411) (в ред. от 13.10.1982)

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст)

3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст)

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст)

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33)

6. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. 2007. № 3. С. 36.

8. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (утв. постановлением Минтруда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152)

9. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. № 23)

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299)

11. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

12. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558)

13. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 18.01.2007 № 19)

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства стоит задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкции, правилах, структуре, штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

Важнейшим документом является Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.

Разрабатываются на основе законодательства, нормативно-методических документов и организационных документов самой организации.

Создание этих документов направлено на распределение функций и обязанностей, а также регламентацию технологии работы с документами.

Положение о службе делопроизводства закрепляет задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ. Кроме того, в нем указывается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Подробно структуру и состав информации Положения о службе ДОУ не разбираем, так как оно не отличается от Положения о любом структурном подразделении (говорить будем позднее).

В должностной инструкции указываются должностные обязанности конкретного работника. О ее структуре также поговорим позднее, при изучении темы «Организационная документация предприятия».

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям – это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, который содержит характеристика каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления состава документов и процедуры их подготовки.

Нормативно-методические документы в которых указывается как правильно выполнять ту или иную операцию. К ним относятся федеральные законы, нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов власти (различные постановления), ГОСТы и другие документы.

Для чего они нужны? Всю работу секретаря можно разбить на составные части, простейшие операции, каждую из которых нужно организовать так, чтобы сделать ее как можно лучше и с наименьшими затратами.

Из этих простейших операций сложится полная цепочка научно-организованной работы.

1. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления (ГС ДОУ) - основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (закон для секретаря).

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ

3. Государственные Стандарты (ГОСТы) с требованиями к оформлению документов:
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи

4. Основные правила работы ведомственных архивов (может быть не отдельно, а в книге)

5. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный)

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, в организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан)
Если секретарю приходиться работать с бухгалтерскими документами, то дополнительно:

7. Федеральный Закон о бухучете

8. Положение о бухучете и отчетности в РФ

9. Положение о документах и документообороте в бухучете
Если секретарь ведет кадровую документацию, то дополнительно:

10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях в учреждениях, в организациях
Пакет этих документов обновляется по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Это далеко не полный перечень документов регламентирующих делопроизводство, но это минимум.

Для того чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников нужно знать нормы времени на операции, выполняемые секретарем.

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления

2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления
- прием посетителей
- ведение телефонных разговоров
- вызов абонента к руководителю
- связь руководителя с необходимыми лицами
- получение информации по запросу руководителя
- устная передача руководителю информации
- вызов участников совещания по телефону
- заказ пропуска по телефону

3. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы
предусмотрено 3 вида размеров интервала при печатании документов:
1 инт. 58-61 стр. 3630 зн. 30-35 мин. 16 л. в смену
1,5 инт. 38-41 стр. 2450 зн. 20-25 мин. 23 л. в смену
2 инт. 29-31 стр. 1860 зн. 15-20 мин. 30 л. в смену
данные нормы выработки приблизительные, так как все зависит от сложности материала:
1 группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал
2 группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставка ми, затрудняющий прочтение до 50%
3 группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количест вом поправок, превышающих 50% текста; мелкий типограф ский шрифт
Также учитывается печатание с графлением, без графления, печатание с голоса и прочее.

4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров работы по документированию трудовых правоотношений

Во всех этих документах указываются не только виды работ с определением норм времени на их выполнение, НО И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИСЛЯЕТСЯ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ, то есть работа раскладывается на составляющие ее операции.

Кроме этого в сборниках освещены вопросы:
- организации труда
- режим труда и отдыха
- рациональное оборудование рабочих мест
- санитарные нормы

Тем более что знание норм на выполнение тех или иных работ поможет правильно спланировать рабочий день и вовремя выполнить все задания руководителя.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• · положения о структурном подразделении;
• · должностных инструкций;
• · инструкции по делопроизводству.

Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то, что данный документ в значительной степени устарел), а именно: разделом 5 "Служба документационного обеспечения управления" и приложением 12 "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления". Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

• 1. В разделе "Должностные обязанности" установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием "Должностные обязанности".
• 2. В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".
• 3. В разделе "Требования к квалификации" определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции "Общие положения".

При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. - Общие положения..

Для должностей сотрудников службы ДОУ в Справочнике приводятся соответствующие квалификационные характеристики.

Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти - министерства, службы, агентства - должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.

В других организациях при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству можно также воспользоваться типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации из Типовой инструкции можно взять структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации.

Возвращаясь к структуре данной инструкции, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют (за исключением инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, которая должна быть разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536), поэтому инструкция по делопроизводству может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.

Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция, оформляется на общем бланке организации.

В организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом - правилами составления и оформления документов и т.д.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая . В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; , подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается , поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
2. организация работы с документами в учреждении;
3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:
   • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
   • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
   • контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
   • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
   • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
   • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
   • Контроль за исполнением документов;
   • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
   • Обеспечение защиты информации.
3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
   • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
   • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
   • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
   • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
   • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
   • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;
2. системы поиска документов и анализа текстов;
3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
4. среду клиент-сервер;
5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный , регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
   • приемная;
   • секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
   • секретариат коллегии;
   • протокольное бюро.
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:
   • разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
   • разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
   • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
   • экспедицию;
   • бюро переписки;
   • бюро учета и регистрации документов;
   • компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем.
5. Центральный архив.
6. Инспекция.

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

конституцию РФ;

международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);