КАК ПРАВИЛЬНО ДЕЛАТЬ ЗАМЕЧАНИЯ

Дата публикации 04.10.2005

Наша жизнь на работе не обходится без того, чтобы сделать иной раз кому-нибудь замечание. Однако делать это нужно умеючи, и этим умением должны обладать как начальники, так и подчиненные.

«А вас, Штирлиц, я попрошу остаться»

Все помнят эту сакраментальную фразу, которую произнес Борман в фильме «Семнадцать мгновений весны. Интересно, что именно на этих словах очередная серия и закончилась. Однако от этого сила фразы только увеличилась: Штирлиц, а вместе с ним и все зрители, был заинтригован: что же такое хочет сообщить ему Мюллер, за что отчитать?

Замечания бывают вертикальные и горизонтальные. Вертикальные это те, которые начальники делают подчиненным или, что значительно реже, наоборот, подчиненные - начальникам.

Если вы хотите сделать замечание своему подчиненному, то знайте, что делать это лучше не прилюдно, а индивидуально. Хорошо, если вы сможете отозвать подчиненного в кабинет под любым предлогом: «Мне нужно кое-что вам сказать.», «У меня есть к вам одно дело», «Мне есть что сказать вам, пойдемте».

Отчитывая человека, начните с его заслуг: он будет намного внимательнее вас слушать. Затем обрисуйте ситуацию и выскажите, что именно вам мне нравится. Говорите конкретно: не «ты вечно ошибаешься в расчетах», а «сегодня ты ошибся при расчетах детали». Не делайте генерализаций, ложных обобщений: не «вечно у тебя бардак на столе», а «сегодня все заметили, что у тебя не убран стол». Хорошо, если вы будете говорить от первого лица: не «расчеты были выполнены неправильно», а «я заметил, что расчеты были выполнены неправильно». Такая «я-концепция» снимает напряжение, заставляет человека не обижаться, а всерьез задуматься над своим поведением.

Используйте также «мы-концепцию». Говорите: «мы с тобой должны всерьез осмыслить происшедшее…». Местоимение «мы» сближает, убирает агрессию, снижает уровень конфликта.

Шеф, вы не правы

Намного сложнее, конечно, делать замечания начальству (это тоже вертикальные замечания). Неосторожное обращение может стоить вам рабочего места. Используйте некоторые хитрости в разговоре с ошибающимся шефом:

1. Высказывайте замечания в виде предположения: «Может, стоить поступить следующим образом», «Возможно, вы согласитесь со мной, что это дело требует такого поворота событий…»
2. Делайте вид, что вы хотите посоветоваться с шефом. Например: «Я хочу у вас спросить, как правильно поступить…»
3. Используйте не утвердительные, а вопросительные конструкции.
   Например: «Как вы думаете, а не стоит ли сделать это немного по-другому?»
4. Можете извиниться и повиниться во всех возможных грехах: «Я последний дурак и идиот, но я хочу вам сказать…»
5. Открывайте для шефа возможность не согласиться с вами: «Вероятно, вы не во всем со мной согласитесь, но я считаю, что…»

Если он не реагирует

Зачастую бывает так, что человек не реагирует на ваши замечания. Вы сказали раз, другой, третий, но никакого толку. Вам важно знать, в каких случаях у вашего коллеги или подчиненного бывает такая реакция:

Во-первых, это может быть вызвано скрытым раздражением на нелюбимую работу. Человек равнодушен к любым замечаниям, если они касаются нелюбимого им дела. Тут вы бессильны и можете заставить его только под угрозой.

Во-вторых, возможная причина негатива – реакция на вас лично. Возможно, что-то в вас или в ваших действиях не устраивает человека – в этом случае он не будет слушать именно ваши замечания. В этом случае вы можете выяснить отношения, добиться возникновения взаимопонимания.

В-третьих, у человека может не быть достаточной мотивации, чтобы выполнить ваши пожелания. Например, он не получит за это дополнительных денег или похвалы. Ищите мотивацию для подчиненных, чтобы они вас слушались, - материальную и нематериальную.

В четвертых, у вас может не быть достаточного авторитета, полномочий, для того чтобы делать замечания. Действительно, человек зачастую отказывается выполнять распоряжения тех сотрудников, кто не имеет права ему приказывать. В этом случае ваша обязанность - либо получить подобные полномочия у начальства, либо перейти на личный контакт и попытаться на уровне человеческой приязни и теплых, неофициальных взаимоотношений заставить человека исправиться.

Родион ЧЕПАЛОВ,
специалист по персоналу,
бизнес-тренер

Уметь делать выговор сотруднику - это, можно сказать, целая наука. Ведь сколько неприятных конфликтов, скрытых и явных, может спровоцировать некорректно сделанное замечание или пожелание. Представим, что выговор сотруднику вы сделали, скажем так, неграмотно, и разберем несколько вариантов возможного ответного поведения подчиненного (мы не будем говорить о неадекватном поведении “сложных” личностей на нормальную критику, это другой случай). Варианты замечаний мы разберем в так называемой “отрицательной” манере, то есть “как не надо делать”, а затем сделаем выводы и подведем итоги.

Первое: вы совершенно не склонны к изучению практической психологии общения с людьми и не считаете, что такая наука вообще существует. “Простота - вот залог ясных взаимоотношений”, и, исходя из этого вашего жизненного кредо, вы вызываете к себе сотрудника, до сегодняшнего дня бывшего на очень хорошем счету, но вот проштрафившегося, а он оказался типичным Акакием Акакиевичем: робким, забитым, все чрезмерно переживающим, - есть такие люди, что же с ними поделаешь.

И вот он выслушал ваше замечание по поводу неправильно выполненной работы, сделанное резким, “конкретным” тоном, понурившись, со всем согласился и ушел, тихо и плотно закрыв дверь. А потом вы замечаете, что его производительность снизилась, работа совсем не улучшилась, а даже наоборот.

Вроде бы вы видите, что он засиживается после окончания трудового дня, приходит раньше всех, но выполняет работу плохо. Вы проводите с ним вторую беседу, третью, но результаты лучше не становятся. Вы увольняете незадачливого сотрудника, или он уходит сам по состоянию здоровья. А был таким хорошим работником, теперь потерянным.

Второе: в привычном для вас “конкретном” тоне вы делаете выговор сотруднику, по темпераменту холерику. Такие люди часто “ломают дрова”, чему и сами не рады, да вот совладать с собой вовремя не могут, - они словно живут с целью сразу и обязательно “прореагировать”.

А второй тип подобных личностей, например сангвиник, в силу обыкновенной гордыни, которая есть, к сожалению, у всех, также отреагирует на ваши слова плохо (по вашему мнению, да и по нашему тоже). Эти люди по своему темпераменту - сильные типы личности и начнут бороться с вами: вначале они удивятся вашей резкости и сразу же на нее укажут, затем выскажут ответные претензии, хотя никто об этом их не просил. В лучшем случае, согласившись с вашим замечанием, они раздраженно возьмут бумаги со стола и пойдут работать. В худшем - оповестят каждого коллегу о вашей грубости и нетактичности. Именно то, что вы хотели, не правда ли?

Третье: вы в обычной для вас манере беседуете с флегматиком, спокойным исполнителем, эдаким мудрецом, воспринимающим жизнь такой, как она есть. Но восприятие жизни этого человека не дает уверенности в том, что его симпатии к вам возрастут. Он спокойно согласится с вашим замечанием, внимательно выслушает пожелания, пообещает исправить недочеты и вернется на рабочее место. Но вы обязательно почувствуете холодок, который возникнет между вами с момента разбора его недочетов. Вам приятно? Нет? Вы, как всегда, правы.

Четвертое: у вас имеется привычка не вызывать подчиненного к себе в кабинет, а делать выговор сотруднику при всех. А правда, зачем его вызывать, время тратить, если он все равно расскажет соседям, для чего его вызвали? Скорее всего, вы считаете, что присутствие нескольких свидетелей пристыдит “штрафника” и быстрее поможет ему исправиться. Наверное, в прошлой жизни вы были мудрым визирем во дворце эмира и умели устанавливать дисциплину, предвосхищая непокорство.

Пятое: когда сотрудник нужен вам для какого-то невинного разговора, обсуждения, планирования, вы сами вызываете его. Когда вы хотите указать ему на промахи в работе, вы вызываете его с помощью секретаря. Расчет верный: он заранее знает, что идет не на приятный разговор, а на Голгофу. Окружающие “пришипиваются” и тоже ждут своего часа, даже если работают хорошо. Вы - вечная хозяйка положения.

Шестое: когда вы делаете выговор сотруднику, вы не просто говорите “конкретно”, вы с легкостью разбавляете свой тон нервностью и раздраженностью. А потом, в один и всегда одинаковый по времени момент, переходите на визг. Вы вполне справедливо считаете, что такой “тон” вызывает уважение и послушание. Да, послушание он вызовет, но замешенное на каких чувствах, как полагаете?

Седьмое: вы начинаете вывизгивать замечания сразу же, как только подчиненный заходит в кабинет, и не дожидаетесь, пока он плотно прикроет за собой дверь. Отлично! Противник ошеломлен, оглушен и морально уничтожен, а как еще можно обращаться с этими смердами?! Пока им разжуешь, а тут он сразу все усвоил и запомнил на будущее. Вы его еще через некоторое время вызываете, чтобы он не распоясывался без вашего голоса и не забывался в наглой лености и беспринципной невнимательности.

Восьмое: вы вызываете к себе виновника сбоя в работе спокойно, держите себя в руках. Он идет, не ожидая ничего плохого. А если и знает о своей ошибке, надеется, что “пронесет”. Вы выходите ему навстречу, улыбаясь, приветствуете и сами закрываете за ним дверь. Предлагаете сесть напротив себя и, неотрывно глядя в глаза, начинаете тихим голосом говорить о том, какой он замечательный работник.

Только вот в последнее время что-то “захандрила” его трудоспособность, что же такое случилось, откуда такой “развал”? Тихим неторопливым монологом вы помогаете человеку почувствовать себя одним из самых плохих работников, почти что потерянным для общества. А потом предлагаете. ему принять на себя обязанности вашего негласного заместителя и следить за порядком в отсеке или всем коллективе, если он небольшой.

И в случае хорошего исполнения им новых обязанностей вы будете закрывать ваши всевидящие очи на его “постоянные и крупные промахи”. Браво! Такую штуку вы можете проделать с каждым ошибившимся и превратить простой выговор сотруднику в комплекс и послушание.

Разумеется, варианты развития событий мы описали примерно, их может быть значительно больше, насколько извращенной фантазии хватит. А грубость, интриганство, низкое тщеславие всегда помогут выдумке и вовсю продемонстрируют отсутствующие у вас мудрость, проницательность и гибкость. Потому что грубо разговаривать с людьми не имеет права никто из начальников большого или малого ранга. Несмотря на это, многие из них придерживаются именно такого типа общения и зачастую не знают иного способа общения с подчиненными.
Но не знают не оттого, что совсем уж не знакомы с правилами поведения в обществе, а по причине своей духовной ограниченности. Если перефразировать Экзюпери, вы в ответе за тех, кого вам поручили. И поэтому должны, именно должны принять каждого сотрудника таким, какой он есть, и обращаться со всеми коллегами одинаково вежливо и приветливо. Если же кто-то плохо работает — опаздывает, забывает, делает ошибки, не выполняет задания вовремя, - сделайте выговор сотруднику, конечно же. Но при этом не заденьте его “эго”, присутствующее в каждом человеке.

В таких случаях вызывайте сотрудника к себе в кабинет так же, как вы это делаете всегда, не разыгрывая тоном или мимикой грядущие ужасы. Обстановка должна оставаться обыкновенной, то есть теплой и свободной. Сразу же предложите вашему подчиненному сесть (лучше приготовьте кресло заранее) и с симпатией расскажите ему, как вы посмотрели его работу и нашли в ней некоторые недочеты. Помните “педагогику сотрудничества” в педагогике: когда учитель общается с учениками как с равными себе и достигает с помощью такого общения потрясающих результатов.

То, что вы будете искренни и открыты с каждым коллегой, вовсе не означает, что с вами начнут обращаться запанибрата. Субординация все равно будет присутствовать в ваших взаимоотношениях, но люди будут знать, что всегда могут к вам подойти с проблемой, без риска быть оскорбленными и униженными. Вы сами понимаете, насколько это важно для продуктивной работы коллектива. Ваши сотрудники, то есть люди, с которыми вы действительно сотрудничаете (а не помыкаете ими), начнут творчески раскрываться, с радостью приходить на работу, идти к вам за советом и помощью.

Поверьте, вы сможете руководить людьми именно с помощью искреннего доброго отношения, а не “кнута и пряника”. А на случай наличия в коллективе того типа людей, которые обладают неприятным склочным характером и с ними никак невозможно общаться, налаживайте прочную связь с психологом. Он поможет вам изучить каждого работника, “подладиться” под каждого, чтобы и “взять” от него больше, и предупредить неприятные ситуации.

Мы искренне желаем вам удачи в общении с людьми, успехов в несложной науке делать замечания своим сотрудникам!

М.Г. Суховская, юрист

Объявляем замечание или выговор

Как правильно применять эти дисциплинарные взыскания к работнику

На нерадивых сотрудников, безусловно, надо воздействовать. В частности, с помощью дисциплинарных взысканий, которых всего трист. 192 ТК РФ :

• замечание;
• выговор;
• увольнение (в строго оговоренных законом случаях).

Других взысканий нет и быть не может. Никаких там строгих выговоров или выговоров с занесением в личное дело.

Внимание

За один дисциплинарный проступок может быть применено только одно взыскани ест. 193 ТК РФ .

Если подвергнуть работника несуществующему взысканию, а потом за повторный проступок уволит ьп. 5 ст. 81 ТК РФ , суд может признать увольнение незаконным лишь на том основании, что первоначально наложенное взыскание не предусмотрено Трудовым кодексо мсм., например, Кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Оренбургского облсуда от 05.10.2011 № 33-6209/2011 .

И уж тем более в качестве взыскания нельзя применять к работникам штраф ысм., например, Определение Мосгорсуда от 17.06.2010 № 33-18087 , понижение в должности, перенос отпуска и тому подобное. Что касается удержания из зарплаты работника так называемого дисциплинарного штрафа, то в случае обжалования такого взыскания работодателю придется выплатить работнику все удержанные деньги вместе с процентами за задержку выплаты зарплат ыст. 236 ТК РФ .

Например, для гражданских госслужащих это предупреждение о неполном должностном соответстви ип. 3 ч. 1 ст. 57 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ . Аналогичное взыскание есть и для работников таможенной службы и органов внутренних дел, также к ним может применяться и строгий выгово рст. 29 Закона от 21.07.97 № 114-ФЗ ; ч. 1 ст. 50 Закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если трудинспекция выявит факт применения к работнику взыскания, не поименованного в ТК РФ, работодателю грозит штра фч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ :

• на фирму - 30 000- 50 000 руб.;
• на руководителя - 1000- 5000 руб.

Сам приказ о таком взыскании обяжут отменить. А если это не будет сделано, то фирму и ее директора снова могут оштрафовать за невыполнение законного предписания контролирующего орган ач. 1 ст. 19.5 КоАП РФ .

В статье мы рассмотрим процедуру оформления таких взысканий, как замечание и выговор. Но прежде хотим напомнить вот о чем. Работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание при неисполнении или ненадлежащем исполнении работником своих обязанносте йст. 192 ТК РФ . Но обязанности эти должны быть закреплены документально - в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), а работник должен быть ознакомлен с ними под роспис ьст. 68 ТК РФ . Иными словами, тут действует правило: если работодатель не ознакомил работника с документом, где закреплены его обязанности, то работник освобождается от ответственности за их неисполнени есм., например, Определение Самарского облсуда от 30.07.2012 № 33-6996 .

Сроки для применения взысканий

На то, чтобы вынести работнику замечание или объявить выговор, а точнее издать соответствующий приказ, у работодателя есть 1 месяц со дня обнаружения дисциплинарного проступк аст. 193 ТК РФ , то есть со дня, когда о проступке стало известно непосредственному руководителю работника-нарушителя (например, начальнику отдел а).

Месячный сро кп. 34 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2 :

• продлевается на время болезни работника или нахождения его в каком-либо отпуске (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, учебном, за свой счет и др.);
• не продлевается на дни, в которые работник отсутствовал на работе по каким-то другим основаниям, например на дни дополнительных выходных.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Даже если очевидно, что конкретный работник совершил дисциплинарный проступок, ему нельзя объявить замечание или выговор за пределами сроков давности привлечения к дисциплинарной ответственности.

Вместе с тем не получится объявить замечание или выговор, если со дня совершения дисциплинарного проступка прошло 6 месяце вст. 193 ТК РФ . Шестимесячный срок увеличивается до 2 лет, если проступок выявлен по результатам ревизии или аудиторской проверки (к примеру, в ходе инвентаризации обнаружена недостача ТМЦ, произошедшая по вине кладовщика).

Упомянутые сроки являются для работодателя пресекательными и не подлежат восстановлению. Их пропуск исключает возможность применения к работнику дисциплинарного взыскани ясм., например, Апелляционные определения Новгородского облсуда от 11.12.2013 № 2-5088-33-2076 ; Омского облсуда от 07.08.2013 № 33-5026/2013 .

Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности

ШАГ 1. Фиксируем наличие неких обстоятельств, которые впоследствии могут быть квалифицированы как проступок работника. Это можно сделать путем составления:

• докладной или служебной записки на имя генерального директора;
• акта;
• решения комиссии (например, по результатам расследования факта причинения ущерба работодателю).

Заметим, что акт - наиболее оптимальный документ, поскольку изложенные в нем факты будут засвидетельствованы несколькими людьми (как правило, тремя).

В случае если работник пойдет судиться по поводу наложенного взыскания, именно эти люди могут быть свидетелями со стороны работодателя.

Приведем образец акта об отсутствии на рабочем месте.

Акт об отсутствии на рабочем месте

от 25 августа 2014 г. № 2

Мы, нижеподписавшиеся:
Н.Л. Зотова - начальник отдела кадров,
К.Д. Бушуева - бухгалтер,
В.О. Клинцова - менеджер отдела распространения, -
составили настоящий акт о том, что секретарь Наталья Михайловна Петрова 25 августа 2014 г. отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня, с 10.00 до 19.00, и связаться с ней по телефону не представлялось возможным.

ШАГ 2. Требуем письменное объяснение от работника, вручив ему соответствующее уведомление.

Общество с ограниченной ответственностью «Персонаж»

Секретарю Н.М. Петровой

Уведомление
о необходимости представить письменные объяснения

г. Москва

Сообщаю, что в течение 2 рабочих днейНа представление объяснений у работника есть 2 полных рабочих дняст. 193 ТК РФ , которые считаются с даты, следующей за днем предъявления ему соответствующего требования. Сокращение этого срока является нарушением прав работника и веским доводом для суда в пользу отмены взыскани яОпределение Мосгорсуда от 06.07.2010 № 33-19977 со дня получения настоящего уведомления вы должны представить мне письменные объясненияРаботодатель обязан в письменном виде затребовать у проштрафившегося работника письменное объяснени ест. 193 ТК РФ . Если этого не сделать, процедура наложения дисциплинарного взыскания будет нарушена и примененное к работнику взыскание будет считаться неправомерны мсм., например, Определение Санкт-Петербургского горсуда от 03.10.2013 № 33-15303/2013 о причинах вашего отсутствия на рабочем месте 25 августа 2014 г. в течение всего рабочего дня, с 10.00 до 19.00.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Тот факт, что работник не представил письменное объяснение своему проступку, не мешает работодателю привлечь его к дисциплинарной ответственност ист. 193 ТК РФ . А если в результате проступка работодателю причинен какой-либо материальный ущерб, то и к материальной ответственност истатьи 192 , 248 ТК РФ .

Дальнейшие действия работодателя зависят от следующего:

• <если> работник представил объяснительную - руководитель должен решить, является ли причина проступка уважительной. Если причина неуважительная - нужно ли наказывать работника и (если да) какое взыскание к нему применить;
• <если> работник никаких объяснений не дал - надо составить в произвольной форме акт о непредставлении или об отказе представить объяснени яст. 193 ТК РФ . А после уже решать вопрос о привлечении нарушителя к ответственности.

Если работник сразу отказался давать какие-либо объяснения своему проступку, не стоит торопиться составлять акт об отказе и издавать приказ о наложении взыскания прямо в день затребования объяснений. Лучше выждать отведенные законом 2 рабочих дня. Так вы лишите работника шанса заявить потом в суде, что ему не дали возможности передумать и дать объяснение.

Хотя некоторые суды не видят ничего незаконного в том, чтобы привлечь работника, отказавшегося «объясниться», к дисциплинарной ответственности прямо в день, когда у него были запрошены объяснени ясм., например, Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 09.07.2013 № 33-5006-13 ; Определение Санкт-Петербургского горсуда от 08.09.2010 № 12408 .

ШАГ 3. Оформляем в произвольной форме приказ об объявлении замечания или выговора. В нем следует кратко описать проступок (так называемая констатирующая часть приказа) и сослаться на все составленные в связи с этим бумаги.

Общество с ограниченной ответственностью «Персонаж»

Приказ № 11

г. Москва

Об объявлении выговора

В связи с отсутствием секретаря Натальи Михайловны Петровой 25 августа 2014 г. на рабочем месте с 10.00 до 19.00 без уважительной причины на основании статей 192, 193 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

За нарушение трудовой дисциплины (п. 3.4 Правил внутреннего трудового распорядка ООО «Персонаж») объявить Н.М. Петровой выговор.

Приложения:
1) акт об отсутствии на рабочем месте от 25.08.2014 № 2;
2) объяснительная записка Н.М. Петровой от 27.08.2014.

С приказом ознакомлен(а)Работника надо ознакомить с приказом под роспись в течение 3 рабочих дней с момента его издания. Если работник по каким-то причинам отсутствовал на работе (был временно нетрудоспособен, находился в командировке и т. д.), то период его отсутствия замораживает течение этого срока. В случае, когда работник отказывается знакомиться с приказом, об этом нужно составить акт в произвольной форм ест. 193 ТК РФ

Сделать замечание

Сделать замечание

сделать предупреждение, предупредить, поставить на вид

Словарь русских синонимов .

Сделать замечание

поставить на вид (офиц. )