Автоматизированная система документооборота. Российские системы автоматизации документооборота Автоматизация документооборота в организации

режде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), остановимся на определении этих понятий. Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).

В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно, и в данной статье речь пойдет в основном об отечественных системах, а также о возможностях электронного документооборота.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

• простота внесения изменений в документ;
• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• компактность архивов;
• простота контроля информационных потоков;
• высокая скорость поиска и извлечения информации;
• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

• прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
• высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
• уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.

При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.

Выбор САДД-продукта

дной из главных тенденций последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит и о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное решение, и о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.

Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они спецификой работы, максимально возможным объемом вводимых документов и стоимостью.

Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД. Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс» (agregat.kodeks.net). Одновременно на MS SQL и на Oracle — Landocs от компании «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные Офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes — «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru), причем последняя работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных существует у коробочного решения «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru), хотя в проектных решениях система может быть реализована на MS SQL и на Oracle.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные. Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет лучше учесть специфические требования заказчика.

При кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, причем в некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же внедрение такой системы стоит значительно больше. Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то ей не обойтись без проектного решения. Однако отметим, что в случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он в принципе неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом больше подойдет коробочное решение, ибо такой продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов; здесь всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок — короче говоря, все плюсы типового решения, в том числе и меньшая цена. Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных — почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».

Очевидно, что универсальных решений, учитывающих всю полноту специфических потребностей различных организаций, вообще не бывает. Чтобы выяснить заточенность системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов компании-разработчика — он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.

А теперь более подробно остановимся на самых распространенных отечественных продуктах.

Кодекс: Документооборот

Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.

• готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;
• поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;
• модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;
• экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

• «Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;
• «Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;
• «Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;
• «Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;
• «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;
• «Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.
• «Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.

DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»

Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.

Функции системы:

• ведение картотеки документов;
• создание электронного архива документов компании;
• ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
• организацию циклов разработки согласования документов;
• организацию контроля исполнения документов и заданий;
• маршрутизация документов в организации и вне ее;
• автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
• организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.

CompanyMedia-Делопроизводство

Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

Функции системы:

• прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;
• организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;
• поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

• неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;
• сквозное делопроизводство;
• 100% гарантия доставки информации;
• механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).

OfficeMedia — Делопроизводство

Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Комплект «OfficeMedia — Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:

• «Регистрация документов» — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.
• «Библиотека рабочих документов» — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;
• «Согласование» — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;
• «Ознакомление» — для автоматизации рассылки документов на ознакомление.
• «Обращения граждан» — для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;
• «Организационно-распорядительные документы» — для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.

DOCS Open

Производитель: «Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».

Функции системы:

• преобразование в электронную форму документов с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.);
• работа с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами;
• поиск документов по неограниченному числу критериев; контекстный поиск на русском языке; нечеткий поиск;
• наличие средств свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; ведение мониторинга работ (полная история работы с документами и история выполнения заданий и работ), получение полной информации о статусе документа, о состоянии работы и задействованных исполнителях;
• надежный контроль за доступом к документам и защита от несанкционированного доступа.

Для установки и визуализации логических связей между документами служит дополнительный модуль «Смотритель», который предоставляет возможность отображения логической структуры архива с помощью механизма представлений.

Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Интернет. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

«ГРАН-ДОК» для Windows

Производитель: «Гранит-Центр» (http://www. granit.ru/products_info.asp?id=10)

«Гран-Док» — специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Эту САДД можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.

Функции системы:

• учет всех деловых документов, хранение и работа с текстами документов;
• контроль каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело;
• получение справочной информации о документах;
• анализ документооборота.

«Гран-Док — Lite» — однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа — Microsoft SQL.

«Гран-Док — сетевая версия» — адресована государственным и муниципальным структурам управления с объемом документооборота от 5 до 30 тыс. документов в год и с количеством пользователей от 20 до 150.

«Гран-Док — корпоративная версия» (на основе «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») — предназначена соответственно для ведения электронного документооборота и делопроизводства административного округа.

ДЕЛО

Производитель: «Электронные Офисные Системы» (http://www.eos.ru)

«ДЕЛО» — это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Функции системы:

• регистрация и ввод документов;
• работа над проектами документов;
• исполнение документов;
• контроль исполнения;
• поиск документов;
• опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы — «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».

1С-Архив

«1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы:

• организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;
• выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;
• хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;
• поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;
• управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

Технология WebPortal предназначена для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.

Эффект Офис

Производитель: ИКК «Гарант Интернэшнл» (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• «Эффект Офис» — это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов;
• «Эффект Офис — система управления документами» — предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты;
• «Эффект Офис — персональный архив» — специальная версия системы для одного пользователя;
• «Эффект Графика», «Эффект Графика Плюс» — для работы с графическими изображениями;
• «Эффект Секретарь» — рабочее место секретаря;
• «Эффект Почта» — система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.

LanDocs

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят:

• LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов;
• LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ — серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве; взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО;
• LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ — система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов;
• LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Специализированный web-сервер;
• LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ;
• LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ — защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования;
• LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ — моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт; дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

OPTiMA-WorkFlow

Производитель: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)

Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота, включает:

• графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними;
• возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений;
• механизм контроля версий;
• средства для создания отчетов;
• возможность работы в распределенных корпоративных сетях;
• возможность индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.

DIS:системы

Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления. Этот продукт ориентирован на организацию делопроизводства в органах государственной власти.

Системы гибко настраиваются, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру:

• «DIS:class — Электронная канцелярия ”Золушка”» — представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела (регистрацию, обработку и контроль исполнения документов);
• «DIS:library — Библиотека» — автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами;
• «DIS:reception — Деловая почта» — автоматизированная система обработки электронной переписки организации;
• «DIS:manager — Поручения» — автоматизированная система документирования и контроля исполнения поручений;
• «DIS:contact — Досье» — автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения;
• «DIS:writer — Подготовка документов» — автоматизированная система для подготовки и согласования документов;
• модули «DIS:users — Пользователи», «DIS:structure — Структура» и «DIS:assistant — Рабочее место» — предназначены для решения вопросов администрирования.

БОСС-Референт

«БОСС-Референт» — программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.

Компоненты системы:

• корпоративная система электронного документооборота;
• встроенная электронная почта;
• средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети.

Функции системы:

• подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;
• создание и контроль поручений;
• планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;
• контроль договоров;
• работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями.
• совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции.

ЕВФРАТ- Документооборот

Производитель: Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm , http://www.evfrat.ru)

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании. Главным преимуществом системы является то, что при высокой функциональности она является по-настоящему коробочным решением и имеет низкую общую стоимость владения.

Функции системы:

• регистрация, хранение и поиск документов;
• создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм;
• работа с документами в бумажной и электронной форме;
• контроль исполнения поручений;
• создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов;
• создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д.;
• надежный учет и хранение документации;
• разграничение прав и защита от несанкционированного доступа;
• списание документов в архив;
• возможность удаленной работы с системой на обычном рабочем месте пользователя или через тонкий клиент (MS Internet Explorer);
• удаленное администрирование системы;
• безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Ещё полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определённого срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях». Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединённые в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рисунке 8.7.

Рис. 8.7. Смешанный документооборот

Подготовка проекта документа ведётся в электронном виде (п. 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передаёт руководителю на утверждение (п. 2). Руководитель вносит правку и отдаёт документ исполнителю на доработку (п. 3). После того как документ утверждён, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (п. 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

8.7.1. Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдаёт, и что документ не был изменён в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

Простота внесения изменений в документ;

Возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

Возможность использовать заранее заготовленные формы;

Более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

Экономия бумаги;

Более высокая компактность архивов;

Более простой контроль информационных потоков;

Большая скорость поиска и извлечения информации;

Возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчётности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота.

Ещё остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чём причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы всё ещё необходимы для соблюдения требований многих норм – налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учёте и т.п. Одно из основных назначений документа – это способность удостоверять определённые факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот её недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица, поставившего подпись, и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в апреле 2011 г. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» даёт организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твёрдой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решён на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

8.7.2. Электронный обмен неюридическими документами

В тех случаях, когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример – газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 8.8).

Рис. 8.8. Безбумажный обмен неюридическими документами

Всё начинается с написания автором статьи (п. 1). Часто автор является внештатным сотрудником и связывается с сотрудниками издательства по электронной почте. Автор готовит статью (в подавляющем большинстве случаев в программе Word) и отсылает её редактору, который часто тоже работает в своём домашнем офисе, хотя и является штатным сотрудником издательства.

Редактор (п. 2), используя возможности Word по внесению правок (Track Changes), делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. На этапе 1-2 редактор и автор согласовывают текст статьи, обмениваясь электронной почтой. После того как текст готов, редактор помещает в заголовке статьи необходимые данные, позволяющие идентифицировать эту статью:

Название журнала;

Номер журнала;

Название статьи;

Редактор;

Аннотация;

Ключевые слова.

Далее редактор отсылает выправленный текст и иллюстрации по электронной почте ответственному секретарю (п. 3). Ответственный секретарь размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, так чтобы к нему могли иметь доступ различные сотрудники, которые будут обрабатывать далее документ, и готовит новый документ, в который заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах.

Главный редактор (п. 4) просматривает статью и в случае утверждения передает её в дальнейшую работу на этап литредактирования (п. 5).

После литредактирования статья поступает на вёрстку (п. 6).

Художники и верстальщики переводят текст и картинки в программу вёрстки. В качестве программы вёрстки может использоваться QuarkXPress, MS Publisher или PageMaker. Затем макет отправляется на сервер типографии (п. 7). Типография может находиться за рубежом, например, многие московские издательства печатают свои материалы в Финляндии.

Одновременно статья отправляется редактору web-сайта (п. 8), который готовит версию для представления в Интернет. Здесь может использоваться программа Home Site или Macromedia Dreamweaver. Следует отметить, что web-сервер, на который отсылаются статьи, часто находится вне издательства, у некоторого провайдера хостинга (п. 9).

В том случае, если на этапе вёрстки автору не высылался окончательный вариант статьи, он может зайти на сайт и получить оттуда финальную версию. Некоторые издательства, правда, публикуют статьи свежего номера в web только после того, как будет распродан тираж.

8.7.3. Дублирующий обмен юридическими документами

В силу ограниченного внедрения механизма ЭЦП электронные документы преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они применяются лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.

При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирующего обмена документами, когда вслед за пересылкой электронных копий курьеры передают бумажные документы.

Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать над реализацией совместного проекта, а параллельно подписанный одной из сторон договор отправляется почтой или с курьером.

Внедрение безбумажного документооборота позволяет оперативно обмениваться информацией с партнёрами и клиентами, однако возросшая оперативность передачи информации требует внедрения специальных служб электронной безопасности, контролирующих утечку информации.

В передаче электронных документов могут участвовать посредники (информационные провайдеры – провайдеры услуг по передаче данных в Интернет).

Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопроса о его правах и обязанностях, ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надёжности системы электронного документооборота. Использование определённых средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдёт, скорее всего, не скоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, а также обеспечить безопасность электронных коммуникаций.

8.7.4. Документооборот на базе электронной почты

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.

В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путём сканирования первичных бумажных оригиналов.

Как видно из рисунка 8.9, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

Рис. 8.9. Пример организации документооборота

по принципу «каждый с каждым»

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растёт, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.

8.7.5. Системы автоматизированного документооборота

В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», ещё глубже – «минимизация налогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Однако всё это перестаёт работать, когда масштаб предприятия растёт. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект – это автоматизация ФСБ, а другой – автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ и быстрее находить необходимые документы.

Второй аспект – это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее – САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведётся контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.

Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word.

Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить её на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распоряди-тельных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

• К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

• В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
• Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
• Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

• Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
• Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

• Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
• Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
• Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
• Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
• Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

• Потребление большого количества системных ресурсов.
• Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

• Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

• Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
• Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
• Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
• Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

• Работа только с браузером Internet Explorer.
• Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
• Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

• Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

Автоматизация документооборота - не просто средство оптимизации внутренних процессов , это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность - информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО - к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения - заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность - миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы - все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота . Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами. Поэтому многие организации стремятся к автоматизации документооборота. Она позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных. Обычно договоры хранятся у юристов в электронном виде, бухгалтерские проводки по документам выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров ведется в электронной таблице, счета и акты находятся в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках. Обеспечить целостность данных и документов, их непротиворечивость и безопасность при такой «разбросанности» очень сложно. Решением проблемы может стать система автоматизации документооборота.

Электронный документооборот в организации позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками. Он обеспечивает создание и движение документов, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение. Каждому документу в системе автоматизации присваивается набор определенных реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ, и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляются также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.

Возможности системы автоматизации документооборота

Централизованное управление документами. Независимо от размера предприятия системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, обращающихся на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности, нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляются в системе.

Поддержка жизненного цикла документов. Каждый документ, который создается и обрабатывается в компании, должен пройти несколько определенных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Коллективная работа над документами. С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Помимо собственно изменения документов системы электронного документооборота позволяют их аннотировать, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

Личный опыт

Мы используем систему документооборота, созданную на основе Lotus Notes. В рамках этой системы над одним документом могут одновременно работать менеджеры, находящиеся в разных городах, причем каждый из них в режиме онлайн может видеть, что делает другой. Это значительно повышает оперативность и качество работы. В системе также сохраняются все версии документов, операции, совершенные с ними, и комментарии.

Обеспечение конфиденциальности. Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность использовать электронную подпись и зашифровывать документы. Это позволяет не только подтвердить подлинность документа и однозначно определить его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Маршрутизация документов. Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании электронной системы документ автоматически передается нужному лицу.

Маршрутизация документов бывает свободной и жесткой. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,

Порядок перемещения документов между пользователями определяется автором документа и может быть последовательным или параллельным. Содержание маршрута, то есть список рецензентов и пользователей, может быть определен регламентом системы, для чего автор документа выбирает маршрут, который заранее заносится в базу данных системы. Если маршрут не определен, автор документа выбирает рецензентов и пользователей документа из общего списка пользователей системы самостоятельно.

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

В нашей компании маршруты всех документов строго регламентированы. Регламентировано и время, которое отводится на работу с документом, - на это дается от 4 до 48 часов. Этот регламент «увязан» с системой мотивации: если сотрудник работает с документом больше положенного срока без уважительной причины, то на него накладывается взыскание. Подобная регламентация необходима в том числе для того, чтобы система не способствовала бюрократизации работы.

Илья Филиппов ,

При разработке системы маршрутизации документов мы использовали матрицу ответственности, в которой обозначено, какой сотрудник компании за что отвечает. Первоначально эти матрицы были разработаны для каждого отдела и потом сведены в одну для всей компании. Наличие этой матрицы значительно облегчило введение системы качества, так как для получения сертификата ISO 9000:2000 необходимо в том числе наличие должностных инструкций всех сотрудников. Затем на эту матрицу накладывался документооборот. В процессе анализа матрицы были устранены дублирующие функции. Например, за ввод бухгалтерских выписок раньше отвечали несколько отделов, а сейчас эта функция целиком передана бухгалтерии.

Интеграция с другими системами. Для обеспечения целостности информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием - бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т. д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в качестве связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Как правило, контекст включает содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т. д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Пример

В процессе формирования и корректировки бюджетов используется следующая дополнительная (контекстная) информация:

Маркетинговые исследования рынка (как собственные, так и полученные из внешних источников), необходимые при формировании бюджета продаж;

Договоры с контрагентами (поставщиками и покупателями), которые используются при формировании планов и бюджетов продаж, закупок, движения дебиторской и кредиторской задолженностей;

Нормативно-справочная документация, необходимая при формировании планов производства и бюджетов нормативных материальных затрат;

Дополнительные документы (пояснительные записки), в которых отражаются предположения или ограничения (например, валютные курсы, темп инфляции, процентные ставки по кредитам и другая информация), использующиеся при составлении планов и бюджетов;

Протоколы совещаний по обсуждению различных версий бюджетов, рабочие замечания и комментарии участников бюджетного процесса.

Как правило, подобные документы пересылаются между сотрудниками по электронной почте, хранятся отдельно от файлов с бюджетными данными и как бы «выпадают» из контекста бюджетного процесса.

Пользователь, работающий с бюджетом, при необходимости может открыть и просмотреть любой из вышеперечисленных документов непосредственно в системе.

Управление доступом. Существует несколько вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Сотрудник может иметь права на полный контроль документа, создание новых версий документа, но не редактирование, аннотирование документа, просмотр и т. д.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Мы используем практически все возможности персонализации доступа, которые имеются в программе «1С:Предприятие». Это чтение, удаление, пометка на удаление и ее снятие, корректировка и ввод нового документа, просмотр подчиненных документов и т. п. В зависимости от должности сотрудники имеют разные права. Так, менеджеры по продажам вправе вводить новые документы, делать пометки на удаление и корректировки, но не могут удалять счета.

О том, как получить максимальный эффект от системы автоматизации документооборота в организации, читайте в статье (№ 4, 2014) .

Системы автоматизации документооборота на российском рынке

Одним из наиболее популярных программных решений, используемых в качестве системы документооборота в компаниях, является «связка» программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве электронной платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить для большинства компаний достаточно функциональным средством автоматизации документооборота.

Сейчас на российском рынке представлено более десятка систем электронного документооборота западных и отечественных производителей. У компании Microsoft помимо упомянутых Exchange и Outlook есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота, к примеру SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs) компании Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота - Documentum - рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является «конструктором для программистов», и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.

Среди российских программ наиболее популярны Lan Docs (компания «Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «БОСС-Референт» («АйТи»).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,
директор по финансам и экономике ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (г. Санкт-Петербург)

В нашей компании используются две системы документооборота. С помощью «БОСС-Референт» автоматизированы основные потоки документов компании: нормативно-распорядительные (приказы, распоряжения), контроль исполнительской дисциплины (поручения), внутренняя служебная переписка, требующая регистрации и контроля сроков ознакомления, согласование договоров с поставщиками внутри компании. При помощи собственной разработки на основе Lotus Notes автоматизировано большинство бизнес-процессов и функций: составление и согласование различного рода заявок (на пропуска, оборудование и т. д.), общекорпоративные справочники (телефоны, адреса) и специализированные внутренние информационные сайты.

Модули документооборота есть и у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их применяют компании - пользователи этих систем. Многие российские фирмы разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например на базе существующей в компании учетной системы.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Внедрять специальную систему документооборота, мне кажется, стоит компаниям, в которых с документами постоянно работают более ста человек. Мы, например, автоматизировали документооборот на основе учетной системы «1С:Предприятие». В ней ведется управленческий и бухгалтерский учет, производятся сбор и введение данных, расчет зарплаты, учет записей и протоколов по системе качества ISO 9000:2000 и т. д.

Отличия российских систем автоматизации документооборота от западных

Основные отличия западных систем от российских заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы созданы для одной из них - обычно Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной - как правило, Oracle или MS SQL Server. Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений.

Что касается функциональности, то основное отличие заключается в том, что в западных системах под единым брендом позиционируются несколько программ для различных целей. Например, в Documentum есть отдельные продукты, использующиеся для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-конструкторского документооборота, интеграции с ERP-системами и т. д. Большинство российских систем решают только одну задачу. Например, Lan-Docs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, «БОСС-Референт»), ориентированы на коллективную работу с информацией.

Принципиальная разница заключается и в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.

Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долларов США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долларов США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Одним из наиболее сложных, а значит, и затратных является проект автоматизации финансового документооборота. Для таких проектов затраты на внедрение в 2-3 раза выше стоимости лицензий.

Что касается отечественных программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долларов США за одно рабочее место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долларов США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, как и в западных системах.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,

В нашей компании документооборот автоматизирован с помощью самостоятельно разработанной программы. В частности автоматизированы процесс согласования и утверждения бюджетов затрат, процесс согласования заявок на перемещение средств между бюджетами и заявок на сверхплановые расходы (оперативное управление бюджетом). Автоматизированы процедуры согласования заявок, связанных с управлением персоналом (заявки на изменение штатного расписания, заработной платы, подбор персонала, должностные инструкции и др.), процедуры согласования документов системы качества, заявок на отгрузку, транспортные услуги и т. п. Внедрение различных модулей документооборота заняло от одного до трех месяцев. Стоимость разработки всей системы в целом можно оценить в 100 тыс. долларов США.

Особенности внедрения системы электронного документооборота в организации

Приоритетным направлением автоматизации чаще всего являются процессы, связанные с согласованием документов, например процесс составления и реализации бюджетов. Но во многих компаниях автоматизация документооборота начинается с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов.

Личный опыт

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

Я считаю, что начинать автоматизацию документооборота следует с разработки системы контроля доступа сотрудников к информации компании, а также с контроля рабочего времени. Затем автоматизируется делопроизводство. Вся важная входящая документация должна сканироваться и продолжать свое движение по организации в электронном виде. Бумажная версия при этом направляется в архив или же к сотруднику, у которого она должна находиться. На следующем этапе необходимо автоматизировать процесс перемещения документов внутри компании. И уже потом к этому «каркасу» крепятся остальные электронные системы: платежей, заработной платы, тендеров, бухгалтерского учета и т. д.

Создание корпоративного хранилища. Внедрение системы автоматизации управления документами всегда предполагает создание корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и должны быть созданы на начальном этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция хранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения все документы можно переместить из существующих мест хранения (как правило, локальных дисков или сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно ее освоить. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системе позволяют также сервисные функции, такие как оповещение об изменении документа, появлении нового и т. п.

Определение порядка доступа к информации. Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники компании. Поэтому особое внимание необходимо уделить описанию процедур доступа к информации. При этом нужно найти разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, которой должен обладать каждый сотрудник.

Необходимость фиксации результатов. В ходе внедрения системы электронного документооборота повышенное внимание необходимо уделить описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т. д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства их последующей группировки.

С одной стороны, сначала сотрудникам компании сложно привыкнуть к новой системе, к тому, что все их действия регламентированы. С другой стороны, система документооборота позволяет персоналу экономить время на выполнение своих обязанностей, а значит, работать эффективнее.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,
финансовый директор компании «Инмарко» (г. Новосибирск)

Главное преимущество использования системы документооборота заключается в том, что она позволяет координировать деятельность компании, сделать ее прозрачной. Не нужно тратить время на хождение по кабинетам с бумагами, поскольку уведомление о поступившей заявке приходит по электронной почте. С помощью системы легко отслеживать, на какой стадии находится тот или иной документ, поэтому время реакции на заявки становится существенно меньше. Кроме того, система позволяет оценивать эффективность работы сотрудников: с ее помощью можно строить отчеты по показателям обработанных и необработанных заданий, анализировать время, которое тратится на их выполнение, и увязывать результаты работы сотрудников с системой мотивации.