Что такое архивирование документов в бумажном виде. Архив организации: задачи, функции, требования

Если вы решили приступить к созданию архива в своей компании, то вам нужно выполнить ряд последовательных операций самостоятельно, либо же обратиться за помощью к профессиональному архивариусу. Раскроем порядок действий, если вы склоняетесь к самостоятельной работе.

Законодательная подготовка

Это первый и очень важный, которым ни в коем случае не стоит пренебрегать. На данной стадии вам нужно тщательно изучить законодательную базу, касающуюся норм и правил создания и работы архивов. Речь идет о всевозможных нормативно-правовых документах, начиная с Федерального закона « Об архивном деле…» и заканчивая Основными правилами работы архивов и ГОСТами, имеющими отношение к делу.

На этом же этапе обычно создается локальный документ компании, в котором фиксируются общие положения, состав документов, задачи, ответственные лица и другие вопросы, связанные с работой будущего архива.

Архивариус

На втором этапе руководитель принимает решение о том, нужно ли ему выделять отдельную штатную единицу архивариуса или эти обязанности возьмет на себя кто-то из имеющихся сотрудников (обычно они падают на кадровика или бухгалтерию). В любом случае, не лишним будет составить должностные инструкции, прописать права и обязанности сотрудников.

Подготовка помещения

Если вы отказались от идеи отправить документы на внеофисное хранение в профессиональное архивохранилище , то на данной стадии нужно позаботиться о том, чтобы выбрать подходящее помещение и создать в нем необходимые для хранения условия.

Это должно быть отдельное помещение с системами охранной и пожарной сигнализации и средствами пожаротушения. В нем не должны проходить водопроводные и канализационные трубы и другие подобные коммуникации. Кроме того, комната должна быть оснащена техническими средствами для поддержания нужного температурно-влажностного режима.

Так как бумагу полагается хранить в затемненных условиях, то во-первых листы размещают в специальных коробах на металических стеллажах, а во-вторых, если в комнате есть окна, то нужно затемнять их, используя жалюзи, плотные шторы или окраску.

Очень важно поддерживать в таких помещениях чистоту и циркуляцию воздуха для того, чтобы не завелись жучки, грызуны, плесень и другие биологические вредители.

Оборудование и мебель

На четвертом этапе нужно закупить необходимую мебель, в частности металлические стеллажи. В помещениях с окнами их размещают перпендикулярно окна, ни в коем случае нельзя ставить их у наружных стен.

На этом же этапе составляется план или схема размещения дел в архиве. Это очень важно, так как именно на данной стадии вы создаете условия, в которых вам потом нужно будет легко и быстро ориентироваться.

Подготовка документов для передачи в архив

И, наконец, наступает этап, который многие считают единственным в процессе создания архива - подготовка документов к передаче и непосредственная организация архива. На данной стадии важно отобрать все то, что подлежит хранению, рассортировать в соответствии с выбранным методом, разместить в папки, короба и поставить на стеллажи. Кроме того, на этой стадии очень важно создавать каталог, который должен храниться как в бумажном, так и в электронном виде.

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций , а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ - Основные правила работы ведомственных архивов . Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

• первый раз - работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
• второй раз - работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе - временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД. Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел. Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера - Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , при доработке проекта новых Правил было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

1. Общие положения.
2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
4. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
7. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

• организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• учет документов;
• комплектование архива организации документами;
• организация использования архивных документов;
• передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г., Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.). Основное их назначение - установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

• архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
• объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
• архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

• структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
• хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
• функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
• номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
• корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
• географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
• авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

• наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации - источника комплектования государственного и муниципального архива, - PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Кроме рассмотренных положений, в данном разделе устанавливается порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов (п. 2.39-2.43), организации розыска необнаруженных документов (п. 2.44), порядок выдачи документов из архивохранилища (п. 2.45-2.48), а также порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (п. 2.49).

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях . Проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

Согласно п. 2.11.5 Порядка 2007 г. внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп) проводятся:

• в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы,
• при смене заведующих архивохранилищами.

По результатам проверки составляются следующие акты:

• проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3);
• о технических ошибках в учетных документах (при их обнаружении) (приложение № 4);
• об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5).

Порядок выдачи документов из архивохранилища. Документы выдаются на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (если архив является структурным подразделением):

• работникам структурных подразделений организации;
• судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в установленном порядке;
• иным пользователям по письменному заявлению.

Срок выдачи документов из архивохранилища не должен превышать:

• одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
• шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Предусматривается возможность продления срока выдачи документов - с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе.

Документы из архивохранилища не выдаются:

1. при наличии фонда пользования;
2. находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Раздел III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Посвящен вопросам учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.

Как установлено в п. 3.1 новых Правил, учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел, документов.

Основными единицами учета архивных документов являются:

Каждой единице хранения присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Наш словарик

Архивный шифр - обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации - состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является частью метаописания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Сведения об учетных единицах архива отражаются в учетных документах. Новым положением Правил в организации учета документов является положение о выделении двух групп учетных документов в архиве организации: основных (обязательных) и вспомогательных.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

• книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
• список фондов (приложение № 12);
• лист фонда (приложение № 13);
• опись дел, документов (приложения № 14-16);
• реестр описей (приложение № 19).

Формы описей электронных дел приведены в приложениях № 17, 18 новых Правил.

Состав вспомогательных учетных документов не регламентирован, каждый архив вправе применять в качестве вспомогательных те учетные формы, которые ему необходимы в связи со спецификой документов, находящихся на хранении, или по иным причинам.

Правилами также установлено, что архив организации может вести учет в автоматизированном режиме, используя учетные базы данных (БД) (см. п. 3.13). Учетные БД архива организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Раздел IV. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Посвящен вопросам комплектования архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами . Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации.

Установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. документы по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве . Исключение составляют документы по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, - они передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения служащих.

Обратите внимание

Дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), как это уже давно сложилось в практике работы архивов организаций, в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В новых Правилах указано, что дела передаются в архив организации после проведения экспертизы их ценности. По этой причине в данном разделе устанавливается порядок проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив организации, составления описей дел структурных подразделений, на основании которых дела передаются в архив организации, а также подчеркивается, что до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В положениях раздела обращается внимание на то, что описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации, как правило, одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовывает описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Организации - источники комплектования государственного (муниципального) архива представляют описи дел документов постоянного срока хранения и по личному составу (годовые разделы), согласованные ЭК организации, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения:

• постоянного срока хранения - на утверждение;
• по личному составу - на согласование.

После того как описи дел, документов утверждены и согласованы ЭПК, эти описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации. Далее дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, не должны проводить согласование описей дел по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

Обратите внимание

В п. 4.13 новых Правил устанавливается, что электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте.

Особое внимание в данном разделе Правил уделено номенклатуре дел организации. Согласно основным положениям она:

• закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
• является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;
• разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел;
• составляется по установленной форме (приложение № 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 26).

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в пять лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Правилами устанавливается порядок подготовки к передаче в архив организации электронных документов. В частности, предусмотрено, что отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу. Формы описей электронных дел, как мы уже говорили, приведены в приложениях № 17, 18 к новым Правилам.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

информационное обеспечение работников организации;

исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

• виды запросов (тематического и социально-правового характера);
• требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
• порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
• особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

• наличие фонда пользования;
• плохое физическое состояние документов;
• документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
• ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.

Р аздел IV. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Определяет порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. В данном разделе устанавливается, что:

• организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации передают их на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с Правилами № 19;
• государственные и негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передавать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в их деятельности, в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров.

Новые Правила устанавливают порядок передачи документов. В них подчеркивается, что документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, а передача документов в государственный (муниципальный) архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 30).

Раздел VII. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации

Определяет порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации . В данном разделе устанавливается, что передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

Резюме

1. Новые Правила - это комплекс нормативных положений, охватывающих все основные процессы, выполняемые архивом организации:

• организация хранения документов,
• учет документов в архиве,
• комплектование архива документами
• использование архивных документов.

2. Поскольку данные Правила - это нормативный документ, не исключено, что в процессе применения его на практике может возникнуть потребность в методическом дополнении документа (разработке рекомендаций, методических рекомендаций по Правилам в целом или отдельным разделам Правил).

3. Основное принципиальное отличие новых Правил от других документов заключается в том, что данные Правила - это нормативный документ. Основные правила 2002 г. носят рекомендательный характер, Основные правила 1985 г. были нормативно-методическим документом . По этой причине новые Правила намного меньше по объему: они содержат только те положения (правила, требования), которые должны применяться в обязательном порядке. Все остальное - то есть, как это делать, - отдано на откуп архивистам.

4. Можно сказать, что требований стало меньше. Сокращено количество форм документов, которые носят обязательный характер. Раньше их было более 40: в Основных правилах № 263 - 44 формы, в Основных правилах - 48, теперь, в новых Правилах, - 30. Это значит, что архивы могут применять свои формы, если есть необходимость. На практике так и было.

5. Новые Правила ориентированы, прежде всего, на организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, но в документе это прямо не прописано, поэтому правильнее говорить, что правила адресованы организациям, имеющим свой архив.

Утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее - Основные правила 1985 г.). Фактически утратили силу с изданием приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утвердившего новые Правила, рассматриваемые нами в статье.

Какую задачу ставят руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы? Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по определенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Вот некоторые возможные пункты такого плана.

■ Оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения.

■ Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провести инвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатуру дел.

■ Ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающие дела и документы.

■ Решить вопрос с организацией переплета дел.

■ Организовать учет всех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов.

Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива.

Рассмотрим пункты плана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения

Если в организации уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотрите ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особое внимание на следующие моменты:

● есть ли мокрые документы или сырость на стенах;

● не сложены ли документы поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанные из ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилище дверь как она запирается;

● есть ли пожарная сигнализация и средства пожаротушения;

● что находится в соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с пропаном и т.п.);

● не находится ли рядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов? Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках, стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моменты потребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.

2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в соответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапе работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации. Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомиться с сотрудниками организации.

■ Уточнить, какие документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

■ Разъяснить установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство. Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает. Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.

Прием на хранение не нужных для оперативной работы документов

Принимать нужно все, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема.

Не бойтесь, если в актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование. Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к. главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Налаженный прием документов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникам организации, что появилась реально работающая служба, способная очистить их столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».

Если принятые документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом, сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то, что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранение бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации и составление номенклатуры дел

Инвентаризация документов – очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел. Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризация документов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);

● сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);

● способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документ историческую ценность для организации;

● относится ли документ к категории важнейших;

● сколько времени документ должен храниться;

● есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

Не переживайте, если с первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас появится возможность значительно расширить его. Этот список позволит более точно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные виды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы в дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть внести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установите правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся, а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в хранилище.

Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел.

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы безопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает. Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике были случаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалось собрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами – мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя главного бухгалтера, в нижнем ящике.

Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Очень важно установить хорошие деловые отношения с сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить их это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателя правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в архив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Я действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в архиве, хотя и в несколько иной плоскости.)

Решение вопроса с организацией переплета дел

Хотя большинство документов архива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и, согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов не обязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». В настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных документов:

1. Комплектование и хранение документов в папках типа «Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов, однако, значительно больше:

■ Если кто-нибудь хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычно значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с документами составляет 3 кг. При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е. поднять придется 12 кг – в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивном хранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивном хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки. Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ В папках «Корона» постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов, которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.

■ При выдаче дела во временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их на место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенных делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же, как мне кажется, больше:

■ Даже при самом головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания» документов по всему хранилищу очень мала.

■ Вес дела объемом 250 листов – 1,25 кг.

■ При архивном хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел во временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Однако необходимо помнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно и квалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать» результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самой сложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе и сохранении «вещественных доказательств».

Прежде всего, если вам в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно задокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все это безобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными документами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до» и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.

С первого дня тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение, сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны быть готовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» вам мало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.

Даже в небольшой организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов. Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СОБСТВЕННЫМИ СИЛАМИ

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.

Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив - это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм.

Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично. Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании - создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.

Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится - то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.

Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Бумажный и электронный архив

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей - энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике. Минус - чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д.

Электронный же архив - технология повседневности и будущего. Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище. В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности.

Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Процесс организации архива

Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.

Этапы создания архива

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел - структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.

Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

• издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
• разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
• определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
• раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет - с образцом из предприятий профильной отрасли.

• Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
• Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
• Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
• Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
• Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
• Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая - то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений - обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
• Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
• Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности - оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
• Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
• Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей - парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Как хранить архивные документы

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.

Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная. В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:

• дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
• проекторы диафильмов и слайдов;
• бобинные киноаппараты (обыкновенно - восьмимиллиметровые).

  Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры - во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же - матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.

• на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;
• в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.

Самая ответственная часть организации архива - передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.

Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома - 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.

Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.

Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица.
Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:

• каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
• электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
• условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
• при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия - это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области.

Настольные документы архивариуса

1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению.

2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.

3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Инструкция по работе с документами

Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия - правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

• документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

• документы постоянного (вечного) хранения.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Номенклатура

Должна быть в каждой организации. Этот документ позволяет вам учитывать заведенные дела, составлять описи и уничтожать документы с кратковременным сроком хранения, которые в описи не входят. В нее должны включаться все документы, которые заводятся в организации. Общие требования к составлению прописаны в правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций, а также в типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов. Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Номенклатура составляется на основе штатного расписания и структуры организации. Очередность заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать структуре организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С архивным учреждением утверждается не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Подробнее о том, что такое номенклатура и как ее вести, можно изучить в основных правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций.

Сохранность архивов

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Не допускается хранить архивные документы в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях. А также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и т.д.

В случаях невозможности организации выделить помещение под архив желательно, чтобы хранящиеся документы находились в горизонтальном положении, в коробках, в железных шкафах. И доступ к ним был ограничен. Важно стараться сохранять световой и температурный режим. Темнота для документов в самый раз.