14.08.2020

Бланки документов: понятие, виды, варианты и способы размещения реквизитов, правила оформления и изготовления. Состав и расположение реквизитов документа нормативные требования к Устанавливается два варианта расположения реквизитов

ГОСТ Р 6.30-2003

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

Текст Сравнения ГОСТ Р 6.30-2003 с ГОСТ Р 7.0.97-2016 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.30
ОКСТУ 0006

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2007 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):


	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:


	Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

	АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует yказывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:


	УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"
	Личная подпись	В.А. Степанов

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:


	УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 14

	УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


	Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
		2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:


	Приложение 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:


	ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:


Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:


Директор института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:


Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г. Демидов	Личная подпись	К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:


Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации


Личная подпись	А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:



Личная подпись	А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются


Руководитель юридического отдела
Личная подпись	А.С. Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:



Инспектор службы кадров	Личная подпись	Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210297 мм) и А5 (148210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица


УДК 658.516:002:006.354	ОКС 01.140.30

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2007

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом до кументоведен ия и архивного дела (ВНИИ ДА Д) Федеральной архивной службы России

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

ГО СУДАРСТВЕН НЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Унифицированные системы документации

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation.

Requirements for presentation of documents

Дата введения 2003 -07 -01

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении ; образцы бланков документов - в приложении .

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печат и;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I , ст. 5021).

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.7 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3 .10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3 .15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Ла гунину

или

АО «Эле ктроцен тромо нтаж»

Главному бухгалтеру

В .М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиа дом»

Н .В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт до кументоведен ия и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя , затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекст иль »

Личная подпись В .А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подписьЛ.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИ ИДА Д

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Морозовой Н .В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИ КА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3 .18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком )?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого )?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеж е. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. , то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «про шу »).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил »).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили »).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили »).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила »).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение »);

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить »);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИ ДА Д считает возможным »).

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают е го наим енование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росарх ива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например :

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

3.22 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке ); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия ), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятийЛичная подписьА.А . Борисов

или на бланке:

Вице-президентЛичная подписьА .А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер»Личная подписьН.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор институтаЛичная подписьМ .В. Ларин

Главный бухгалтерЛичная подписьЗ .В. Марьяш

Заместитель директораЗаместитель директора

по научной работепо научной работе

Личная подписьЮ .Г. ДемидовЛичная подписьК.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссииЛичная подписьВ.Д. Банас юкев ич

Члены комиссииЛичная подписьА.Н. Сокова

Личная подписьА.С. Красавин

Личная подписьО .И. Рысков

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подписьА.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др ., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Личная подписьА.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подписьА.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительн ую надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадровЛичная подписьТ .С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В.А. Жуков

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соот ветствии с приложением . Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок ) и продольный (рисунок ).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б .1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б .2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б .3 - Образец продольного бланка письма организа ц. 9

Ключевые слова: организационно-распорядительные документы, состав реквизитов документов, документ, бланк, гербовый бланк, учет, регистрация, контроль, реквизит

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа. Реквизит документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.) – обязательный информационный элемент, присущий определенному виду письменного документа. Понятие формуляра соотносим с составом и расположением реквизитов документа, понятие структуры связываем с композицией самостоятельно значимых частей делового текста.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:

общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк конкретного вида документа (кроме письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).

Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.

Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. 1

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации ; 02 - герб субъекта Российской Федерации ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) ; 04 - код организации ; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ; 07 - код формы документа ; 08 - наименование организации ; 09 - справочные данные об организации ; 10 - наименование вида документа ; 11 - дата документа ; 12 - регистрационный номер документа ; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа ; 14 - место составления или издания документа ; 15 - адресат ; 16 - гриф утверждения документа ; 17 - резолюция ; 18 - заголовок к тексту ; 19 - отметка о контроле ; 20 - текст документа ; 21 - отметка о наличии приложения ; 22 - подпись ; 23 - гриф согласования документа ; 24 - визы согласования документа ; 25 - оттиск печати ; 26 - отметка о заверении копии ; 27 - отметка об исполнителе ; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело ; 29 - отметка о поступлении документа в организацию ; 30 - идентификатор электронной копии документа .

Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; должность лица - автора документа; подпись должностного лица; вид документа; место составления (издания) документа; справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование либо аннотация документа; текст документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; отметка о наличии приложений; гриф согласования; гриф утверждения; виза; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; указания по исполнению документа; отметка о контроле документа; отметка об исполнении документа; отметка о конфиденциальности; отметка о поступлении документа.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

К реквизитам, придающим юр.силу документу относятся:

Наименование организации

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Гриф утверждения документа

Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Визы согласования документа

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата :

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов

Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич

4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –

Из книги Все о счетах-фактурах автора Клокова Анна Валентиновна

1.5. Отсутствие реквизитов В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в

Из книги Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку автора Клокова Анна Валентиновна

5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября

Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна

1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».

автора Смирнова Елена Петровна

Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую

Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна

Глава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.

Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана

6 Оформление отчета о НИР

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна

4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными

Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.

3.5. Формирование и оформление дел Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,

Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий Автондилович

Оформление офиса турфирмы Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами

Из книги Реклама. Принципы и практика автора Уэллс Уильям

The Present Perfect Tense

Поставьте глагол в форму Present Perfect, Past Perfect или Future Perfect.Our taxi… by 9 o’clock yesterday morning. Let’s...
Биография николя саркози

Николя́ Поль Стефа́н Саркози́ де На̀дь-Бо́ча (фр. Nicolas Sarkozy, полное имя Nicolas Paul Stéphane Sárközy de...
Солянка сборная мясная быстрый рецепт

В этом рецепте мы расскажем о приготовлении классической сборной мясной солянки - любимого блюда многих, кто не...
Самые простые способы гадания

Приближаются Новый год и Рождество, и гадания на любовь в домашних условиях вызывают к себе новый интерес. Такие простые,...
Если во сне вас укусила змея

Видеть шипящую кобру или гадюку, которая укусила кого-то или вас самих - всегда дурной знак. Любой сонник укажет, что...
Словообразование (derivation) в английском языке

Привет, Друзья. Между суффиксами и окончаниями в английском языке может возникать путаница (и то, и другое часто называют...

2024-04-06 03:23:21

Рассыпчатый пирог с творогом Пирог из рассыпчатого теста с творогом

Ароматная выпечка никогда не бывает лишней. Кто не любит посидеть за чашечкой чая с вкусным кусочком пирога? К...
2024-04-05 03:21:11

Как правильно и вкусно приготовить ежики в сметанном соусе

Калорийность: Не указана Время приготовления: Не указано Когда я была еще маленькой и с аппетитом у меня...

2024-04-04 03:19:07

К чему снится коррекция бровей

Нередко нам снятся такие сны, в которых мы видим себя самих, свое тело, лицо, волосы и так далее – в целом или...
2024-03-31 03:19:17

Ледовый поход Балтийского флота Корабли, спасенные Щастным, громили фашистов

Анастасия Ксенофонтова100 лет назад, 19 февраля 1918 года, началась операция по спасению кораблей Балтийского...

2024-03-30 03:43:07

О грехе любоначалия, или властолюбия

Великим постом каждый день - с вечера воскресенья по пятницу - читается удивительная молитва Ефрема Сирина....
2024-03-29 03:18:14

Конвенции мот и полномочия инспектора труда Конвенция мот 81 об инспекции труда

О проведении внеплановой выездной проверки, проводимой в связи с истечением срока исполнения юридическим лицом,...

2024-03-29 03:18:14

Требования к образованию сотрудников контрактной службы

Положения Федерального закона от 05.04.2013г. № 44-ФЗ, касающиеся контрактной службы и контрактного...
2024-03-22 03:37:26

Капустная запеканка в духовке

Капустная запеканка имеет множество «обликов» и вкусовых сочетаний. Можно приготовить исключительно овощное...

2024-03-21 03:53:07
Как приготовить вкусные котлеты из индейки

Отлично подойдут не только взрослым, но и маленьким детям, поскольку мясо индейки является весьма...
2024-03-21 03:53:07
Свежий и хрустящий салат из цветной капусты с помидорами

Это мой фирменный салат из цветной капусты с помидорами. Если вы ищете диетический рецепт для похудения, то...
2024-03-20 03:43:28
Жаренная, домашняя колбаса

После длительного поста Пасхальные блюда кажутся особенно сытными и вкусными. Обильная сытная еда на Пасху —...
2024-03-19 03:33:19
Экономика Западной Сибири

Западная Сибирь - крупный географический регион, который протянулся от Карского моря до казахстанских...
2024-03-17 03:51:06
Факультеты и специальности тгу, проходные баллы Тгу минимальный проходной балл

9 января 2018 Старожилом среди представителей высшей школы в Сибири и на Дальнем Востоке является Томский...
2024-03-15 03:50:24
Стоит ли открывать расчетный счет в Модульбанке?

Для открытия счета ИП нужен минимальный пакет документов. Фактически процедура регистрации клиента в РКО...
2024-04-28 03:06:14
The Present Perfect Tense

Поставьте глагол в форму Present Perfect, Past Perfect или Future Perfect.Our taxi… by 9 o’clock yesterday...

2024-04-27 03:18:05

Биография николя саркози

Николя́ Поль Стефа́н Саркози́ де На̀дь-Бо́ча (фр. Nicolas Sarkozy, полное имя Nicolas Paul Stéphane Sárközy de...
2024-04-21 03:13:06

Солянка сборная мясная быстрый рецепт

В этом рецепте мы расскажем о приготовлении классической сборной мясной солянки - любимого блюда многих, кто не...

Предисловие

1 Область применения

2 Состав реквизитов документов

3 Требования к оформлению реквизитов документов

4 Требования к бланкам документов

ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное). СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное). ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письма должностного лица

Предисловие

1 Область применения

2 Состав реквизитов документов

3 Требования к оформлению реквизитов документов

4 Требования к бланкам документов

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Случайные статьи

Реклама

Жилищные споры

ЖКХ

Льготы

Наследство

Новое

Популярное