Реквизиты обязательные на уставе организаций. Положение как организационно-правовой документ

Устав предприятия - это утвержденный в установленном порядке юридический документ, включающий свод положений и правил, касающихся правового статуса, организационной формы, структуры и устройства организации, видов деятельности, порядка отношений с юридическими и физическими лицами и государственными органами, а также определяющих права и обязанности как участников организации, так и самого юридического лица.

В уставе обязательно отражаются основания учреждения организации, ее цели и задачи, описывается организационная структура как самой организации (наличие или отсутствие обособленных подразделений), так и органов ее управления, оговариваются форма собственности, порядок осуществления производственно-хозяйственной деятельности, а также правила реорганизации и ликвидации.

Устав - это учредительный документ, на основании которого действует .

Устав утверждается его учредителями (участниками).

При этом для юридических лиц, созданных одним учредителем, Устав является единственным учредительным документом.

Устав как учредительный документ юридического лица

Устав - это учредительный документ, являющийся обязательным для юридических лиц.

Устав выступает учредительным документом в следующих организационно-правовых формах юридического лица:

Акционерное общество (АО);

Общество с ограниченной ответственностью (ООО).

Документ составляется ещё до регистрации фирмы. Именно на основании этого документа вносятся данные об учредителях, а также о самой компании в единый государственный реестр.

Существенные условия Устава

В уставе акционерного общества должны быть отражены:

полное и сокращенное фирменные наименования общества;

местонахождение общества;

тип общества;

количество, номинальная стоимость, категории (обыкновенные, привилегированные) акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;

права акционеров – владельцев акций каждой категории (типа);

размер уставного капитала общества;

структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений; порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

сведения о филиалах и представительствах общества.

Устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать:

полное и сокращенное фирменное наименование общества;

сведения о местонахождении общества;

сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

сведения о размере уставного капитала общества;

сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

права и обязанности участников общества;

сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Уставы акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью могут содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству.

Оформление Устава

Устав нужно оформлять с учётом следующих правил:

устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4;

текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

на титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации.

на подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава;

отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа;

документ должен быть прошит;

страницы, начиная с той, что идёт после титульного листа, нумеруются;

на обороте последней страницы нужно прикрепить пломбирующий лист с указанием следующих сведений: число страниц, подпись заявителя с расшифровкой, печать.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Устав: подробности для бухгалтера

• Типовой Устав для ООО? Нет, спасибо!

  Но и это маловероятно. Устав нужен только, чтобы зарегистрировать юридическое... Но и это маловероятно. Устав нужен только, чтобы зарегистрировать юридическое... ̆ момент. «Типовой» Устав, размещенный в информационно-правовои... необходимости разрабатывать и утверждать свой устав; контрагентам сразу понятны «правила... единоличного исполнительного органа общества - Типовой устав № 2 (сокращенный вариант); Общества... состава участников ООО - Типовой устав № 3; Вновь создаваемые общества...

• Типовые уставы

  Правильности оформления, а если устав не соответствовал, предъявляемым к нему... необходимо было только предоставить устав в пакете документов для регистрации... возможность вообще не разрабатывать самостоятельно устав, а воспользоваться наиболее подходящей... под понятием «типовой устав» понимается не любой стандартный устав, который, например, ... устава, размещает такой типовой устав на официальном сайте регистрирующего органа... переходе на типовой устав уже действующего, устав на регистрацию предоставлять...

• Все о смене юридического адреса: процедура, риски, документы

  Случае придется внести изменения в устав, поэтому заполнять необходимо форму Р13001 ... единственного участника о смене адреса; устав с внесенными изменениями или приложение... адреса и внесении изменений в устав; устав с внесенными изменениями или приложение... внесении изменений в устав сведений о месте нахождения; устав с изменениями или...

• Вышел или нет? Что делать, если выход участника из ООО не отражен в ЕГРЮЛ

  Неважно) не желает отпускать партнёра. Устав компании допускает выход участника, поэтому... удостоверения заявления о выходе понадобится устав компании, который хранится у «А... взгляды на выход «Б», предоставлять устав по доброй воле он не... счастью, из ситуации есть выход. Устав - это публичный документ, и его... лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества... , а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном...

• Свобода совести, цензура, прошлое и настоящее

  Июля 1804 г. был принят Устав о Цензуре. Согласно данного Устава... . Надо отметить, что данный цензурный Устав считается специалистами по российской цензуре... . № 1. С. 121-131. 36. Устав о Цензуре 1804 г.// Русская... обращения 20.06.2012). 10 Устав о Цензуре 1804 г.// Русская... (дата обращения 20.06.2012); Устав о Цензуре 1804 года можно...

• Как добавить или изменить коды ОКВЭД для ООО

  Вида экономической деятельности приходится менять устав. Тогда нужно заполнить форму Р13001 ... - всего 800 рублей. Если же устав не меняется, применяют форму Р14001 ... ; Описание изменений, которые вносятся в устав в связи с данной процедурой... вами форме, заверенное нотариусом; Новый устав (только в том случае, если... случае, если вносились изменения в устав). Обратите внимание на то, что... новый лист записи ЕГРЮЛ и устав с подтверждением ИФНС, если он...

• Смена единственного учредителя ООО

  При этом очень важно проверить устав компании. В нём не должно... компании должен внести изменения в устав компании, указав в ней нового... на вступление в компанию. Изменённый устав, в который добавляется новый член... изменений в ЕГРЮЛ; Новый заверенный устав ООО. Для изготовления этих бумаг...

• Корпоративный договор между собственниками: возможности и ограничения

  Является, как это ни банально, Устав компании. О необходимости его внимательной... общем собрании за включение в устав положений, регулирующих деятельность органов общества... можно только посредством включения в Устав положений, указывающих на регулирование порядка... более ничего: а каким будет устав акционерного общества с учетом разных...

• ЖСК: ошибка в выборе кода ОКВЭД

  Поправки в учредительные документы ЖСК. Устав не меняется Если вносить изменения... в устав ЖСК не надо (когда в... листе Н заявления не приводятся. Устав меняется Если изменения в учредительные... документы (устав) вносятся (когда виды деятельности «жестко...

• Устранение миноритариев в ООО: как сделать и как предотвратить

  Рублей. Директор - один из мажоритариев. Устав стандартный (скопированные положения закона об... для мажоритарных участников (напоминаем, что устав стандартный, а следовательно, есть возможность... ООО «Хранитель активов». Шаг 3 Устав компании «Хранитель активов» такой же... этого не было сделано и Устав новой компании уже принят в...

• Отказ в государственной регистрации ТСЖ

  ЕГРЮЛ. Учредительным документом ТСЖ является устав, который принимается на общем собрании... . 2 ст. 135 ЖК РФ). Устав ТСЖ должен содержать следующие сведения... на общее имущество в доме; устав ТСЖ (в двух экземплярах в...

• Неделимые фонды кооперативов – защита активов бизнеса или дополнительные риски

  Голос. Для того, чтобы поменять устав, реорганизовать, ликвидировать производственный кооператив или... исключить из него бенефициара, поменять устав, создать неделимый фонд и т... , что, несмотря на включение в устав кооператива положения о неделимом фонде...

• Особенности современной работы с контрагентами

  Правильным и необходимым будет затребовать устав и – в случае, если подписант... директора ведает определенным направлением бизнеса. Устав в большей степени интересен разделами... , однако однажды нам довелось увидеть устав, в котором директор имел право...

• Как правильно сменить юридический адрес ООО

  Председателя и секретаря собрания; новый устав ООО либо изменения, которые были... внесены в действующий устав (изменения подаются как приложение к... день налоговики выдают следующие документы: устав (новый или редакция старого); протокол...

• Гид по налоговым поправкам. Какие изменения ждут нас в конце года?

  ... (например, при внесении изменений в Устав ООО не приложили лист изменений... в Устав), если допустили опечатку в форме...

Организации с поделенным на доли (части) уставным капиталом - АО и ООО — составляют львиную долю среди всех хозяйствующих субъектов нашей страны.

Зарегистрировать компанию в виде АО (акционерного общества) существенно сложнее, чем ООО (общество с ограниченной ответственностью). Связано это с тонкостями создания, оформления учредительной документации, выпуском акций и прочим.

В процессе деятельности акционерного общества также имеются свои процедурные особенности, к примеру, необходимость раскрытия информации, одобрение ряда сделок всеми акционерами и т.д. Поэтому форма хозяйственного общества в виде ООО встречается чаще .

Применение и необходимость

Создание ООО регулируется в частности:

• Гражданским кодексом РФ;
• №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (1998);
• №129-ФЗ «О госрегистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (08.08.2001).

Для создания компании в форме ООО необходимо совместное изъявление воли ее учредителей , выраженное в виде учредительного договора, и основной документ, которым создаваемая компания будет руководствоваться в своей деятельности - Устав. Согласно законодательству, Устав устанавливает все важнейшие вопросы деятельности предприятия - от определения прав и обязанностей учредителей до порядка распределения доходов (прибыли) или ликвидации (закрытия) компании.

Интересно, что договор об учреждении, подписываемый участниками будущего ООО, не относится к учредительным документам (п. 5 ст. 11 Закона об ООО), а если участник один, то и вовсе не является необходимым. А вот Устав необходим в любом случае, поскольку:

• является учредительным документом;
• регламентирует почти все важнейшие вопросы деятельности компании;
• без него не удастся оформить создание юридического лица и зарегистрироваться в ИФНС, а следовательно, начать работать на законных основаниях.

Кроме того, если для деятельности общества требуется какая-либо лицензия, получить ее можно будет только после регистрации ООО и в том случае, если этот вид деятельности указан в уставных документах.

Когда и кем составляется

Устав - основополагающий документ общества в форме ООО, поэтому его составлением необходимо заняться еще на первом этапе создания компании, наряду с подготовкой учредительного договора и списком кандидатов в органы управления (руководства).

Хотя уже разработано несколько видов типовых уставов, до настоящего времени ни один типовой устав не утвержден. Поэтому при создании ООО учредители по-прежнему должны составить устав самостоятельно.

Делается это сразу после того, как в учредительном договоре будет определен точный список участников, планируемое местонахождение, размер , доли каждого владельца, порядок и сроки внесения долей в ООО, а также информация о будущей совместной деятельности (когда и сколько раз в год будут созываться общие собрания, как будут выдвигаться кандидаты на выборные должности в обществе и др.).

В случае, если у компании только один собственник, учредительный договор не составляется, однако вышеназванные вопросы должны быть разрешены им единолично, чтобы включить их в Устав.

Составление текстового документа Устава производят либо сами учредители, либо профессиональный юрист, либо для этой цели привлекают специализирующуюся на регистрации вновь создаваемых компаний организацию.

Подробнее про составление Устава ООО — в данном видео.

Состав и обязательные пункты

Устав составляется в письменной форме, не требующей ни заверения нотариусом, ни каким-либо госорганом. Учредители компании вольны самостоятельно определить все важнейшие вопросы деятельности создаваемого общества.

При этом важно соблюсти требования законодательства, касающиеся содержания документа:

• статьи , , , 66.3 , ГК РФ;
• статьи 4, 12, 32 Закона об ООО;
• статью 5 Закона о госрегистрации юридических лиц и ИП.

Независимо от вида деятельности, которой планируют заняться создатели общества, Устав должен содержать:

1. Название общества (полное - обязательно, сокращенное - при желании). При этом словосочетание «Общество с ограниченной ответственностью» и аббревиатура «ООО» обязательны к указанию на русском языке. К выбору названия предъявляется ряд дополнительных ограничений. К примеру, нельзя использовать наименования госорганов, политических партий, чтобы не вводить никого в заблуждение. Также нельзя использовать уже зарегистрированные в установленном порядке торговые названия, марки продуктов и т.д.
2. Обязательные сведения о месте нахождения. Указывается населенный пункт (п. 2 ст. 54 ГК РФ).
3. Размер уставного капитала. Он складывается из номинала долей участников-учредителей, выражается обязательно в рублях. Верхний предел не лимитирован, а вот минимум установлен в размере 10 000 рублей.
4. Сведения об общем собрании участников (учредителей), компетенцию этого органа управления компанией. По закону только общее собрание решает важнейшие вопросы ООО: изменение Устава, размера капитала, избрание ревизионной комиссии, распределение прибылей компании за год, принятие решения о ликвидации/реорганизации и другие вопросы.
5. О единоличном исполнительном органе (директоре, управляющем и пр.).
6. Сведения о коллегиальном исполнительном органе, о совете директоров (включая вопросы их компетенции).
7. Данные о ревизионной комиссии (ревизоре) общества. Комиссию можно не создавать, если учредителей меньше 15. В этом случае функции комиссии можно передать аудиторам.
8. Перечень прав участников ООО (участие в управлении, знакомство с документами и деятельностью, участие в распределении прибылей, порядок отчуждения долей участников, выход из компании и получение доли имущества при ликвидации ООО, передача доли в залог третьим лицам и др.).
9. Перечень обязанностей участников (обязательны к включению следующие: о неразглашении конфиденциальной информации, участии в обязательных собраниях, действиях исключительно в интересах общества, ряд других обязанностей, установленных Законом об ООО).
10. Выход участников/переход долей в уставном капитале.
11. Вопросы о документах, о раскрытии информации для других лиц.

В Устав можно включить и другие, не запрещенные законом сведения и положения, к примеру, о том, что доли в уставной капитал вносят только деньгами (или определенным имуществом), об особом порядке распределения прибыли. Логично включить способ, которым подтверждается принятие собранием решения и состав присутствующих на нем членов.

Согласно ст. 67.1 ГК РФ решение должно удостоверяться нотариально, и, если в Уставе сразу не оговорить иное, придется на каждое общее собрание приглашать нотариуса. Кроме того, в зависимости от численности учредителей, некоторые разделы Устава составляют по-разному.

С одним учредителем

Существенные отличия Устава компании, учрежденной одним лицом, от компании с несколькими учредителями в основном затрагивают разделы, касающиеся порядка принятия решения (их оформления), порядка распределения прибыли, полномочий исполнительного органа. Все эти разделы заполняются с учетом того, что учредитель один.

Так, в устав включается положение о том, что по соответствующим вопросам решения принимает решения единственный участник и оформляет их письменно . Присутствие нотариуса в таком случае не нужно. При этом компетенция единственного учредителя такая же, как при учреждении общества 2-мя и более лицами.

Как правило, единственный участник возлагает на себя и директорские обязанности, но может и назначить своим решением другого на эту должность.

Единственным учредителем ООО может выступать другое общество (юридическое лицо), но только если оно в свою очередь не состоит из одного лица.

С двумя и более учредителями

При создании общества двумя и более лицами-учредителями (физическими и/или юридическими) в разделах Устава необходимо проработать следующие вопросы:

• как принимаются решения на собрании, как оформить такие решений;
• порядок выхода из ООО (имеется ли такая возможность или нет, и как осуществить этот выход);
• отчуждение доли участником (в частности, вопросы наследования долей, выплаты компенсации наследникам, возможность продажи);
• порядок распределения прибыли между участниками (с учетом долей, участия в деятельности и пр.).

Действующее гражданское законодательство дает возможность решать большую часть указанных вопросов участникам самостоятельно.

Как подготовить документ, сшить и внести изменения

После подготовки текста Устава ООО и других документов, общество следует внести в ЕГРЮЛ - реестр юридических лиц, который ведется в РФ Налоговой инспекцией (ФНС России).

Для этого Устав, вместе с комплектом документов для регистрации, включая оплату госпошлины, заполнение заявления на регистрацию по , в двух идентичных экземплярах сдают в налоговую инспекцию по месту нахождения исполнительного органа компании.

Требования к оформлению Устава:

• прошитые, пронумерованные Уставы сдают в двух экземплярах, при этом листы нумеруют со второго (на титульном листе цифру не ставят);
• на обороте Устава наклеивают пломбу с указанием прошитых и пронумерованных страниц, подписи заявителя.

Для внесения изменений в Устав уже действующего ООО процедуру подготовки повторяют: оформляют решение участников ООО, готовят текст изменений, оплачивают госпошлину, заполняют заявление в ИФНС и сдают в 2-х экземплярах для регистрации.

При этом следует помнить, что изменения можно внести двумя путями:

• подготовить новую редакцию документа;
• подготовить документ, содержащий только сами изменения (дополнения) в соответствующие разделы Устава.

Наиболее часто требуется внесение изменений, касающихся смены адреса, участников и прочие вопросы.

Нововведения в законодательстве

При оформлении Устава ООО в 2020 году необходимо учитывать некоторые изменения, произошедшие в российском законодательстве:

• решения участников ООО должны удостоверяться нотариально;
• выход единственного учредителя из общества невозможен:
• перед внесением имущества в уставной капитал, его следует оценить независимым оценщиком;
• предусматривается возможность преобразования ООО в хозяйственное товарищество.

Учитывая, что невозможно без Устава, к его составлению следует подойти основательно, предусмотрев как можно более полно все вопросы, а особенно - регулирующие порядок взаимодействия участников.

Введение типовых уставов

Минэкономразвития РФ утвердило 36 типовых уставов ООО, которые можно применять начиная с 2019 года. Эти уставы удобны тем, что ООО могут их использовать, не внося изменения в ЕГРЮЛ.

Типовые уставы утверждены приказом Министерства экономического развития от 01.08.2018 г. № 411. Данный документ вступил в силу 24 июня 2019 года. С этого дня ООО вправе выбрать один из 36 типовых уставов и сообщить его порядковый номер при регистрации в инспекции. Форму заявления о регистрации ФНС также обновлена. В форме заявления появилось новое поле, куда можно вписать номер устава.

Главное преимущество использования типового устава это экономия времени на его составление, утверждение и регистрацию в ФНС. В типовом уставе нет сведений о наименовании ООО, месте нахождения и размере уставного капитала, поэтому при их изменении не придется вносить изменения в устав ООО.

Приводит в соответствие Устав ООО вместе с инструкцией из данного видео.

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

• устав;
• учредительный договор;
• положение об организации;
• положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
• регламент;
• штатное расписание;
• инструкция;
• должностная инструкция;
• правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) - советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик

Положение - это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

• Положение об организации;
• положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
• положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
• положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
• положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы - в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание

Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа;
• текст документа;
• визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

• Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

• Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.

• Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
• Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).

• Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

• Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом - обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

ПОЛОЖЕНИЕ

о взаимоотношениях организаций

26.05.2014 № 6/24-Пол

• Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).

• Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).

Пример 3

Лист согласования к положению

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3

СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев Н.К. Васильев
17.06.2014

СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина Т.А. Лапшина
18.06.2014

Положение разработано. Что дальше?

С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями - всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.

Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.

Кстати

Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д.
Визы ознакомления с положениями, касающимися трудовых отношений с персоналом, могут вписываться прямо в трудовой договор с работником еще до его подписания.

Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).

Пример 4

Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового

Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)

ПРИКАЗ

27.06.2014 № 33

г. Москва

В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить действующее Положение об отделе рекламы ООО «Гибралтар» с 01.07.2014.
2. Утвердить и ввести в действие Положение об управлении маркетинга ООО «Гибралтар» с 01.07.2014 (Приложение 1).
3. Начальнику отдела кадров Ивановой Р.А. ознакомить работников с настоящим приказом под роспись до 30.06.2014.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров

В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.

Положение о секретариате

В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).

Пример 5

Положение о секретариате

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)

ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате

14.07.2014 № 7/25-Пол

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее - Организация).

1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.

1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.

1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.

1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:

1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.

1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.

1.5.3. Уставом Организации.

1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.

1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.

1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.

1.5.7. Настоящим Положением.

2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА

2.1. В состав секретариата входят:

2.1.1. Помощник генерального директора.

2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.

2.1.3. Секретарь главного инженера.

2.1.4. Офис-менеджер.

2.1.5. Курьер.

2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА

3.1. Основными задачами секретариата являются:

3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее - Руководство), а также коллегиального органа Организации - Собрания учредителей.

3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.

3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.

4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА

4.1. Секретариат выполняет следующие функции:

4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.

4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.

4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.

4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.

4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.

4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.

4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.

4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.

4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.

4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.

4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.

4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.

4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.

4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.

4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.

4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.

5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА

5.1. Начальник секретариата имеет право:

5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.

5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.

5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

5.2. Работники секретариата имеют право:

5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.

5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.

5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:

6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.

6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.

6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.

6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:

6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.

6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.

6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.

6.2.4. Утвержденные нормативные документы.

6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.

6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:

6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.

6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.

6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:

6.4.1. Проекты служебных писем.

6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.

6.4.3. Информационные и справочные материалы.

6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.

6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА

7.1. Работники секретариата несут ответственность:

7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;

7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;

7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;

7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.

7.2. Начальник секретариата несет ответственность:

7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;

7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию:

Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях, желательно, чтобы проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельного листа согласований.
Такой реквизит, как дата издания может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и номер, поскольку для каждого структурного подразделения разрабатывается свое Положение.
Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:
1. «Общие положения».
2. «Цели и задачи».
3. «Функции».
4. «Права».
Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным разделам добавляются разделы:
«Структура и штатная численность»;
«Руководство (управление)»;
«Взаимодействие»;
«Ответственность».
Еще более сложной является структура, в которую включаются специальные разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.
Для того, чтобы показать, как проектируются положения о структурных подразделениях возьмем такое подразделение, как отдел кадров. Образец Положения по самой простой, но достаточной для технократической организации деятельности этого подразделения приводится в разделе «БУМАГИ» (стр. 91). Для разработки положений по этому образцу достаточно воспользоваться приводимыми ниже рекомендациями для первых четырех разделов. Что касается более сложных моделей положений о структурных подразделениях, то одна из них, подготовленная с учетом рекомендаций для всех разделов, будет опубликована в одном из следующих номеров журнала.

Раздел 1. «Общие положения»

В данном разделе Положения отражаются следующие вопросы:
1.1. Место подразделения в структуре организации
Если в организации существует такой документ, как «Структура организации», то место подразделения определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение - самостоятельную единицу или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.).
1.2. Порядок создания и ликвидации подразделения
Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.
В этом же пункте определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если в организации применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.
Крайне нежелательно использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как под упразднением понимается прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное. Однако, поскольку этот вопрос все же желательно урегулировать, то в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к иному подразделению).
1.3. Подчиненность структурного подразделения
В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и иные административные подразделения.
Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.
1.4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности
Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров - Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии - Федеральный закон «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).
Конструкция этого пункта Положения может быть следующей:

«1.4. Отдел осуществляет свою деятельность на основе: _____________________________»
(наименование документов)
или
«1.4. В своей деятельности отдел руководствуется:
1.4.1. ______________________________________________________________________.
1.4.2. ______________________________________________________________________»
или
«1.4. При решении своих задач и выполнении своих функций отдел руководствуется:
1.4.1. ________________________________________________________________________.
1.4.2. _______________________________________________________________________»

1.5. Иное
В Положении о структурном подразделении могут приводиться иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано место нахождения структурного подразделения.
В этом же разделе Положения может приводиться перечень основных терминов и их определений. Целесообразно это делать в положениях о структурных подразделениях, выполняющих специфические функции, и в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения (например, в Положении об отделе по защите информации желательно дать пояснения, что понимается под «утечкой информации», «объектом информации», «противодействием» и т.д.).
Кроме того, в раздел «Общие положения» можно вынести и иные вопросы, которые будут рассмотрены далее в составе других разделов Положения о структурном подразделении.

Устав – юридический акт, который оформляет образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).

Устав – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения, связи

Производственно-хозяйственная деятельность

Имущество, средство

Контроль, проверка, ревизия деятельности

Реорганизация и ликвидация предприятия.

Уставы государственных организаций, предприятий, учреждений утверждают выше стоящие органы (министерство, ведомство).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы и регистрации в областных городских или районных администрациях.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

16. Характеристика распорядительных документов.

Распорядительный документ играет очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно. Во-первых, по организационным вопросам.

По вопросам планирования

Производства

Строительства

Материально-технического сбыта и снабжения

Финансов и кредита

Труда и з/п.

Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся:

Приказы

Распоряжения

Указания

Постановления и т.д.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурным подразделением, или отдельной специальной или рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить суть вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект документа. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации.

Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

17. Документ «приказ» (определение, реквизиты, правила составления).

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе едино начала, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данными органами.

Приказ по основной деятельности

Приказ по личному составу.

Приказы по личному составу используется для документирования, приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

Констатирующая

Распорядительная.

Приказы могут издаваться как по инициативе, так и для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, даются объяснения необходимости исполнения приказа.

В приказах издаваемых для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, №, заголовок к тексту этого документа.

Распорядительную часть начинают со слова «приказываю», которое пишут прописными буквами от левого поля, текст делят на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительные пункты строят последовательно, по схеме:

исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурные подразделения в данном предприятии)

действие (главное в неопределенной форме осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.п.)

срок исполнения (приводится или в каждом пункте приказа, или выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий).

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы).

Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Проект приказа до подписания согласовывают (визируют) с руководителем

структурного подразделения, зам.руководителя, отвечающего за данные вопросы, должностными лицами, ответственными за исполнение приказа, юрисконсультом. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель (заместитель), если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках.