Существует два типа контроля за исполнением документов:

1) контроль по существу решения вопроса,

2) контроль за сроками исполнения.

Очень часто в организации ограничиваются одним типом контроля, например контролем за сроками исполнения документов или за правильностью принятия решения, т.е. контроль осуществляется не на протяжении всего управленческого процесса, а только на заключительном его этапе. Организация может достичь желаемых результатов только при использовании всех видов контроля в совокупности.

1) Контроль исполнения документа по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен затронутый в нем вопрос. Такой контроль осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица, например, помощники (референты) руководителей, кураторы и т.п. Руководители всех рангов осуществляют контроль в полном объеме своих полномочий, проверяя, как правило, общее состояние работы, качество ее исполнения, суть решаемых управленческих задач, опираясь при этом на специалистов своего аппарата.

Специалисты аппарата управления несут ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем вопросам, поставленным в документе, фактическое и полное выполнение этих решений. Взаимоотношения исполнителей и руководителя могут быть и более сложными, например, руководитель структурного подразделения может быть исполнителем по отношению к руководству организации и контролером по отношению к специалистам своего подразделения.

2) Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительных документов сосредоточивается в службе ДОУ и ведется в канцелярии сотрудниками группы контроля, инспекции при руководителе, секретариата, отдела писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях - секретарями, инспекторами или лицами, ответственными за обработку документов. Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, снабженческой и т.д.) возлагается на технических работников соответствующих функциональных структурных подразделений.

Основными задачами системы срокового контроля исполнения документов являются следующие:

· запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания исполнения;

· корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документа в процессе работы с ним;

· информировать руководителей, специалистов и сотрудников документационной службы о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам;

· напоминать руководителям, специалистам и контролирующим подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

· фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

· анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Под заданием или поручением понимается конкретное и законченное по смыслу предписание, мероприятие, указанное в тексте (пункте, подпункте, параграфе) документа, адресованное конкретному исполнителю (исполнителям) и имеющее срок исполнения. Задание (поручение) является также составной частью резолюции, которую руководитель пишет на документе.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены на документы, контроль исполнения которых необязателен, и документы, подлежащие контролю исполнения.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы документационного обеспечения управления с участием юридической службы организации. В перечень документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и/или выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы:

· все без исключения поручения Президента РФ, в том числе содержащиеся в указах и распоряжениях;

· все постановления и распоряжения Правительства РФ;

· все служебные документы по линии руководства ведомства (субъекта федерации);

· запросы депутатов;

· распорядительные документы организации;

· решения коллегиальных органов управления;

· представление докладов, предложений, заключений;

· предложения, заявления и жалобы граждан;

· инициативные исходящие письма.

Контролируется также процесс и сроки ознакомления руководителей и специалистов с документами, присланными для использования в работе (приказами, инструктивными письмами и т.п.).

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или предоставления закрепляется в специальном перечне, включаемом в приложение к инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, и в Табеле документов. В крупных организациях документы, включенные в перечень, иногда подразделяются на ряд уровней контроля: обязательного контроля и просто контроля.

При традиционной технологии контроля в перечень обычно включаются 30-40% документов, требующих индивидуального наблюдения за ходом исполнения, так как все документы проконтролировать в этом режиме невозможно. Поэтому и появились понятия «выборочный контроль» и «сплошной контроль».Автоматизация контрольных операций дает возможность значительно увеличить процент индивидуально контролируемых документов и подойти к решению проблемы сплошного контроля.

По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поручения руководства. При необходимости на контроль допускается ставить также постоянные задания, возлагаемые на руководителей и специалистов в рабочих планах, программах работы, планах организационно-технических мероприятий и иных подобных документах.

В сроковом контроле выделяют следующие виды контроля:

1) текущий,

2) предупредительный,

3) итоговый.

1) Текущий контроль предполагает ежедневную проверку ходя исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале дня выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Такой контроль часто называют контролем за исполнением поручений. Цели текущего контроля - содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и др.).

2) Предупредительный контроль отличается оттекущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, и тем самым дает сотруднику возможность и время для решения вопроса. Очень важна форма проведения контроля. Он должен быть ориентирован на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков; на стремление помочь, напомнить, а не уличать. Это ведет к наибольшей эффективности работы службы контроля.

Компетентность, незаменимость работника службы контроля проявляется в умелой проверке исполнения. в умении тактично, без нанесения оскорбления, напомнить, что документ должен быть исполнен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит успешность всей деятельности организации.

Если при получении документа или в ходе выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, резолюция которого имеется на документе. Он имеет право на перенос срока исполнения документа. В этом случае работник службы ДОУ вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Перенос сроков исполнения должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос сроков исполнения задним числом не допускается и в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным сроком (несколько месяцев) исполнения, как, например, договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в регистрационную карточку.

Часто решение вопроса требует работы над документом нескольких исполнителей или согласования документов с несколькими подразделениями. Например, договор должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется в РКК. Если появились документы с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и об этом докладывается руководителю.

3) Итоговый контроль - это аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Он проводится документационной службой периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Формой контроля является периодическое представление обобщающей отчетности по документам организации. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является эффективным средством повышения дисциплины служащих, стимулирующим фактором роста их трудовой активности. Ведение в учреждении только последующего контроля исполнения документов не допускается.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Документы, включенные в перечень, имеют типовые сроки исполнения.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Значительное количество типовых сроков исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти и государственного управления страны, субъектов федерации, центральных, функциональных и отраслевых органов управления.

Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, определены следующие типовые сроки:

· поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;

· указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;

· если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

· запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

· обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Отдельные сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых, например:

· письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

· протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не указанных в перечне контролируемых документов и не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах (сроки их исполнения не должны превышать 10 дней). После утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов срок исполнения устанавливается отдельно в каждом пункте - по заданиям и поручениям.

Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового для данной категории документа. Сложные задания, требующие длительных сроков исполнения, делятся на этапы выполнения с целью проверки исполнения каждого этапа.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты получения документа учреждением, для других документов - с даты подписания или утверждения, если в документе не оговорен другой срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

· типовые сроки – принятием нового акта;

· индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Продлить срок исполнения может только организация или установившее его должностное лицо либо вышестоящее руководство. Продление срока необходимо письменно оформить сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в процессе работы над документом выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока. Продление срока исполнения является исключительным событием и должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. При продлении срока решается вопрос о необходимых изменениях в содержании задания и составе специалистов.

Если срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения не может быть установлен, обычно устанавливается условный срок, корректировка которого возможна по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Контроль за исполнением документов включает:

o взятие документа (поручения) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;

o определение форм и методов контроля;

o проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

o предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

o учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов (поручений);

o информирование руководства о ходе и итогах исполнения документов (поручений);

o сообщение о ходе и итоги исполнения документов на оперативных собраниях, заседаниях коллегиальных органов;

o снятие документов с контроля;

o формирование картотеки исполненных документов.

Контроль за исполнением документов с бумажным носителем. Контроль за исполнением документов с бумажным носителем может отображаться в регистрационно-контрольных карточках, дополнительные экземпляры которых распечатываются на ПК при постановке документов на контроль, или осуществляться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных).

Одновременно на левом берегу первого листа документа, подлежащего контролю, проставляется буква "К" или штамп контроль после чего документ передается исполнителю; дополнительный экземпляр регистрационной карточки хранится в контрольной картотеке.

Регистрационно-контрольные карточки документов, находящихся на контроле, группируются в картотеке по срокам исполнения документов исполнителями или корреспондентами, группам документов (приказы руководителя, поручения высших органов власти, решение коллегии и т. п).

Из вторых экземпляров регистрационно-контрольной карточки формируются контрольные картотеки в структурных подразделениях.

На один контролируемый документ может быть заведено несколько регистрационно-контрольных карточек, количество которых определяется в зависимости от количества исполнителей или сроков выполнения отдельных задач, указанных в документе.

В случае, когда определено несколько исполнителей, но ответственность возлагается на одного из них, регистрационно-контрольная карточка составляется только на ответственного исполнителя.

Данные о ходе выполнения документа, полученные путем запроса по телефону или во время проверки работы структурного подразделения - исполнителя, вносятся в регистрационно-контрольной карточки в графу "Контрольные отметки". При этом предыдущие записи не зачеркиваются.

Подготовленный проект ответа на контрольный документ или докладная записка о результатах исполнения контрольного документа докладываются руководству органа вместе с контрольным документом и контрольной карточкой.

С контроля документ снимает руководитель, который дал поручение об исполнении, или лицо, исполняющее его обязанности. Это удостоверяется его подписью в контрольной карточке.

Проверка хода выполнения документов проводится на всех этапах прохождения документа до окончания срока его исполнения (предупредительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:

Заданий на следующий год - не реже одного раза в год;

- задач на последующие месяцы текущего года-не реже одного раза в месяц;

Заданий на текущий месяц - каждые десять дней и за пять дней до окончания срока или по запросам.

Если об исполнении документа доложено руководителю учреждения или его заместителю в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись в графе "контрольные отметки" за подписью лица, которая докладывала последствия выполнения.

Проекты ответов на документы, которые есть на контроле в вышестоящих органах, представляемых на подпись руководству учреждения не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.

После исполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или другого подтверждения исполнения.

Снять документ с контроля может только руководитель учреждения, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции, или по их поручению служба контроля. Документы с типовыми сроками исполнения снимаются с контроля по решению службы контроля.

Данные о выполнении документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольной карточки.

Днем исполнения задач, определенных в актах органов государственной власти, органов власти Автономной Республики Крым и поручениях высших должностных лиц, и выполнение запросов, обращений, а также корреспонденции Верховной Рады Украины считается день регистрации в учреждении выходных документов о выполнении заданий.

Информация о результатах выполнения взятых на контроль документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и представляется руководству учреждения в виде сводок об исполнении документов (приложение 5.19).

В учреждении с объемом документооборота свыше 25 тыс. документов в год периодически в сроки, предусмотренные инструкцией учреждения, составляются и направляются в структурные подразделения-исполнители перечни документов, не выполненных в установленный срок (приложение 5.20). После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в службы контроля.

Контрольные карточки на исполненные документы возвращаются в службу делопроизводства (секретариатов) с отметками о результатах исполнения, снятие с контроля, причин нарушения срока (если это имело место) не позднее следующего дня после исполнения документа.

Контрольные карточки на исполненные документы помещаются в архивной картотеке, хранятся в течение трех лет, после чего уничтожаются по акту.

Информационно-справочная работа с документами

Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием регистрационно-контрольных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных.

В случае использования карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество регистрационно-контрольных карточек, из которых складываются самостоятельные картотеки.

Количество картотек в учреждении определяется с учетом уровня централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретных условий деятельности учреждения.

Для повышения эффективности работы поисковой системы службой делопроизводства разрабатываются следующие классификационные справочники:

o классификатор по вопросам деятельности учреждения;

o классификатор видов документов;

o классификатор корреспондентов;

o классификатор резолюций;

o классификатор исполнителей;

o классификатор результатов исполнения документов;

o номенклатура дел.

Необходимость разработки и внедрения классификационных справочников в учреждении определяется службой делопроизводства.

В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заголовок, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и т. п) или по контексту (слову или фразе). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.

Внедрение автоматизированной формы контроля

В современных учреждениях организация документооборота и контроль за исполнением документов осуществляется с помощью компьютерной техники. Автоматизированный контроль за исполнением документов осуществляется с помощью специальных компьютерных программ или является составляющей системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота.

Факт принятия документа пользователем на исполнение и снятие с контроля фиксируется с помощью технологии штрих-кодовой идентификации документов.

Автоматизированный контроль за исполнением документов должен предусматривать автоматическое формирование сведений об их выполнении.

Автоматизированный контроль за исполнением документов включает поиск необходимой информации, который осуществляется с учетом выходных, входных регистрационных индексов, видов документов, даты, номера документа, исполнителя, корреспондента, срока выполнения, содержания и прочее, отправка исполнителю электронного сообщения об плановую дату исполнения документа,

Итогом автоматизированного поиска является вывод искомой информации либо сообщение о ее отсутствии. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершения исполнения и тому подобное, в случае необходимости, выводятся на печатающее устройство.

Основным механизмом контроля за документами является резолюция руководителя, где определено, кто и в какой срок должен выполнить определенные действия над документом. СЕДЦ дает возможность формировать подотчетные резолюции, при этом пользователь может видеть все резолюции или только резолюцию непосредственного руководителя в зависимости от того, как она настроена. Все пользователи автоматически получают документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя.

Пользователи могут работать с электронными образами документов или же с документами, но при этом может сохраняться параллельное движение бумажных документов.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Контроль исполнения документов

2. Формы контроля за исполнением документов

3. Резолюция руководителя

3.1 Структура резолюции

3.2 Адресность резолюции

3.3 Побуждение к действию

3.4 Подпись руководителя и дата резолюции

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Как правило, основная проблема, которая приводит организацию к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом организации, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Цели контрольной работы:

Проведение анализа организации контроля исполнения документов на предприятии.

Задачи контрольной работы

Рассмотреть понятие, значение и организация контроля исполнения документов;

Изучить формы контроля за исполнением документов;

Проанализировать резолюцию руководителя.

1. Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

· контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

· контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

· отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

· обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

· выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

· постановку документов на контроль;

· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

· снятие документов с контроля;

· учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

2. Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы контроля за исполнением документов:

· ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

· автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

3 . Резолюция руководителя

Резолюция руководителя - это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с юридическими энциклопедическим словарем резолюция - «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

контроль исполнение документ руководитель резолюция

3.1 Структура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

· Указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция,

· Характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

· Указание сроков ожидаемого исполнения;

· Подпись руководителя;

· Дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

3.2 Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции - адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других, либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя необязательно. Адресат содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

3.3 Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении.

Некоторые, из возможных, управленческих операторов:

· «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;

· «дополнительно переговорить»;

· «подтвердить получение»;

· «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

· ситуация является стандартной

· ситуация не является стандартной

· ситуация не является стандартной и не имеет аналогов

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом.

Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом.

Общие указания выражаются следующим образом:

· к руководству;

· к исполнению;

· к сведению;

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указывается исполнитель, подпись автора и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завышенности, а также ряд других факторов. Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсов, другие поручения и т. д.

3.4 Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции. В целях экономии времени руководителя секретарь ил помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. М.: ПРИОР, 2011

Заключение

Контроль исполнения задания -- одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Каждый хороший руководитель стремится создать такую систему, которая давала бы ему возможность отслеживать качество управленческих решений, особенно механизм их реализации и самореализации в деловом поведении работников.

Таким образом, мы видим, что контроль организации исполнения управленческих решений -- это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции положения дел на основе разработанных критериев. Руководителю важно знать динамику ситуационных изменений, чтобы вовремя включиться в управление рабочим процессом.

Вся информация, которая поступает руководителю «извне» и «изнутри», анализируется им с точки зрения сигналов благополучия и неблагополучия. Каждую угрозу он оценивает двояко: могут ли справиться с ней его работники или лучше, если в ситуацию вмешается он сам? Если у него есть достаточный простор для маневра, то он может рисковать, доверяя сотрудникам. Если же это условие отсутствует, то за дело приходится браться самому руководителю. Он может подстраховать своих подчиненных в случае их ошибок, но только тогда, когда владеет возможностью перераспределять ресурсы в зависимости от ситуации.

Список использованной литературы

1. В.А. Кудряева Организация работы с документами: Учебник - М.: ИНФРА-М, 2011. 592 с.

2. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

3. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - «Альфа», Санкт - Петербург, 2009. - 341 с.

4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство - ПРИОР, 2009. - 127 с.

5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

6. Интернет-ресурс http://ru.wikipedia.org

Приложения

Приложение 1 . Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Приложение 2

СВОДКА Об исполнении документов по состоянию на _______

Приложение 3

СВОДКА документов, исполняемых в (название и индекс подразделения) по состоянию на _____________________________

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.

курсовая работа , добавлен 14.05.2011


Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009


Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.

реферат , добавлен 25.11.2016


Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.

контрольная работа , добавлен 08.04.2013


Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

курсовая работа , добавлен 09.12.2012


Сущность и необходимость административного контроля в системе управления. Принципы административного аудита. Формы, принципы административного контроля, используемого в организации. Оценка эффективности форм управленческого контроля в Хойникском Райпо.

курсовая работа , добавлен 01.03.2017


Назначение и направленность функции контроля. Процесс и принципы контроля. Место задач контроля в модуле регулирования. Модель контроля затраты-прибыль. Организация и осуществление процесса контроля в организации. Типы технологий и методы контроля.

реферат , добавлен 09.11.2011


Сущности, роль и значение контроля, его особенности осуществления в России и за рубежом. Основные черты и поведенческие аспекты контроля. Определение современных тенденций развития контроля исполнения, факторы эффективности и системы поиска информации.

курсовая работа , добавлен 18.11.2014


Исследование сущности, поведенческих аспектов и места контроля в управлении. Изучение основных методов организации контроля качества, анализ дефектов и их причин. Характеристика особенностей линейного, функционального и операционного типов контроля.

курсовая работа , добавлен 04.11.2012


Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

Пример контрольно-регистрационной карточки

Примеры регистрационных журналов

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Лицевая сторона карточки

Оборотная сторона карточки

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют:

Руководители предприятий;

Служба ДОУ;

Ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных, функциональных и отраслевых органов управления в форме законов.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителями предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

а) типовые сроки – принятием нового акта;

б) индивидуальные сроки – распоряжением руководителя, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Результаты исполнения отмечаются в регистрационных формах и на самом исполненном документе (отметка об исполнении и направлении его в дело).

Контроль исполнения включает:

Постановку документа на контроль;

Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

Проверку и регулирование хода исполнения;

Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

Заданий последующих лет – ежеквартально;

Заданий последующих месяцев текущего года – ежемесячно;

Заданий текущего месяца – каждые десять дней, а в последнюю декаду – за пять дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.

Карточки контролируемых документов(контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (секретарем) осуществляются следующие операции:

Формирование картотеки контролируемых документов;

Направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

Выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

Получение информации о ходе и результатах исполнения;

Запись хода и результатов исполнения в карточки контролируемого документа;

Регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

Сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

Снятие документа с контроля по указанию руководителей;

Формирование картотеки исполненных документов.

Существует три формы контроля исполнения документов:

Журнальная;

Карточная;

Автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля исполнения документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля исполнения документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

Справочные, контрольно-справочные;

Картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

Тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

Составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

Систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х14 8 мм):

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

Быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

Автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

Автоматический контроль исполнения документов;

Возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

Возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.