Что нужно чтоб устроиться в. Какие документы нужны для официального трудоустройства

Какие документы нужны при приеме на работу, подробно рассказывается в Трудовом кодексе. В ст. 65 проводится анализ списка документов, представляемых работником в обязательном порядке в соответствии с законным требованием нанимателя, а также описываются нюансы документооборота при трудоустройстве.

Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• СНИЛС.

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.

Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.

Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.

При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).

При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).

Нюансы оформления трудовых отношений с иностранцем см. в статье «Что нужно знать о ДМС при приеме на работу временно пребывающих в России граждан ЕАЭС» .

Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

• справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
• справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
• документы, подтверждающие состав семьи;
• другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Список документов, издаваемых при приеме на работу

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу;
• личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Итоги

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Последние изменения: Январь 2020

При трудоустройстве требуется предоставить определенный пакет документов. Какие документы нужны для устройства на работу зависит от должности и от внутренних правил компании. Часть из них является обязательной, и без них официальное трудоустройство невозможно. Другие связаны с собственной политикой компании или должностью, на которую претендует соискатель.

Обязательные документы

Список документов, которые потребуется предъявить будущему работодателю, закреплен в ст.65 ТК РФ. Он не является исчерпывающим, закон позволяет требовать дополнительные документы, если это связано со спецификой деятельности. Однако в этом случае основанием для запроса являются иные нормативные акты – постановления Правительства или указы Президента, а не желание самого работодателя.

Документы для оформления на работу, которые требуются всегда:

1. Паспорт. Теоретически можно предъявить иной документ с фотографией, позволяющий идентифицировать человека, например, водительские права. Но на практике работодатели требуют именно общегражданское удостоверение личности.
2. Трудовая книжка. Несмотря на разговоры об отказе от нее в будущем, она по-прежнему является обязательным документом. Отсутствие должным образом оформленных трудовых книжек на работников грозит организации серьезными штрафами. Они хранятся у сотрудника, отвечающего за кадровое делопроизводство, и возвращаются при увольнении. Если данное – первое в трудовой биографии, обязанность по оформлению документа ложится на работодателя. Тем не менее, иногда работника просят самостоятельно купить чистый бланк и принести его в отдел кадров.

   Единственный случай, когда работодатель не оформляет трудовую книжку – если сотрудник работает по совместительству. Тогда документ хранится по основному месту работы.

3. СНИЛС. Если человек ранее не работал, и свидетельства у него нет, работодатель обязан оформить его самостоятельно. На практике такое встречается редко – обычно родители заказывают его вскоре после рождения ребенка. (прим. ред.: с 29 сентября 2019 года изменился перечень обязательных документов для приема на работу. Так как бумажный вид СНИЛС прекратили выдавать, то теперь необходим электронный вариант данного документа. Получить можно на портале Госуслуг или в личном кабинете ПФ РФ, или МФЦ. Бумажные СНИЛС, полученные ранее, действительны. )

Эти три документа необходимы всегда, независимо от пола, должности и образования человека. Без них официальное трудоустройство невозможно.

Дополнительные документы

Кроме паспорта, трудовой книжки и СНИЛС работодатель вправе запросить другие документы.

1. Для мужчин – документы о воинском учете. Также они понадобятся женщинам, чья деятельность предполагает призыв в ряды вооруженных сил. К этой категории относятся, например, медицинские работники и сотрудники МВД.
2. Документы об образовании. Их предъявление обязательно, если должность подразумевает определенные навыки и квалификацию. Кроме дипломов высших и средних специальных учебных заведений это могут быть «корочки» о сдаче соответствующих квалификационных нормативов. Обычно они требуются представителям рабочих профессий – сварщикам, электрикам, машинистам автокрана и т.п. Если должность не подразумевает специальных навыков, диплом обязательным не является. Тем не менее, многие сотрудники предъявляют его с целью повысить свои шансы на карьерный рост.
3. Медицинская книжка. Обязательная для людей, работающих с продуктами питания, медицинских работников, сотрудников образовательных и воспитательных учреждений для детей и подростков. Также нужна тем, кто трудится в сфере коммунальных и бытовых услуг – в салонах красоты, прачечных, химчистках, гостиницах и т.п. (Приказ Роспотребнадзора №402). Документ хранится у работодателя, при этом необходимо регулярное прохождение медосмотра с выставлением соответствующих отметок. Какие именно специалисты должны поставить свою визу в медицинской книжке зависит от должности.
4. Справка об отсутствии судимости или прекращении уголовного преследования, а также отсутствии административных наказаний за употребление психотропных веществ. Обязательна, если должность не допускает трудоустройства лиц, совершивших в прошлом преступление – например, сотрудники правоохранительных органов или педагоги. В иных случаях требование такой справки незаконно. Однако во многих компаниях есть собственные службы безопасности, которые проверяют эти сведения о соискателе.
5. Разрешение на работу для граждан других государств.
6. Заключение о прохождении медосмотра, если должность входит в соответствующий список, а также для несовершеннолетних. Обследование платное, но некоторые работодатели компенсируют затраты после трудоустройства.
7. Чтобы устроиться на работу, несовершеннолетним младше 16 лет потребуется подписанное родителями разрешение.
8. Если человек претендует на должность госслужащего, ему потребуется предоставить информацию о годовых доходах и расходах, а также имущественных обязательствах. Причем эти сведения понадобятся не только о самом соискателе, но и о его супруге.

Этот перечень является исчерпывающим. Требовать какие-либо документы, не входящие в него, работодатель не вправе.

Не обязательные документы

Следующие документы просят многие работодатели, но требовать предъявить их в обязательном порядке нельзя. Тем не менее, предоставление некоторых из них отвечает интересам самого работника.

• ИНН. Запросить необходимую информацию работодатель может самостоятельно в налоговых органах. Просьба предъявить документ при трудоустройстве продиктована желанием сэкономить время, но закон не нарушает.
• Прописка (регистрация). С правовой точки зрения, отказ в работе гражданину РФ из-за отсутствия прописки или регистрации в данном населенном пункте незаконен. Однако нередко работодатели предпочитают подстраховаться, особенно если речь идет про должности с материальной ответственностью.
• Характеристики и рекомендации. Позволяют будущему работодателю убедиться в квалификации потенциального сотрудника и побольше узнать о его личных качествах. По закону, требовать их нельзя. Однако если предыдущий работодатель согласен предоставить рекомендации, такие документы станут серьезным преимуществом перед другими претендентами.
• Справка о доходах с последнего места работы. Требуется бухгалтерам для корректной оплаты больничных листов. Если ее не предоставить, сумму за соответствующий период, скорее всего, рассчитают исходя из минимальной заработной платы, что невыгодно для сотрудника.
• Документы о семейном положении и рождении детей. Необходимость их предъявления может быть связана с внутренними локальными актами организации. Нередко для родителей несовершеннолетних детей предусмотрены дополнительные бонусы – например, в летний период, новогодние подарки и т.п. Кроме того, некоторые льготы предусмотрены другими статьями ТК, например, возможность отказаться от ночной работы или длительных командировок матерям малолетних детей. Поэтому понятно желание работодателя убедиться, что сотрудник имеет право на такие привилегии. Также свидетельства о рождении детей необходимы для предоставления дополнительного налогового вычета.

Внутренние документы

Также процедура оформления связана с внутренним документооборотом и режимом работы организации.

Скорее всего потребуется написать заявление о приеме на работу на имя руководителя компании. Пишут его от руки в свободной форме, иногда – на уже готовом бланке.

Если на предприятии существует пропускная система, потребуются фотографии. Иногда их делают непосредственно в организации, иногда просят сотрудника предоставить их самим. В некоторых компаниях фото нужно, чтобы вклеить его в личную карточку.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

Обращаем ваше внимание, что список для приема на работу изменился. Закон приняла Госдума.

При устройстве человека на работу кадровик и бухгалтер должны принять у него и проверить ряд документов. Порядок приема на работу по шагам по ТК РФ и полный список документов при трудоустройстве в 2020 году мы привели в статье.

Регламент приема на работу по ТК РФ в 2020 году по шагам

Шаг 1. Получите от будущего сотрудника все бумаги, необходимые для кадрового учета на предприятии.

Сразу предупредим: с представленных документов безопаснее не снимать копии и не хранить их. Такие действия контролеры могут квалифицировать как нарушение работы с персональными данными. Во избежание рисков советуем отдельно изучить эту тему, если в личном деле сотрудника вы храните «левые» бумаги.

Не вызовет вопроса наличие в деле экземпляра трудового договора, распоряжения о приеме на работу. То же самое можно сказать про все другие распоряжения, касающиеся непосредственно сотрудника. Как бланк строгой отчетности хранится трудовая книжка.

Шаг 2. Ознакомьте человека со всеми внутренними документами фирмы, касающимися персонала.

Шаг 3. Подпишите договор с сотрудником.

Шаг 4. Подготовьте приказ или распоряжение о приеме на работу.

Шаг 5. Внесите запись в трудовую книжку .

Шаг 6. Заведите личную карточку на нанятого сотрудника.

Какой именно пакет документов запросить у будущего работника: полный список

При приеме на работу человек должен показать, прежде всего, свой паспорт . Если соискателю меньше 14-ти, то удостоверяющей бумагой будет свидетельство о рождении . А у гражданина, постоянно проживающего за границей, попросите загран .

Далее от уже опытных специалистов потребуйте трудовую книжку . Исключение - если речь идет о совместителе. Новичкам, для которых позиция в вашей компании - первое место их работы, вы должны сами выдать книжку. Об этом мы еще поговорим далее.

Прием на работу в трудовй оформляется так. В левой графе поставьте номер записи и дату. В графе "сведения о приеме на работу..." напишите Полное наименовании и сокращенное организации или ИП.

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" (ООО "Альфа")

Индивидуальный предприниматель А.А. Петров (ИП А.А. Петров)

Из персональных документов также понадобится СНИЛС - чтобы отчитываться в Пенсионный.

Если указанное страховое свидетельство человек никогда не получал, теперь он ее должен получить сам по форме АДИ-РЕГ.

Госдума отменила карточку СНИЛС. Закон вступил в силу. После чего бухгалтеру не придется требовать саму карточку. Однако номер СНИЛС работник должен будет указать. Обратите внимание, что старая форма карточка СНИЛС продолжается действовать.

Вместо карточки СНИЛС работники могут принести работодателю форму АДИ-РЕГ. Эта форма выдается ПФР и содержит номер СНИЛС.

Обратите внимание, что старые СНИЛС не утрачивают своего действия. Они будут использоваться в работе в общем порядке.

Получить уведомление нового образца можно несколькими способами:

1. Лично в территориальном отделении ПФР. Не забудьте взять с собой паспорт гражданина РФ.
2. Лично в МФЦ. Обратиться в Многофункциональный центр придется в том случае, если в населенном пункте, по месту жительства отсутствует ТО ПФР.
3. Через личный кабинет на официальном сайте ПФ РФ. Для получения сведений требуется регистрация в системе.
4. Через учетную запись на портале «Госуслуги». Доступ к единому порталу можно получить в МФЦ.

Сведения формируются автоматически, на основании данных, зафиксированных в единой системе обязательного пенсионного страхования.

Вот так выглядит новая форма

С военнообязанных потребуйте военный билет или временное удостоверение . С призывников - приписное свидетельство . Сошлитесь на пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719.

Если закон предъявляет к соискателю спецтребования, нужен документ об образовании, квалификации или наличии особых знаний . Так, фармацевту полагается иметь на руках сертификат специалиста. Аналогично - по справке о наличии или отсутствии судимости либо уголовного преследования. Данная бумага обязательна, когда к работе в силу прямого указания закона нельзя подпускать «сомнительный» контингент. Например, это условие есть в отношении педагогов в статье 331 ТК.

Мы перечислили обязательный минимум документов из статьи 65 ТК, которые соискатель должен представить при приеме на работу в 2020 году.

Другие бумаги вы вправе потребовать, если это прямо предусмотрено законом. Так, например, временно пребывающие иностранцы помимо разрешения на работу или патента предъявляют полис ДМС. Таковы требования части 1 статьи 327.3 ТК.

Как ввести человека в дела компании

Познакомьте будущего работника с локальными нормативными актами, действующими по организации. Имеются в виду колдоговоры, различные положения. Например, об оплате труда. Не забудьте про Правила внутреннего трудового распорядка. Сокращенно - ПВТР. И другие инструкции. Ознакомьте обязательно под подпись (ст. 68 ТК).

Факт знакомства с «местными» правилами удобно фиксировать в специальном журнале, составленном в табличной форме. Типового бланка нет. Оформите его самостоятельно. Можете ориентироваться на наш вариант.

Кстати: со штатным расписанием знакомить вновь устроенных не обязательно. Подобный документ совсем не регулирует рабочий процесс. Исключение - ситуация, когда вы прямо предусмотрели знакомство со штаткой в каком-либо внутреннем документе фирмы. Смотрите на эту тему письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.

На этапе знакомства с компанией обговорите все основные моменты будущей работы с соискателем. В частности, вводится ли для новичка испытательный срок.

Оформить сотрудника на работу вы можете бесплатно в программе Бухсофт.

Оформить сотрудника

Что учесть при заключении соглашения с соискателем

После ознакомления со всем рабочим процессом подпишите соглашение с соискателем в двух экземплярах. Один - для него, другой - для компании. Сделать это нужно не позднее трех дней с того дня, когда человек приступил к работе. Каждый экземпляр визируют обе стороны. Такие правила - в части 1 статьи 67 ТК.

Форма договора в общем случае - свободная. Но к содержанию есть законодательные требования. Обязательные сведения и условия для ТД найдете в главах 10 и 11 ТК. Например, это сведения о должности, режиме работы, заработной плате и т. д. Должность обязательно укажите как в штатке. Нельзя принимать человека на позицию, которой нет в расписании. Это следует из статьи 57 ТК и подтверждено Рострудом в письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

Микропредприятия могут использовать типовой бланк договора. Таковой утвержден постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858. При этом «малыши» могут исключить из шаблона пункты, которые они не заполняют из-за специфики предлагаемой работы. А также убрать ненужные примечания к тексту (письмо Минтруда от 30.06.2017 № 14-1/В-591).

Приятный бонус: если субъект МП подписывает с сотрудниками типовые соглашения, то разрешено сократить кадровый документооборот. А именно частично или полностью отказаться от таких НПА, как Правила трудового распорядка, Положение об оплате труда и о премировании. Можно не составлять график сменности и отпусков, другие локальные акты по труду. Так следует из статей 309.1 и 309.2 ТК.

Контракт - непосредственное основание для приема на работу. Заявление с просьбой трудоустройства, составляемое соискателем в произвольном виде, в принципе излишне. Но ошибкой не будет. На нем можно делать при необходимости полезные служебные пометки: резолюцию директора, визу непосредственного начальника, «галки» об исполнении. Если заявление составлено, подшейте его в личное дело сотрудника.

Что включить в приказ о приеме и где взять шаблон формы

На основании подписанного договора нужно оформить приказ руководителя о включении в штат новичка. Для этого можно взять унифицированную форму № Т-1. Образец мы заполнили. Или самостоятельно разработанный бланк - при условии, что в нем есть все необходимые реквизиты из Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Выбранный вариант обязательно закрепите в своей «учетке». Если в один день вы устраиваете несколько человек, вам подойдет сводная форма № Т-1а.

В любом случае содержание документа должно строго соответствовать условиям договора. Об этом сказано в части 1 статьи 68 ТК. В частности, д ата принятия на работу в приказе должна соответствовать дате из соглашения. Исключение - случай, когда сотрудник начал трудиться без оформления ТД.

Сверьте сведения о структурном подразделении и должности. Перепроверьте информацию о том, на какую работу принимается человек - на основную или нет. Проверьте числовые показатели - размер оклада (тарифной ставки) и надбавок. В приказе приводится период испытательного срока, если стороны согласовали условие об испытании.

От имени работодателя приказ может завизировать директор либо другое уполномоченное им лицо со ссылкой на доверенность - основание подписания. Сотрудника ознакомьте с приказом под подпись в трехдневный срок с того дня, когда он фактически приступил к работе.

Обязательно ли заполнять трудовую в 2020 году

Наличие трудовой книжки обязательно. После того как издан приказ, сделайте запись в ней о приеме на должность новоиспеченного сотрудника.

Если ваша фирма первая, где работает сотрудник, оформите ему книжку сами (ч. 4 ст. 65 ТК). Для этого человек пишет заявление в произвольной форме.

Если сотрудник - совместитель, то соответствующие сведения вносятся в трудовую лишь по его просьбе. Плюс делается это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Это может быть справка, копия контракта или приказа о приеме на работу.

Более того, работодатели обязаны вести учет книжек. Для этого используют спецкниги. Первая - приходно-расходная, по учету самих бланков и вкладышей в них. В этом регистре фиксируются все операции по получению и расходованию бланков, с указанием серии и номера каждого. Вторая - книга учета движения указанных бумаг. В этот регистр вносите как вновь выданные трудовые, так и те, что приняты от сотрудников при заступлении на работу (приложения 2 и 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Можно ли обойтись без личных карточек

Открыть личную карточку и внести в нее первые сведения - это обязательный последний этап кадровой стороны трудоустройства.

Обычно используют типовую форму. Заполнение идет на основании трудовой книжки и других персональных документов сотрудника.

Хранить дело нужно минимум 50 лет.

Особенности приема на работу по ТК РФ гендиректора

Для заключения трудового договора с гендиром собственник фирмы должен принять решение о его избрании (назначении). Вместо решения будет протокол общего собрания, если учредителей несколько. Либо решение совета директоров или наблюдательного совета - при наличии в компании данного органа. Так предусмотрено законами от 26.12.95 № 208-ФЗ и от 08.02.98 № 14-ФЗ.

Назначение директора максимально сверьте с процедурой, изложенной в уставных документах компании. Любое нарушение может быть чревато.

Трудовой договор с руководителем имеет ряд особенностей. А именно может заключаться на срок не более пяти лет (ст. 58, 59 и 275 ТК). Возможный испытательный период - удлиненный по сравнению с обычным. И составляет до шести месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК). Условие об испытании может быть установлено только в том случае, если гендир назначен, а не избран на должность по конкурсу (ч. 4 ст. 70 ТК). Договор с главным может предусматривать дополнительные основания для его расторжения.

Приказ о приеме генерального издайте по форме № Т-1 или в свободной форме - смотря какую применяет компания. При этом первым приказом главного должен быть приказ о вступлении в должность. Обычно с формулировкой: «Во исполнение решения акционеров (участников) приступаю к исполнению обязанностей с такого-то числа».

Расскажем, что учесть при трудоустройстве: какие документы нужны всем работникам, а какие - только в особых случаях. Два перечня, обязательный и дополнительный, запретный список для кадровика и основные образцы вы найдете в статье.

В статье:

Скачайте документы, которые понадобятся при приеме на работу:

Какие документы сотрудник обязан предоставить кадровику

Перед оформлением трудового договора соискатель знакомится с нормативными актами компании и представляет документы, необходимые для трудоустройства. На их основании кадровик оформляет личную карточку, ставит нового сотрудника на воинский учет, заполняет трудовой договор и приказ о приеме на работу. Все оригиналы документов, за исключением трудовой книжки, сразу же после завершения необходимых кадровых процедур возвращаются владельцу. Заполненную трудовую книжку хранят в отделе кадров вплоть до увольнения работника, и выдают ему на руки в день окончательного расчета.

Сотрудник при приеме на работу должен принести обязательные документы:

• паспорт или другой документ, который удостоверяет личность . Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет;
• трудовую книжку . Исключение – совместители и сотрудники, которых впервые поступают на работу;
• документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета или карточку СНИЛС;
• документы воинского учета , за исключением сотрудников-иностранцев. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
• документы об образовании , квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки.

Об этом сказано в статье 65, части 3 статьи 327.3 Трудового кодекса и Законе от 01.04.2019 № 48-ФЗ.

➤

Иногда состояние переданного в отдел кадров документа вызывает обоснованные опасения. Порванные или неаккуратно вклеенные страницы, выгоревшие или залитые напитками записи могут стать проблемой для кадровика, ведь речь идет о важной документации, на основании которой считается стаж, начисляются выплаты, предоставляются льготы.

Запрещается требовать не предусмотренные законом документы для трудоустройства: ТК РФ не позволяет выходить за рамки перечня, состоящего всего из пяти пунктов , и расширяет его лишь в отдельных случаях. Например, чтобы работать во вредных или опасных условиях, следует пройти предварительный медосмотр и получить заключение, подтверждающее отсутствие противопоказаний (ст. 213 ТК РФ). А педагоги и авиационный персонал (ст. 331 ТК РФ, ст. 52 Воздушного кодекса РФ). Кадровик должен знать, какие документы нужны для трудоустройства в каждом конкретном случае, не выходить за рамки своих полномочий и соблюдать право работника на неприкосновенность частной жизни.

➤ Читайте также об

Обязательный перечень документов при приеме на работу: на что обратить внимание кадровику

Все обязательные документы при приеме на работу перечислены в статье 65 ТК РФ. С ними следует ознакомиться, проверив срок действия и подлинность. Убедитесь, что на бланке есть водяные знаки, серийный номер, печати и другие защитные элементы. Закон не запрещает работодателям уточнять подлинность дипломов, паспортов, лицензий и других документов через сайты и порталы государственных услуг, а также отправлять письменные запросы в МВД, Рособрнадзор и прочие инстанции.

Список обязательных документов при приеме на работу (ТК РФ)

1. Трудовая книжка

Основной документ работника, который подтверждает стаж и содержит сведения о ключевых этапах карьеры - должностях, занимаемых на предыдущих местах работы, переводах и поощрениях, причинах и обстоятельствах увольнений. Запись о приеме на работу со ссылкой на приказ вносят в трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше пяти дней.

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

Основным подтверждением личности гражданина РФ считается внутренний паспорт, но если он утерян, украден, испорчен или недействителен, попросите другой документ. Например, временное удостоверение личности, которое выдают на время замены паспорта (постановление Правительства РФ №91 от 12.02.2003).

Подсказка от экспертов журнала Кадровое дело: сервисы, которые помогут кадровикам проверить основные документы при приеме на работу

Проверить общегражданский паспорт нового сотрудника проще, чем другие документы. Для этого внесите серию и номер паспорта сотрудника в отдельном сервисе на сайте МВД: мвд.рф/сервисы-гувм. Базу данных обновляют каждый день. На сайте есть список паспортов, которые украдены, потеряны или выданы с нарушениями.

Внимание! Ни водительские права, ни загранпаспорт не удостоверяют личность на территории России, поэтому оформлять трудоустройство на их основании нельзя!

1. СНИЛС

Страховой номер индивидуального лицевого счета в системе пенсионного страхования присваивают при первом трудоустройстве. Когда сотрудник получает работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку и страховое пенсионное свидетельство (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Чтобы его получить, подайте заверенную работником анкету застрахованного лица (форма АДВ-1) вместе с описью передаваемых документов (форма АДВ-6-1) в территориальное отделение ПФР.

Те граждане, которые не смогли получить бумажную карточку СНИЛС, с 29 октября 2019 года могут предъявить при приеме на работу уведомление, выдаваемое ПФР. Форма уведомления утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п. Документ подтверждает регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета. Он содержит те же сведения, что и карточка СНИЛС, включая номер лицевого счета. Уведомление в кадровую службу может быть предъявлено как в бумажном, так и в электронном виде, заверенное усиленной квалифицированной подписью должностного лица территориального отделения ПФР.

Если у сотрудника, который поступает на работу впервые, не открыт индивидуальный лицевой счет, обратитесь в ПФР. Представьте в территориальное отделение сведения для регистрации сотрудника в системе индивидуального учета.

1. Документы воинского учета

К ним относят военный билет, удостоверение призывника или офицера запаса, в том числе временное (постановление Правительства РФ №719 от 27.11.2006). Предъявляются при трудоустройстве всеми военнообязанными гражданами РФ. У иностранцев, независимо от статуса, военный билет не требуют, поскольку на воинский учет на территории РФ их не ставят и на службу не призывают.

➤

1. Дипломы и другие документы для трудоустройства на работу, подтверждающие квалификацию

Если должность требует специальных знаний или спецподготовки, попросите работника подтвердить их наличие. Документы об образовании, полученном за рубежом, признаются автоматически, если образовательное учреждение включено в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ №2777-р от 30.12.2015.

Внимание! Документы, полученные в других иностранных образовательных учреждениях и не попадающие под действие международных договоров, признаются только через Рособрнадзор. В этом случае к диплому прилагается свидетельство о признании (приложение №1 к приказу Минобрнауки России №975 от 22.08.2013).

Если работник отказался предоставить паспорт или любой другой документ из числа обязательных, ему можно обоснованно отказать в трудоустройстве, сославшись на требования статьи 65 ТК РФ. Таким же образом действуйте, если выявили подделку.

Дополнительные документы, предъявляемые при приеме на работу

Дополнительные документы требуйте только в законодательно оговоренных случаях. Этим правилом работодатели, к сожалению, часто пренебрегают. Например, многие коммерческие организации требуют у соискателей ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), хотя в статье 65 ТК РФ этот документ не упоминается. Поэтому такое требование считается незаконным, равно как и отказ принять соискателя на работу лишь потому, что он не предоставил ИНН.

Внимание! Идентификационный номер действительно необходим для оформления трудоустройства лишь в некоторых случаях, например, при заключении контракта с государственным гражданским служащим (ст. 26 закона №79-ФЗ от 27.07.2004).

Дополнительный список документов при приеме на работу

1. Справка об отсутствии судимости или факта уголовного преследования

Нужна для выполнения работы, к которой не допускают лиц с судимостью. Запрет на трудоустройство ранее судимых лиц действует:

• в сфере образования, воспитания, здравоохранения, социальной защиты и развития несовершеннолетних;
• в отношении сотрудников прокуратуры, службы судебных приставов, федеральной службы безопасности, таможенных органов и ведомственной охраны;
• при наборе авиационного персонала.

Справка, состоящая из корешка и основной части, выдается органами МВД. Корешок хранится в течение 5 лет в отделении МВД, выдавшем справку, а основную часть работник получает на руки и предъявляет при трудоустройстве.

Справка о наличии или отсутствии судимости

Внимание! Справки о несудимости часто подделывают, поэтому тщательно проверяйте наличие обязательных реквизитов - гербовой печати, номера бланка, дату выдачи, подписи должностных лиц.

1. Справка о неприменении к работнику административного наказания за потребление наркотических или психотропных веществ

Требуется для трудоустройства на судно или в службу авиационной безопасности, для выполнения работ, связанных с движением поездов, маневрированием, обеспечением транспортной безопасности. Выдается в соответствии с регламентом, утвержденным приказом МВД России №665 от 24.10.2016.

1. Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к работе

Оформляется перед направлением сотрудника в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности , а также на вредные, опасные, выполняемые вахтовым методом или связанные с химическим оружием работы.

1. Медицинская книжка

Оформляется для работы в организациях общественного питания, пищевой промышленности и торговли, в поликлиниках и других лечебно-профилактических учреждениях, в школах и детских садах. Форма документа, утвержденная приказом Роспотребнадзора №402 от 20.05.2005, представляет собой типовой бланк с несколькими степенями защиты.

Оформить медицинскую книжку может как сам работник, так и работодатель. Для этого следует обратиться в территориальный центр гигиены и эпидемиологии, оплатить медосмотр и сдачу анализов, а в некоторых случаях - профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию (письмо Минздрава России №1100/2196-0-117 от 7.08.2000).

1. Справка о прохождении предварительного медосмотра

Нужна для устройства на должность, связанную с движением транспорта, вредными или опасными условиями труда, подземными работами. Несовершеннолетние работники обязаны проходить предварительный медосмотр и предъявлять справку по форме 086/у перед приемом на любую работу, даже самую легкую.

1. Патент, разрешение на работу или временное проживание, в ид на жительство, полис добровольного медицинского страхования

Это необходимые документы для трудоустройства иностранцев. Их запрашивают с учетом статуса работника:

• временно проживающие предъявляют разрешение на временное проживание;
• постоянно проживающие предъявляют вид на жительство;
• временно пребывающие предъявляют разрешение на работу или патент (за исключением иностранцев – граждан стран ЕАЭС), а также действующий полис ДМС.

Высококвалифицированных иностранных специалистов принимайте на работу в особом порядке - по упрощенной процедуре и без учета квот на выдачу приглашений на въезд, в том числе для членов семьи сотрудника.

1. Заявление о приеме на работу

В обязательном порядке заявление подают при приеме на государственную гражданскую или муниципальную службу, в добровольном - если соответствующая норма закреплена локальными нормативным актами работодателя.

1. Письменное согласие родителей, разрешение органов опеки

Для приема на работу подростка до 15 лет требуется согласие одного из родителей или опекунов, а если работнику еще нет 14 лет - еще и разрешение органа опеки и попечительства. Прежде чем дать работу подростку, убедитесь, что она не помешает процессу обучения и не способна нанести вред здоровью.

Заявление родителя о подтверждении согласия на трудоустройство несовершеннолетнего подростка

1. Индивидуальная программа реабилитации

Запрашивается, если компания принимает в штат инвалида. Программа разрабатывается государственными учреждениями МСЭ (медико-социальной экспертизы) и обязательно содержит рекомендации по специальному оснащению рабочего места, адаптации и профессиональной ориентации работника. Отнеситесь к ним серьезно: нежелание оборудовать рабочие места для инвалидов может вылиться в административный штраф до 20 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Внимание! Если инвалид отказывается выполнять требования реабилитационной программы, попросите его оформить отказ в письменном виде - только так в случае спора вы сможете доказать, что организация выполнила свою часть обязательств.

1. Справка об условиях труда по основному месту работы

Оформляют при приеме внешнего совместителя на «вредную» должность.

Закон запрещает одновременно работать в двух и более местах с опасными или вредными условиями труда, делая исключение только для педагогических, фармацевтических и медицинских работников, а также для тех, кто занят в сфере культуры. Рабочее время этих категорий персонала строго нормируется (постановление Минтруда России №41 от 30.06.2003).

1. Справка о доходах работника, его супруги и несовершеннолетних детей

Нужна при приеме на работу руководителя федерального государственного унитарного предприятия. На коммерческие организации данное требование не распространяется.

1. Письменное согласие на обработку персональных данных (ПД)

Понадобится для получения, хранения и передачи любых сведений личного характера, кроме тех, которые необходимы для исполнения условий трудового договора и заполнения личной карточки (форма Т-2). Например, если вы хотите узнать адрес персональной электронной почты сотрудника, разместить его фото на пропуске или передать полученные данные третьим лицам. За обработку ПД с нарушениями компании грозит штраф до 75 000 рублей, а виновному должностному лицу - до 20 000 рублей.

Внимание! Работник имеет право в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, написав заявление в произвольной форме.

Нельзя требовать у работников документы, прямо или косвенно нарушающие их права и не предусмотренные трудовым законодательством:

• обязательство не устраиваться на работу в конкурирующие фирмы;
• не брать больничные;
• заявление на выплату зарплаты один раз в месяц;
• заявление на замену отпуска деньгами;
• справку об отсутствии беременности.

Оформляя прием на работу, запросите обязательный пакет документов, предусмотренный статьей 65 ТК РФ: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, оригиналы дипломов и аттестатов, у военнообязанных - военный билет или удостоверение призывника. Если трудоустройство первое в жизни работника, заведите ему трудовую книжку и оформите страховое пенсионное свидетельство. Другие документы - справки, свидетельства, патенты - требуйте только по необходимости, с учетом актуальных законодательных норм.

Для того, чтобы Вам начислялся трудовой стаж, необходимо официально трудоустроиться на работу, и если Вы уже ее нашли, то нужно будет подготовить для этого пакет необходимых документов. Конечно-же перед приемом Вас на работу нужно будет пройти собеседование, чтобы доказать что Вы подходите на заявленную вакансию.

Документы для собеседования

При первом знакомстве с работодателем он захочет познакомиться с будущим сотрудником, узнать о его опыте работы, жизненной позиции, о том, какими дополнительными знаниями, навыками и умениями обладает претендент, а потому следует подготовить:

• автобиографию
• копию трудовой книжки
• документы об образовании
• портфолио, если оно предусмотрено для заявленной вакансии.

Итак, собеседование Вы уже прошли.

Подготовка документов для трудоустройства

Чтобы трудоустроиться официально, нужно предоставить работодателю:

• паспорт
• трудовую книжку (если это не первое место работы)
• документ об образовании
• документ воинского учета для военнообязанных и тех, кто по возрасту подлежит призыву на воинскую службу.
• пенсионное страховое свидетельство
• медицинская книжка (если требуется).

Итак, рассмотрим каждый документ по отдельности.

Паспорт является удостоверением Вашей личности, только по нему можно идентифицировать соискателя, а значит, с паспортом нельзя трудоустроиться по чужим документам. Если у Вас по каким-то причинам нет паспорта на момент трудоустройства, то можно предъявить справку из паспортного стола о том, что Вы сдали его для замены или же временно предъявить загранпаспорт, иногда допускается и военный билет или водительские права.

Трудовая книжка выдается непосредственно в организации или на предприятии, если это Ваше первое место работы, но если уже есть трудовой стаж, то Вы должны ее предъявить. В отделе кадров сделают соответствующую запись о приеме Вас на работу, после чего трудовая книжка будет храниться в отделе кадров вплоть до момента увольнения. Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый сотрудник, который проработал по основному месту работы не меньше 5 дней, должен иметь трудовую книжку. Если же Вы оформляетесь на работу по совместительству, то достаточно копии трудовой книжки.

Документ об образовании . Для специальностей, требующих определенной квалификации это должен быть диплом или свидетельство о профессиональной подготовке или переподготовке. Если же работа не предусматривает специального образования, то достаточно и свидетельства об общем образовании.

Документ воинского учета . Все мужчины в возрасте от 16 до 27 лет считаются призывниками, а потому должны предоставить или приписное свидетельство, или военный билет. Если у женщины есть военный билет, она тоже должна его предоставить. Мужчины, уже отслужившие срочную службу и находящиеся в запасе, в возрасте до 50 лет, предоставляют военный билет или временное удостоверение.

ИНН . Если Вы не являетесь индивидуальным предпринимателем, то такой документ Вам не понадобится, налоги за Вас будет платить работодатель.
Пенсионное страховое свидетельство. Его Вам должен оформить работодатель по первому месту работы, а при переходе в другую организацию или при регистрации на бирже труда его нужно обязательно предъявлять.

Медицинская книжка не является обязательным документом для всех организаций, ее оформляют работникам общепита, торговли, медицины и образования. При необходимости оформления медицинской книжки нужно обратиться в центр государственного санэпиднадзора. Без медицинской книжки с допуском к работе в учреждениях вышеперечисленных отраслей работник не может трудоустроиться.

Стоит остановиться еще на таком моменте, как регистрация по месту пребывания .
Трудовой кодекс гласит, что работодатель не имеет права отказывать гражданину в трудоустройстве, если у него нет регистрации и он является гражданином России, но лиц без регистрации работодатели берут на работу неохотно.

Список документов для трудоустройства несовершеннолетних

На практике в наше время редко встречаются случаи, когда подростки до 16 лет устраиваются на работу, но все-же такая возможность существует и о ней стоит тоже упомянуть.

Если на работу устраивается подросток, то к вышеуказанному списку документов необходимо дополнительно приложить:

• согласие хотя бы одного родителя или лица его заменяющего
• согласие из местного органа опеки и попечительства
• лица, которым исполнилось 15 лет, предъявляют аттестат об общем образовании, справку о продолжении учебы в заочной, вечерней или дистанционной форме, или же справку об отчислении
• документ, в котором обозначен план занятий или их расписание, который потребуется для составления рабочего расписания не в ущерб образованию
• медицинская справка о прохождении осмотра и его положительном результате.

Пакет документов для трудоустройства в России граждан СНГ

В первую очередь у Вас должно быть разрешение на работу, выданное Федеральной миграционной службой России. Для получения разрешения на работу потребуется:

• документ, подтверждающий личность
• миграционная карта
• чек об уплате госпошлины.

Имея на руках все эти документы, можно уже подавать заявление в ФМС о разрешении на работу.

Подавать документы с заявлением в ФМС может либо сам соискатель, либо то предприятие, которое нанимает человека на работу. Также документы может подать ваш представитель, согласно законодательству России. Гражданин СНГ должен получить разрешение на работу в России за 10 рабочих дней со дня прибытия.

Дополнительные документы

Иногда при заключении трудового договора у соискателя могут потребовать и другие дополнительные документы, учитывая специфику работы, при этом работодатель должен руководствоваться постановлениями Правительства РФ или указами Президента России.
Список необходимых документов для заключения трудового договора прописан в статье 65 Трудового кодекса. Требовать от Вас какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье